Различни бизнес сделки на индивидуални предприемачи, както и на юридически лица. лицата задължително трябва да бъдат потвърдени от всички видове първични документи.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Те трябва да бъдат изготвени в пълно съответствие със специални унифицирани формати, които са отразени в законодателни актове.

Както и вътрешна счетоводна документация на предприятието. Освен това такива първични документи стават валидни, ако има не само одобрен формуляр, но и подпис на упълномощено лице.

Списъкът на лицата, които имат право да прехвърлят такива правомощия, също е одобрен в специален правен документ.

Какво трябва да знаете

Икономическите и финансови дейности на различни видове индивидуални предприемачи, както и на юридически лица, трябва да се извършват стриктно в съответствие с приложимото законодателство.

Потвърдено този моментс помощта на специални първични счетоводни документи.

Освен това неговият формат трябва задължително да съответства на специални форми, установени на законодателно ниво.

Най-важните въпроси, които трябва да бъдат разгледани предварително, включват следното:

• основни моменти;
• защо е необходимо;
• правно основание.

Ще трябва да се обърне специално внимание първични документи. Тъй като този документ е особено важен на фона на останалите.

Неговото присъствие значително ще опрости голям брой различни процедури, свързани с документирането на бизнес дейности.

Основни моменти

За да избегнете различни трудности, струва си да се запознаете предварително с основните дефиниции и цели на някои документи.

Най-важните дефиниции са следните:

• "първични документи";
• "заповед за право на подпис";
• "упълномощени лица".

Всичко това заедно ще помогне да се избегнат различни видове трудности, ако е необходимо да се проучат законодателните актове, регулиращи вида на разглеждания въпрос.

Под "първични документи" се разбират документи, отразяващи всички видове счетоводни и стопански операции в предприятието. Такива документи са доказателство за тяхното изпълнение.

"Заповед за право на подпис" - специален документ, който отразява списък на определени лица.

Този списък включва граждани, които имат право да потвърдят легитимността на изготвянето на определени първични документи.

Този въпрос е разгледан възможно най-подробно в. Този законодателен акт подчертава основните нюанси, свързани с документирането на въпросния вид.

"Упълномощени лица" - граждани, които имат право да подпишат документ, даващ правомощия за формиране на първични документи.

Тези позиции включват, като правило, счетоводители, директори на предприятия, основатели.

Всъщност упълномощеното лице за такива действия се определя от устава на конкретно предприятие. Всичко зависи преди всичко от организационната и правната форма.

Защо е необходимо

Заповед за списък на лицата, които имат право да подписват първични документи, обикновено се изготвя в следните случаи:

Трябва също да запомните някои съществени нюанси, свързани с формирането на първични и други документи.

Основно те включват следното:

Трябва да се изготвят документи	В съответствие с правилата, установени от закона
Ако първичният документ по някаква причина не е унифициран	По закон организацията трябва да го разработи самостоятелно
Документите трябва да съдържат някои задължителни данни	Които включват следното: пълно наименование на документа; код на формуляра; Дата на изготвяне; подробности за сделката; измерване на работата; имена на длъжностни лица
Първичните документи трябва да се изготвят директно	В момента на операцията

Наличието на подпис на упълномощено лице върху първичния документ е задължително. Моля, обърнете внимание, че не се допускат промени.

В случай на откриване на грешка, невярна информация, ще е необходимо документът да се състави отново.

При извършване на различни проверки данъчните власти трябва да извършват проверка на първичните документи.

Правна рамка

За да се избегнат различни видове въпроси, свързани с формирането на документи от първичен тип, ще е необходимо да се разберат законодателните актове без провал.

фундаментален легален документе .

Той включва следните основни документи:

	Какъв е обектът на счетоводството
	Посочва задължението за водене на счетоводна документация
	Как е организацията на счетоводството
	Правене
ул. №9	Какво представляват първичните счетоводни документи
	Как се избират счетоводните регистри
	Процедурата за извършване на инвентаризация на пасиви, активи
	Как се извършва паричното измерване на счетоводните обекти?
	Стандартни счетоводни изисквания
	Какво е включено в счетоводните/финансовите отчети
	Какво стана отчетен период, както и дата на отчитане

В същото време формата на заповедта, която трябва да бъде съставена, за да даде определени правомощия на определени лица при подписване на първични документи, не е установена със закон.

Следователно предприятието е длъжно самостоятелно да разработи такъв формат и да го използва постоянно.

Въпреки липсата на унифициран формуляр е наложително да се отразят някои точки. Законодателството съдържа препоръки, свързани с изготвянето на такива заповеди.

Заповед за предоставяне на право за подписване на първични документи

Списъкът с нюанси, свързани по различни начини с процедурата за генериране на документи от въпросния тип, е доста обширен.

Ако е възможно, трябва да се запознаете с всички тях предварително, преди началото на изготвянето на поръчката и нейното одобрение.

До най важни точки, което трябва да се обмисли предварително, ще бъде възможно да се включи следното:

• процедурата за формиране на документа;
• регистрация за главен счетоводител;
• заместване с пълномощно;
• попълнена проба.

Процедурата за създаване на документ

На първо място, трябва да решите дали изобщо има нужда да съставите този документ.

Днес е необходимо да се състави такъв документ в следните ситуации:

Самият алгоритъм за проектиране на тази документация е следният:

Тази команда може да бъде два вида:

• спешно;
• вечен.

В първия случай в текста на поръчката ще бъде посочена датата, до която тя ще бъде валидна.

Ако поръчката е безсрочна, тогава правото на подписване на първични документи ще бъде запазено безпроблемно през цялото време на работа на служителя, което е отразено в поръчката.

Правото се губи в момента или анулиране на поръчката по основателни причини.

Регистрация за главния счетоводител

Днес ръководителят, въз основа на действащото законодателство в Руската федерация, има право самостоятелно да поддържа счетоводна документация.

В същото време главният счетоводител може да извършва различни действия вместо ръководителя на предприятието. Включително подписване на всички видове първични счетоводни документи.

Всички те трябва да бъдат съставени по определен начин. В повечето случаи това право за подписване на първични документи е налично по подразбиране.

Но в някои случаи ръководителят на предприятието трябва да изготви специална заповед, която ще отразява правото на гл. счетоводител за подпис.

Пълен списък на ситуациите, в които това се случва, е отразен в регулаторните правни актове.

Замяна на пълномощно

Често има ситуации, когато се изисква да се постави подпис върху различни първични документи.

Ако е необходимо да прехвърлите този вид правомощия не на списък от лица, а само на едно длъжностно лице, можете да издадете не заповед, а.

Неговият формат не е установен със закон. Следователно, той може да бъде съставен в свободна форма.

Струва си да се запознаете предварително с правилно съставен образец на този вид пълномощно. Така че ще бъде възможно да се избегне Голям бройразнообразие от трудности.

Завършен образец

Ако по някаква причина няма опит в съставянето на поръчки за правото на подпис, определено трябва да се запознаете с вече завършеното изображение.

Така ще избегнете възможността от допускане на различни видове грешки. В момента такава поръчка трябва задължително да включва следните данни:

• пореден номер на поръчката;
• дата на съставяне и град;
• препратка към действащото законодателство;
• изброяват се фамилии, собствени имена и бащини имена на служители, длъжности, на които е прехвърлено правото на подпис;
• подписът е положен с декриптиране на главата;
• поставя се печатът на организацията.

Всички документи от името на организацията имат право да подписват нейният ръководител. Това общо правило вероятно е известно на всеки счетоводител. Въпреки това, не винаги е препоръчително да отделяте време на мениджъра за подписване на всеки официален документ. В крайна сметка документооборотът в компаниите може да достигне значителни обеми. Освен това мениджърът може да отиде в отпуск, да се разболее, да отиде в командировка и т.н. Във всички тези ситуации става необходимо да се делегира правото на подпис. Процедурата за обработка на тази операция зависи от това какво точно се доверява за подписване на трета страна. Днес ще се спрем на правилата за прехвърляне на правото за подписване на гражданскоправни договори и документация за персонала. И следващата статия от този цикъл ще бъде посветена на въпросите за подписването на данъка, финансови отчетии свързани документи.

Подписване на гражданскоправни договори

Да започнем с най-простия вариант - подписването на различни гражданскоправни договори. Тук общото правило е в пълна сила, че договорът от името на компанията се подписва от нейния ръководител (член 1 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Но в същото време директорът може да делегира това право на всяко друго лице. За да направите това, достатъчно е да издадете подходящо пълномощно от името на организацията (член 1 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Моля, имайте предвид, че пълномощно може да бъде съставено не само за служител на организация, но и за лице, което не е в персонала на организацията и дори няма граждански договор с нея. Освен това пълномощно може да бъде издадено и на юридическо лице. В този случай ръководителят на упълномощеното дружество или назначено от него лице (също въз основа на пълномощно) ще може да действа от името на дружеството.

Общите правила за издаване на пълномощно за подписване на договори са дадени в член 185.1 от Гражданския кодекс (имайте предвид, че същите разпоредби се прилагат при издаване на пълномощни за повечето други цели, например за данъчни цели).

И така, пълномощно от името на юридическо лице се издава в проста писмена форма (с изключение на случаите, когато се прехвърлят правомощия за извършване на сделка, която изисква нотариална заверка, или за подписване на различни документи, свързани с регистрирани обекти на недвижими имоти - в тези случаи пълномощното ще трябва да бъде заверено от нотариус). Няма унифицирани форми за пълномощно. Това означава, че самата компания може да разработи необходимите проби. Не е необходимо те да бъдат одобрени с вътрешен административен акт. Това се обяснява с факта, че пълномощното не е първичен счетоводен документ, тъй като бр бизнес сделкисамо по себе си не потвърждава. По този начин, ако е необходимо, компанията винаги може своевременно да допълни или промени формата на пълномощното.

От задължителните данни за пълномощно Гражданският кодекс на Руската федерация посочва само подписа на ръководителя на организацията и датата на издаване на документа (клауза 4, член 185.1 и клауза 1, член от Гражданския кодекс на Руската федерация). Нито срокът на валидност на пълномощното, нито образецът на подписа на упълномощеното лице, нито основанието за прехвърляне на правомощията са задължителни данни, но могат да бъдат включени в текста на документа, ако упълномощителят счете за необходимо.

от общи разпоредбиотносно пълномощното следва, че то трябва да съдържа същността на делегираните правомощия, както и данните на упълномощеното лице и лицето, издало пълномощното. На практика за легитимация в пълномощно юридическо лице(както принципалът, така и упълномощеното лице), са посочени неговата организационна и правна форма, наименование на фирмата, PSRN и TIN. И за идентифициране на физическо лице като попечител - неговото фамилно име, собствено име и бащино име (пълно), дата и място на раждане, място на пребиваване, както и паспортни данни (серия, номер, дата на издаване и данни на звеното, издало документа (име и номер)). Съответно, пълномощното ще бъде валидно само при представяне на паспорта на упълномощеното лице (където, между другото, има и образец на подпис - поради което не е задължителен в пълномощното).

Освен това пълномощното може да отразява периода на неговата валидност. Ако това не бъде направено, то ще бъде валидно точно една година от датата на издаване (клауза 1, член от Гражданския кодекс на Руската федерация). Моля, имайте предвид, че в пълномощното може да бъде посочен абсолютно всеки период: законодателството не предвижда минимални или максимални стойности. В същото време е невъзможно да се определи срокът на пълномощното под формата на събитие (например получаване на стоки или подписване на договор), тъй като такъв подход противоречи на общите правила на член от Гражданския кодекс на Руската федерация. Тази статия ви позволява да определите периода, като посочите само такова събитие, което неизбежно трябва да настъпи, тоест не може да зависи от волята и действията на страните (клауза 4 от информационното писмо на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 11.01.02 г. № 66).

Нека да обобщим. Правото за подписване на граждански документи от името на организацията може да бъде прехвърлено на всяко лице. Прехвърлянето се извършва с писмено пълномощно, подписано от ръководителя на организацията. Единната форма на този документ не е установена. Срокът на валидност на пълномощното се определя от организацията самостоятелно, въз основа на конкретни обстоятелства.

Подписване на кадрова документация

Кодексът на труда не съдържа преки норми, регулиращи прехвърлянето на правомощията на ръководителя на организацията да подписва трудови договори и други документи за персоналадруги лица, но многократно споменава самата възможност за такъв трансфер. Така че в член от Кодекса на труда на Руската федерация се определя, че правата и задълженията на работодателя в трудовите отношения могат да се упражняват, включително от упълномощени лица. В същото време се казва, че правомощията на такива лица са формализирани по начина, установен от учредителните документи на организацията и местните разпоредби. И в член от Кодекса на труда на Руската федерация се отбелязва, че едно от задължителните условия на трудовия договор е информацията за представителя на работодателя, който е подписал трудовия договор, и основанието, по силата на което този представител е надарен с подходящи правомощия. В същото време този член не съдържа никакво уточнение на процедурата за делегиране на правомощия.

Възможността за подписване на заповеди и други местни разпоредби по въпросите на персонала не само от ръководителя на организацията, но и от друго упълномощено лице е посочена и в подзаконови актове, които регулират процедурата за попълване на първична счетоводна документация за персонала. Например, в Инструкциите за прилагане и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане (одобрено с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.04 г. № 1; по-нататък - Инструкции за попълване на унифицирани формуляри) се казва, че заповедта за работа (формуляр № T-1) може да бъде подписана не само от ръководителя, но и от упълномощено лице. Тези инструкции обаче не предвиждат как да се формализират правомощията на такова лице и какви промени трябва да се направят във формуляр № T-1, ако е подписан от упълномощено лице.

За съжаление Пленумът върховен съд RF в Резолюция № 2 от 17 март 2004 г. „Относно молбата на съдилищата Руска федерацияот Кодекса на труда на Руската федерация” също не отговори на въпроса как да се формализира делегирането на правото да подписват документи за персонала. Параграф 12 от тази резолюция казва само, че представителят на работодателя е лице, което в съответствие с учредителните документи на юридическо лице или местните разпоредби или по силата на трудов договор, сключен с това лице, е надарено с подходящи правомощия. С други думи, за да се прехвърли правото на подписване на документи за персонала, е необходимо да се предвиди процедурата за такова прехвърляне в местния регулаторен акт на организацията или да се направи подходяща клауза в трудовия договор, сключен с упълномощеното лице. Съдиите от Върховния съд на Руската федерация обаче не уточниха какви конкретни документи могат да потвърдят временното прехвърляне на правомощията на ръководителя и по-специално дали е необходимо да се състави пълномощно за упълномощено лице.

В този случай няма формални основания за издаване на пълномощно, тъй като трудовото законодателство не съдържа такова изискване. Нормите на член от Гражданския кодекс на Руската федерация, че се издава пълномощно за делегиране на правомощията на ръководителя, не са задължителни при прехвърляне на правомощия за подписване на документи за персонала. В действителност, по силата на разпоредбите на член от Кодекса на труда на Руската федерация, трудовите отношения се регулират от трудовото законодателство, което се състои от Кодекса на труда, други федерални закони и закони на съставните образувания на Руската федерация, съдържащи норми на трудовото право. Тоест Гражданският кодекс, който съдържа нормите на гражданското (а не трудовото) право, не е регулаторен правен акт, регулиращ трудовите отношения.

Съдилищата обаче не винаги признават, че за да се прехвърлят правомощията на ръководителя да подписва документи за персонала, е достатъчно да се издаде подходящ местен регулаторен акт (например заповед). Често арбитрите изискват в този случай да бъде издадено допълнително пълномощно на упълномощеното лице (виж Резолюция на Федералната антимонополна служба на Московска област от 09.01.04 г. № KG-A41 / 10211-03). Въпреки че понякога организациите все още успяват да защитят в съда кадрови решения, взети от упълномощено лице, което е действало само въз основа на заповед (виж решението на FAS на Източносибирския окръг от 12 март 09 г. № A19-7218 / 07-57-5-52-F02-826 / 09).

Нека направим заключение. За да избегнете оспорване и признаване за незаконни кадрови решения, взети от упълномощено лице, все още е по-добре да издадете пълномощно за него. Още повече, че не противоречи на закона. В крайна сметка е ясно, че упълномощено лице, подписващо трудови договори, местни актове и други документи за персонала, не действа от свое име, а представлява интересите на работодателската организация. А законодателното регулиране на въпроса за представляването на интересите на юридическо лице пред трети лица се осигурява само от нормите на Гражданския кодекс. Следователно, ако една организация, за да избегне рискове, реши да издаде пълномощно за подписване на документи за персонала, тогава при изготвянето му е необходимо да се вземат предвид разпоредбите на Гражданския кодекс на Руската федерация относно пълномощното.

В пълномощното, издадено на упълномощеното лице, е необходимо да се посочи кои действия по "частта на персонала" има право да извършва от името на организацията и да се определи срокът на мандата. Също така си струва да се отбележи, че упълномощеното лице действа от името на организацията, а не като индивидуалена като служител на организация, заемащ определена длъжност. Това няма да му позволи да злоупотребява с правата, предоставени в случай на уволнение, и също така ще ограничи обхвата на пълномощното до „територията“ на организацията, тъй като информацията от персонала на компанията ще бъде необходима за потвърждаване на неговите правомощия.

Формулировката на пълномощното в този случай може да бъде следната:

Дружеството с ограничена отговорност "Лазурит-ФС", представлявано от директора Дмитрий Анатолиевич Николаев, действайки въз основа на Устава, упълномощава Иван Дмитриевич Петров (паспортни данни, дата и място на раждане, местожителство и др.), Който заема длъжността ръководител на отдела за персонал на дружество с ограничена отговорност "Лазурит-ФС", ...

Нека да обобщим. Трудовото законодателство предвижда възможност за прехвърляне на правомощията на ръководителя да подписва документи за персонала на трети страни. В същото време Кодексът на труда на Руската федерация не дава ясен отговор на въпроса как да се формализира делегирането на правомощия на ръководителя на организацията, като изисква само процедурата за такова делегиране да бъде записана в местни разпоредби или учредителни документи. Съдебната практика често изисква допълнително изготвяне на пълномощно.

Тъй като упълномощеното лице в тази ситуация представлява интересите на юридическо лице и процедурата за формализиране на такова представителство е фиксирана в Гражданския кодекс, в случай на делегиране на правомощия за подписване на документи за персонала се изготвя пълномощно съгласно правилата, предвидени в този кодекс.

Как е подписът на упълномощено лице

Отделно се спираме на характеристиките на дизайна на самите документи, одобрени от упълномощено лице.

Когато представител действа чрез пълномощник, „шапката“ на гражданскоправен договор се съставя, както следва. Основната организация е посочена като страна по договора, след което е уредено, че представител действа от нейно име. В същото време данните за пълномощното (дата, номер, ако има такива) се въвеждат в текста на споразумението. Подробна информация за упълномощеното лице (дата, място на раждане, местожителство и др.) може да не е посочена в договора. Но понякога е по-добре да го направим. Например, ако говорим за големи сделки или сделки с недвижими имоти, които подлежат на регистрация. Данните за упълномощеното лице се вписват в договора в строго съответствие с начина, по който са посочени в пълномощното.

„Заглавието“ на споразумение, сключено от попечител от името на организация, може да изглежда така:

Дружество с ограничена отговорност "Лазурит-FS", представлявано от Дмитрий Анатолиевич Николаев (ако е необходимо, посочете неговите паспортни данни, дата и място на раждане и др.), Действащо въз основа на пълномощно от 16 септември 2016 г. ...

Представителството се съставя малко по-различно, когато упълномощено лице подписва едностранни документи от името на принципала, например изявления, искове и др. В тази ситуация непосредствено до подписа стои надпис "представител чрез пълномощник" и се показват данните от пълномощното.

Що се отнася до документацията за персонала, тук процедурата за издаване на подпис на попечител зависи от вида на документа. Така че при изготвянето на трудови договори се използва точно същият подход, както при изготвянето на гражданскоправни договори. Тоест в „заглавката“ на трудовия договор е посочено, че той е сключен от юридическо лице, от името на което действа упълномощен представител. И за подписване на други документи за персонала (например заповеди) от упълномощено лице можете да направите подходящи промени в атрибута "подпис" на документа, който се издава. Тоест в такава поръчка ще бъде посочено не „Ръководителят на организацията“, а „Упълномощеното лице“ и ще бъдат добавени полета за отразяване на подробностите на пълномощното.

Но можете да отидете в другата посока. Както вече беше отбелязано, Указанията за попълване на унифицирани формуляри директно предвиждат възможността за подписване на такива формуляри не от ръководителя, а от упълномощено лице. Но в същото време няма резерви, че в този случай е необходимо да се промени необходимият „подпис“ на самия формуляр в Инструкциите. Следователно можем да направим следния извод: упълномощено лице има право да постави своя подпис в съответната колона вместо подписа на ръководителя. Това означава, че не е необходимо да правите промени във формуляра. И правомощията на подписващия, ако е необходимо (по искане на служителя, инспекцията по труда, съда и др.) Ще бъдат потвърдени със заповед и пълномощно.

По принцип правото да представлява дружеството (да действа от името на дружеството), включително да подписва първични счетоводни документи, без да има пълномощно и други документи, принадлежи на едноличния изпълнителен орган на дружеството - неговия ръководител или лице, което е получило такива функции по споразумение (например управител).

Има ли някой друг, който може да подписва първични документи? В крайна сметка може да се окаже, че мениджърът отсъства от работното място, е в отпуск по болест или на почивка, или работният процес на организацията е твърде голям и е нереалистично един човек да се справи с такъв обем работа. Какво да направите в този случай? Възможно ли е прехвърляне на правото на подписване на документи на други лица?

Списъкът на лицата, които имат право да подписват първични документи, се определя от ръководителя на дружеството със заповед или друг административен документ. Ръководителят има право да издава пълномощно за правото да подписва съответните документи както за ръководителя на организацията, така и за нейните служители.

Какъв документ ще потвърди правото за подписване на първични документи - заповед или пълномощно? И двата документа могат да потвърдят правомощията на гражданина да подписва първични документи. Каква е разликата между тези документи? Нека да го разберем.

Подписване на първични документи чрез пълномощно

Основателят на дружеството, акционерът, други граждани не са едноличен изпълнителен орган на дружеството и нямат право да действат от името на дружеството. Те обаче могат да представляват интересите на дружеството въз основа на издадено им пълномощно. В допълнение, пълномощно за подписване на първични документи (по-долу ще дадем примерен текст на документа) може да бъде издадено на гражданин, с когото компанията няма трудови правоотношения, тоест той не е служител на компанията. Ако фирма е издала пълномощно на физическо лице, тогава гражданинът става неин упълномощен представител и има право да подписва първични документи от името на компанията.

По този начин, ако една компания трябва да даде на гражданин правото да подписва първични документи, е необходимо:

• издава от дружеството (представлявано от неговия генерален директор) пълномощно за правото да подписва първични документи за съответните длъжностни лица;
• определят в отделен договор за възлагане задължението на гражданин своевременно да представя документи за регистрация в счетоводните регистри, както и неговата отговорност за точността на предадените данни.

Пълномощно за право на подписване на първични документи няма официално одобрен образец. Той е в свободна форма. Заглавката посочва името на фирмата, номера на пълномощното, датата на издаване на пълномощното. Основната част на документа ще изглежда така:

„Людмила ООД“, представлявано от генералния директор Назаров Д.В., действайки въз основа на устава, с това пълномощно предоставя на основателя на дружество с ограничена отговорност „Людмила“ Даря Владимировна Волнина (трябва да бъдат посочени пълни паспортни данни и място на пребиваване) правото да подписва споразумения (споразумения, договори).

Заповед за право на подписване на първични документи

Заповедта се издава от ръководителя на определени длъжностни лица, работещи в дружеството, и е валидна през цялото време, докато те са служители на дружеството. По този начин има няколко разлики между пълномощно и поръчка:

• пълномощното е издадено на конкретно физическо лице, а не на служител, заемащ определена длъжност в дружеството;
• пълномощно обикновено се издава за определен период (например за една година);
• пълномощно може да се издаде на физическо лице, което не е в трудово правоотношение с дружеството, а заповедта важи за служители на дружеството.

Формата на поръчката за право на подписване на първични документи не е законово одобрена, компанията може да състави този документ сама. Желателно е да включите следната информация в поръчката:

• Пълно име на служителите;
• длъжности на служители, които имат право да подписват документи;
• поръчката може да съдържа определен списък от документи.

Заповед за правото на подписване на първични документи (образец)

Факсимилен подпис върху първични документи

Някои мениджъри смятат, че не е необходимо да се дава на служителите право да подписват документи - те могат просто да използват факсимиле вместо собствения си подпис. Според Гражданския кодекс факсимилето може да се използва в случаите и по начина, предвиден от закон, други правни актове или по споразумение на страните. Използването на факсимилета върху първични документи обаче е спорен въпрос: регулаторните органи смятат, че използването на факсимилета при обработката на първични документи е незаконно. Въпреки че е имало случаи, когато арбитражна практикадоказва противоположната гледна точка по този въпрос, но ако не искате спорни точки, по-добре е да не използвате факсимиле.

Съгласно чл. 9 от Федералния закон „За счетоводството“ от 06.12.2011 г. № 402, всеки факт от икономическия живот на предприятието подлежи на регистрация от първичния счетоводен документ. Първичните документи включват всички документи, свързани със счетоводството и данъчното счетоводство:

• фактури;
• парични преводи;
• действа;
• екстракти;
• препратки;
• пътни листове и др.

Нека се обърнем към становището на Министерството на финансите на Русия, изразено по този въпрос в Информацията от 04.12.2012 г. № ПЗ-10/2012. Според него ръководителят на всяка организация трябва да определи списъка на лицата, на които ще бъде дадена възможност да заверяват първични счетоводни документи.

Разпределете правото на първия и втория подпис. Първият принадлежи на лидера. За даване на такова право се използва заповед по образец отдясно на първия подпис. Вторият принадлежи на главния счетоводител на организацията. При необходимост директорът на предприятието определя на кого да се възложи заверката на определени книжа. По принцип се предоставя на служители, които по време на работа често трябва да работят с първични организации: ръководители на отделни подразделения и клонове, счетоводители, служители на икономически отдели и др. Трети лица, които не са свързани с компанията, нямат възможност да подписват документи.

Ако е необходимо да се делегират правомощия, мениджърът решава как да предостави на служителя си право на подпис. Можете да направите това по два начина:

• с помощта на пълномощно за подписване на първичния;
• одобрение на специална поръчка.

Сега нека да разберем в кои случаи е необходимо да се състави пълномощно и в кои - да се издаде заповед.

Пълномощно

Подходящо е в случаите, когато документите се подписват не само в предприятието, но и на други места. Например, когато спедитор получава товар от склад на партньорска организация или когато счетоводител получава банково извлечение и др.

Поръчка

Отнася се само за лицата, които работят във фирмата и получават правото да заверяват строго вътрешни фирмени книжа.

След изготвяне на постановлението директорът трябва да завери подписите на посочените в него служители с автограф. Продължителността на поръчката се определя в индивидуално: заповедта за право на подписване на първични документи може да бъде безсрочна или да бъде съставена за определен период в зависимост от ситуацията в компанията.

Независимо дали ще бъде издаден административен акт или ръководителят ще даде предпочитание на пълномощно, формулярът трябва да посочи:

• лични данни на упълномощеното лице;
• наименованията на книжата, които може да подписва;
• ако е издадено пълномощно, трябва допълнително да посочите периода на неговата валидност.

Процедурата за прехвърляне на правото на подпис

Овластяването на служител с тези правомощия се формализира, както следва.

В заповедта по образец за предоставяне на право на подпис се вписват всички необходими данни:

• Номер на поръчка;
• Дата на изготвяне;
• Име на компанията;
• местноств който е регистрирана фирмата.

В основната част примерна заповед за правото на подписване на документи трябва да съдържа данните на служителя (или служителите, ако заповедта се отнася за няколко лица):

• длъжност;
• ПЪЛНО ИМЕ.;
• списък с документи, които служителят има право да подписва;
• изпълнителна виза;
• образец от подпис на упълномощено лице.

Това решение трябва да бъде съобщено на служителя. Той трябва да се подпише в знак на запознаване с него и изразяване на съгласие с прехвърлените му задължения. Тъй като за този случай няма унифициран формуляр за поръчка, можете самостоятелно да разработите формуляр, като се съсредоточите върху нашите проби и да го използвате в работата си.

Старият Закон за счетоводството изискваше списъкът на лицата, които имат право да подписват първични документи, да бъде одобрен от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Новият закон не предвижда нито утвърждаване на списъка, нито съгласуването му с когото и да било. В същото време, според Министерството на финансите, ръководителят на компанията все още трябва да определи списъка на лицата, които имат право да подписват първични документи.

Един от следните документи може да потвърди пълномощията за подписване на документи:

• вътрешен административен документ на организацията (заповед, подписана от ръководителя, или одобрена от него разпоредба за правото на подписване на документи);
• пълномощно от името на организацията, изготвено в съответствие с изискванията на Гражданския кодекс, т.е. отново подписано от ръководителя.

Каква е разликата между пълномощно и поръчка? Заповедта за право на подписване на документи от името на организацията се издава на определени служители, работещи в компанията, и е валидна за целия период на трудови отношения с тези служители. Тоест заповедта формализира разпределението на правомощията в организацията.

Обикновено поръчката делегира правото да подписва онези документи, които никога не напускат стените на организацията. В края на краищата, като общо правило, вътрешните административни документи на дружеството не се прилагат за трети лица (не в неговия персонал). В много редки случаи разпоредбите установяват, че правото да подписват определен вид документ от името на организацията се предоставя на други лица точно по заповед. Тези документи включват фактури.

Но се случва контрагентите да изискват пълномощно, за да проверят пълномощията на лицето, подписващо документа. След това, за да избегнете излишни спорове, можете да издадете пълномощно или едновременно заповед и пълномощно.

Пълномощното, за разлика от заповедта, винаги се издава на конкретно лице, а не на лице, заемащо определена длъжност. Можете да посочите длъжността в пълномощното, но това не е задължително. Обикновено пълномощното се издава за определен период от време. Ако срокът на валидност не е посочен в пълномощното, тогава то е валидно за една година от датата на неговото подписване.

Не можете да правите без пълномощно, когато прехвърляте правото да подписвате първични документи от името на компанията на лице, което не е неин служител.

Когато става въпрос за служител на организацията, това трябва да бъде отразено в неговия трудов договор или описание на работата, с които трябва да се запознае срещу подпис, задължението му да съставя първични документи, правото да подписва които му е предоставено.

И въпреки факта, че законът не задължава ръководителя да одобри списъка на лицата, които имат право да подписват документи от името на компанията, съставянето и одобряването на такъв списък няма да навреди.

Добре е, когато всеки в организацията знае кой е отговорен за изпълнението на даден документ и за навременното му получаване в счетоводния отдел.

Отделно се спираме на подписа на главния счетоводител в първичния. Както си спомняте, старият закон № 129-FZ казва, че без подписа на главния счетоводител паричните и сетълмент документи се считат за невалидни и не трябва да се приемат за изпълнение. В Закон № 402-FZ няма такава разпоредба. Това означава, че на основната сметка може да няма подпис на главния счетоводител. Но има редица изключения.

Първо, касови документи. Наредба № 3210-U на Банката на Русия гласи, че касовите документи трябва да бъдат подписани от главния счетоводител, въпреки че ръководителят може да упълномощи друго лице. Така че за валидността на тези документи не е необходим подпис на главния счетоводител, ако са подписани от друг упълномощен служител. Но самият главен счетоводител, за да подписва касови документи, не е необходимо нито пълномощно, нито заповед. Той има право да подписва тези документи по силата на длъжността си.

Второ, фактури. Тук всичко е същото - Данъчният кодекс изисква подписа на главния счетоводител, но ви позволява да прехвърлите тези правомощия на друго лице.

Прочетете пълния текст на семинара в списание " Главна книга. Конферентна зала" 2015, № 03