Всички финансови транзакции се удостоверяват със съответните документи. Документирането на касовите операции е потвърждение на всички действия на счетоводителя (касиера).

Управлението на документи за касови операции се регулира от действащото законодателство на Руската федерация.

Документиране на касови операции

Най-отговорната работа в предприятието е отчитането на средствата и правилното изпълнение на касовите документи.

Държавният комитет по статистика на Руската федерация одобри определени документи, с помощта на които счетоводителят извършва първично отчитане на паричните операции в предприятието. Касовите документи на организацията се съставят от главния счетоводител, касиер, понякога - от директора (при липса на счетоводител). Към тях са приложени всички документи, потвърждаващи основанието за регистрацията им.

Подгответе документи:

• входящи парична заповед(съкр. PKO) е първичен документ (OKUD 0310001), който се издава при получаване на пари в касата на организацията;
• разход (съкр. RKO) - основната форма на всяка касова отчетност (OKUD 0310002);
• регистрация на касовата книга;
• извлечение за плащане;
• сетълмент и ведомост;
• счетоводна книга на издадените (приетите) средства.

Нека разгледаме по-подробно всеки документ.

PKO се попълва ръчно или в автоматизиран режим (програма 1C: Счетоводство). Тази програма го прави много по-лесно счетоводствов предприятието и предоставя уникална възможност, чрез попълване само на първични счетоводни форми, автоматично да генерирате, без никакви допълнителни усилия, цялата отчетност ( касова книга, заплати и др.).

При получаване на парите касиерът или счетоводителят трябва да провери подписа на главния счетоводител или управителя. След това проверете действителната сума в брой и посочена в документа. Преизчислението трябва да се извърши пред очите на клиента.

За правилната регистрация на PKO е необходимо да попълните следните данни:

• регистрационен номер;
• Име на фирмата;
• дата на;
• номер на кореспондираща сметка (подсметка).

Кредитно нареждане се издава в следните случаи:

• продажба на стоки;
• връщане на неизползваната сума, издадена по-рано в подотчета;
• получаване на приходи и др. (в края на всеки работен ден се издава общ PKO).

RKO е предназначен за бързо и точно регистриране на издаването на средства от касата на производството. Такова издаване на пари в брой се извършва по определени документи (например по извлечения и др.) и лични карти на получателя. Задължителните данни в RKO и PKO са еднакви. Подписва се само от главния счетоводител на производството и неговия ръководител. С такава поръчка се изпълняват следните операции:

1. Издаване на заплати на персонала и служителите на предприятието. Потвържденията са ведомостта и разписката за получаване.
2. Депозиране на приходите в банкова сметка. Потвърждава се със заявка за внасяне на пари в брой по разплащателна сметка.
3. Издаване на пари като отчет за командировка или покупка на продукти (авансов отчет, касови бележки, фактури) и др.

Процедурата за издаване на касова книга

За отчитане на издадените и получени пари в касата се съставя касова книга (0310004). Всички записи се извършват в съответствие с първичните документи, а именно приходните и разходните касови ордери. След попълване на всеки от тях се прави запис в книгата.

След това касиерът трябва да провери всички суми, посочени в първичните документи и книгата, и в случай на пълно съответствие да изтегли остатъка в края на текущия работен ден. Всеки лист е подпечатан с подписа на касиера, който носи отговорност за верността на предоставените данни. Ако през деня не са направени записи в книгата, тогава остатъкът от предходния работен ден ще бъде окончателното салдо на текущия.

Водене на книга на средствата

Този документ е предназначен да се попълва само от старшия касиер на предприятието. Предназначен е за големи производства, където документите са ясно разпределени между старши и обикновени касиери (0310005).

В началото на текущия работен ден главният счетоводител на предприятието издава определена сума пари, разпределена между касиерите срещу подпис. Останалите пари се предават в края на същия ден също под подпис на материално отговорни лица. Но ако парите се издават за изплащане на заплати, тогава балансът или пълният отчет се представят само в края на периода, определен точно от ведомостта.

Той е необходим за навременното изплащане на заплатите на персонала и служителите на предприятието (0301009) и съдържа такива данни като:

• Име на служител:
• размер на заплатата;
• брой реално отработени часове;
• удръжка от заплатите;
• крайната сума за плащане.

Тази декларация се съставя само в един екземпляр за вътрешното счетоводство на организацията. Ако заплатата не е била издадена на служителя навреме, знакът „депозиран“ се поставя срещу неговите данни. Цялата сума на заплатите, изплатени в предприятието, се оформя с разходна бележка, чиито регистрационни данни се записват във ведомостта за заплати. Ведомостта изпълнява същите функции като ведомостта.

Правилното счетоводно отчитане на касата играе много важна роля в дейността на всяко предприятие.За да направите това, трябва да следвате следните правила:

• своевременно и правилно извършва всички записи в касовата книга на осн първични документи;
• предотвратяване на превишаване на лимита на касата, който се определя индивидуално за всяко предприятие;
• съхранява свободни пари на компанията по банкови сметки.

Счетоводството е документално. Отразяването на стопански операции по сметките се извършва само въз основа на документация. Документът е писмено доказателство за търговска или финансова сделка и правото за извършването й. Качеството на счетоводството зависи от правилността и навременността на подготовката на документите. Значението на документите при извършване на стопанска дейност е доста голямо, тъй като документите служат за предварителен и последващ контрол върху безопасността на имуществото, върху законосъобразността и целесъобразността на стопанските операции.

Документирането като начин за формализиране на бизнес транзакции с документи и обосноваване на счетоводните записи е един от елементите на счетоводния метод. Тясно свързани с документирането са и други елементи на счетоводния метод, като сметки и материални запаси.

Основата за отразяване на бизнес транзакциите в счетоводната система могат да бъдат само правилно изпълнени документи, тъй като въз основа на тях се установява законосъобразността и целесъобразността на операциите. Документите са от голямо значение при проверката на финансово-икономическата дейност, при ревизията, при разглеждането на наказателни и граждански дела в процеса на разследване, разследване и съд, придобиване на законна сила на доказателства.

Класификацията на счетоводните документи е представена в таблица 2.

Таблица 2- Класификация на счетоводните документи

Класификация	Видове документи	Име на документите
С уговорка	управленски	Заповеди, инструкции, пълномощни, платежни нареждания
	Оневинителен	Фактури, актове, касови бележки
	Счетоводна регистрация	Счетоводни удостоверения, удостоверения-изчисления, разпределителни и групажни ведомости
	Комбиниран	Авансов отчет, ведомост и др.
Процедура за компилиране	Първичен	Графици, приходни и разходни касови ордери, изисквания и др.
		Касиерски отчет, складов отчет и др.
	Пари в брой	Входящи и изходящи касови ордери, чекове и др.
	материал	Товарителница, актове за приемане и др.
	Приблизително	Чекове за сетълмент, авансови отчети, искания за плащане и платежни нареждания и др.
Начин на отразяване на стопанските операции. място на съставяне;		Фактури, ордери, касови ордери и др.
	Кумулативен	Карти за ограничение, разписания и др.
Място на съставяне;	Вътрешен	Справки за стоки, извлечения за сетълмент и плащане, кредитни и дебитни касови ордери
		Банкови извлечения, товарителници, фактури и др.

Целият процес на съставяне, проверка, обработка, групиране и отразяване на документи в съответните регистри се извършва по определен план. За да се гарантира коректността и навременността на регистрацията на всички сделки с документи, е необходима процедурата за движение на документи. Преминаването на документите от момента на издаването им до предаването им в архива се нарича документооборот.

Касовите операции са най-многобройни и най-разпространени в предприятието. Тяхното осчетоводяване е придружено от изпълнението на редица документи, които са представени в Приложение № 8 към тази работа.

Касовите ордери са документи, удостоверяващи законността на получаването на пари в касата на предприятието и тяхното изразходване по предназначение. Касовите документи могат да бъдат изготвени на хартия или в в електронен формат. В електронен вид те се разпечатват на хартиен носител.

Приемането на пари в касата се извършва по приходен касов ордер (ф. № КО-1), подписан от главния счетоводител. Касовата бележка (ПКО) и квитанцията към нея се попълват от счетоводителя в един екземпляр. На първия ред се изписва името на организацията, по-нататък на установените места:

Пореден номер на поръчката (PKO номерирането се извършва по ред, като се започне от 1 януари до края на годината);

Дата на получаване на средствата;

В колоната „Кореспондентска сметка, подсметка“ се посочва сметката, кредитирана в операцията, т.е. счетоводното записване е фиксирано;

Ако е необходимо, се поставя шифърът на аналитичното счетоводство и шифърът на предназначението на получените средства;

По-долу, в реда „Получено от“, е посочено пълното име индивидуаленили името на юридическото лице.

Редът „Причина“ посочва източника на получаване на парични средства, получени в касата, т.е. отразява се съдържанието на финансово-стопанската операция. Може да е:

1. вноска в уставния капитал;

2. приходи от продажба на услуги, продукти, стоки;

3. заем от физическо лице;

4. остатък от неизползвани отчетни средства;

5. спонсорска такса;

6. пари в брой от банката,

7. погасяване на заеми, липси, кражби и др.;

Редът "Заявление" посочва основните документи, които съставят стопанската сделка:

1. орден-наряд;

2. пътен лист;

3. фактура;

4.договор за заем;

5. извлечение от решението на учредителното събрание;

6. счетоводен отчет с калкулация;

7.клиентско писмо;

8. заповед на ръководителя;

9. банков чек;

10. лично становище на служител и др.

Касиерът приема пари в брой на касата. При получаване на PKO той проверява:

Наличието на подписа на главния счетоводител или счетоводителя, а в тяхно отсъствие - подписа на ръководителя, който трябва да съответства на съществуващите образци;

Съответствие на сумата в брой с цифри и думи;

Наличие на оправдателни документи за PKO;

Съответствие на сумата, посочена в PKO, и действително приетата сума в брой.

При неспазване на някое от тези изисквания касиерът връща документите в счетоводството за надлежна обработка.

Ако всички документи са проверени и няма забележки, касиерът подписва PKO, разписка за него и поставя печат, потвърждаващ касовата операция. На вложителя се дава разписка за PKO в ръцете му.

Паричните средства се приемат по такъв начин, че вложителят да може да наблюдава действията на касиера.

Ако депозираната сума не съответства на сумата в PKO, касиерът или предлага да я увеличи, ако има недостиг, или връща излишъка.

Ако вложителят откаже да плати липсващата сума, касиерът му връща депозираната сума, задрасква PKO и го връща на главния или главния счетоводител за повторно издаване на сумата.

Пари по касови ордери се приемат само в деня на изготвянето им. При получаване на пари в касата от банката се съставя и входящ касов ордер. Доставчик е главният счетоводител, на когото касиерът предава разписката. Квитанцията е приложена към банковото извлечение.

Входящите и отделно изходящите касови ордери се номерират в хронологичен ред от началото до края на годината. Въз основа на тези нареждания и приложените към тях документи касиерът извършва вписвания в касовата книга.

В новата наредба, в сила от 01.01.12г. нищо не се споменава за водене на регистър за регистрация на PKO и RKO, както беше преди.

Паричните средства се издават директно на получателя, което може да бъде посочено в следните платежни документи:

В разходен касов ордер;

Във ведомостта за заплати;

На ведомостта

въз основа на паспорт (или друг документ за самоличност) или пълномощно с паспорт.

След като получи изходящ касов ордер, касиерът проверява всичко, същите попълнени колони в него по същия начин, както при получаване на входящ касов ордер, както и съответствието на паспортните данни на получателя и неговото и пълното му име. в касовата бележка.

При издаване на пари в брой чрез пълномощник касиерът проверява:

Съответствие с пълното име получателя в касовия ордер и трите имена на получателя, посочени в пълномощното;

Съответствие с пълното име получателя, посочен в пълномощното, и данните от неговия паспорт или друг документ за самоличност.

В разплащателния или касовия апарат касиерът пише „чрез пълномощник” преди подписа на упълномощителя.

Пълномощното в такива случаи е приложено към разходната касова заповед, ведомост за заплати или ведомост.

Ако пълномощното е издадено за няколко плащания, тогава в този случай се правят копия и се заверяват по предписания начин. Към разходните документи се прилага заверено копие, оригиналното пълномощно се съхранява от касиера и се прилага към разходните документи при последното теглене на пари в брой.

Когато получава пари по разходен касов ордер, получателят посочва получената сума в рубли - с думи, в копейки - с цифри и я подписва. Касиерът брои парите под наблюдението на получателя и му дава пари в брой, посочен в RKO.

Получателят е длъжен да провери сумата, като я преизчисли, без да става от касата.

След издаване на пари в брой съгласно RKO, касиерът го подписва.

Издаването на пари като сметка за разходи, свързани с извършването на дейности, се издава на служителя чрез разходен касов ордер съгласно неговото писмено заявление, което е съставено във всякаква форма и съдържа:

Надписът на главата собственоръчно за размера на парите и периода, за който са издадени;

Подпис и дата на управителя;

Отговорното лице в края на периода, за който са издадени парите, е длъжно да състави авансов отчет с приложени оправдателни документи и да го представи в счетоводството.

Необходимостта от издаване на заявление за издаване на пари по отчета беше въведена от 01.01.12 г.

Преди това отговорните лица трябваше да представят авансов отчет в счетоводството и да извършат окончателния разчет на неизразходваните суми не по-късно от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени, или от деня, в който се върнаха от командировка , освен ако други условия не са определени от ръководителя на предприятието.

Ръководителят също така определя периода, през който авансовият отчет трябва да бъде проверен, одобрен и върху него да се извърши окончателното разплащане.

Предварителният отчет се проверява от главния счетоводител или счетоводителя, а в тяхно отсъствие - от ръководителя. Предварителният отчет се одобрява от ръководителя.

Парични средства по сметка се издават отново, както преди, ако предишният дълг по отчетните суми е погасен изцяло.

Плащанията на заплати и други плащания се извършват въз основа на ведомост за заплати или ведомост. Срокът за издаване на пари за тези нужди се определя от ръководителя и се посочва в платежните документи. От 01.01.12г. срокът за изплащане на заплати и други плащания не може да бъде повече от пет работни дни от датата на получаване на пари в брой от банката.

Преди това срокът за издаване на пари за заплати и други плащания беше определен не повече от 3 дни.

Старшият касиер или касиер издава сумата, посочена във ведомостта, на касиери или упълномощени лица за изплащане на заплатите, според паричните разплащания за периода, посочен във ведомостта.

Получателят се подписва във ведомостта или ведомостта срещу фамилията си. След това касиерът преизчислява сумата за издаване, за да може служителят да наблюдава действията си и я издава на служителя.

Получателят проверява издадената сума. Ако сумата не съответства на посочената в платежните документи, касиерът няма да приема рекламации в тази връзка, освен ако служителят не е преизчислил сумата под наблюдението на касиера.

В последния ден от издаването на заплати и други плащания във ведомостта или ведомостта, касиерът:

Поставя печат или пише на ръка "депозиран" срещу имената на служителите, на които не са издадени пари;

Преброява и записва в края на извлечението в последния ред действително издадената сума пари и парите, депозирани за депозиране в банката;

Сверява посочените суми с общата сума по извлечението;

Изготвя регистър на внесените суми под всякаква форма.

Регистърът на внесените суми трябва да съдържа:

Име на юридическото лице или трите имена IP;

Дата на регистриране на регистъра на внесените суми;

Периодът на възникване на внесения дълг;

Номер на извлечението за плащане (разплащане и плащане);

Пълно име на служителя, който не е получил парите;

Сумата на неплатените пари в брой;

Общата сума по регистъра на внесените суми;

Подпис на касиера с дешифриране;

Допълнителни подробности, ако е необходимо.

Регистрите на внесените суми са номерирани от началото на годината в хронологичен ред. След подписване на регистъра от касиера, касиерът удостоверява с подписа си плащането или сетълмента и ведомостта и ги предава за равнение и подпис в счетоводния отдел.

За действително изплатените суми по ведомост или ведомост се издава разходен касов ордер, чийто номер и дата се посочват във ведомостта.

Ако регистърът е съставен от ръководителя, тогава всички горепосочени действия се извършват от него.

На лицата, които не са в списъците на предприятието, се дават пари от касата само по разчетни касови ордери. Пари от касата могат да се издават само на лицето, посочено в касовия ордер.

Не се допускат корекции в касовите ордери. Ако се открие грешка в касовия ордер, той се издава отново. Изпълненият касов ордер се поставя с печат „Платено“, подписва се от касиера и се регистрира в касовата книга.

Входящите и изходящите касови документи, регистърът на входящите и изходящите касови ордери и касовата книга могат да се поддържат ръчно или автоматично.

В края на месеца, чрез сравняване на общите обороти по дебит и кредит на сметка 50 "Каса", се показва салдото в касата в края на месеца, което се съгласува с салдото в касовата книга. Схемата на работния процес за парични транзакции е показана на фигура 1.

Снимка 1. Схема на документооборота за касови операции

Първата глава разглежда следните въпроси:

Концепцията за касовите операции, цели и задачи на счетоводството;

Законова и нормативна уредба на касовата отчетност;

Документиране на касови операции.

Воденето на записи за парични транзакции за движение на пари в брой и тяхната документация в Ross-El LLC е в съответствие с нормативните документи, регулиращи този въпрос в Руската федерация.

Входящ касов ордерИзползва се за регистриране на получаването на пари в касата на организацията. Входящ касов ордер се издава в един екземпляр от счетоводен служител, като правило, касиер, подписан от главния счетоводител или упълномощено за това лице.

Разписката за приходния касов ордер се подписва от главния счетоводител или упълномощено за това лице и касиера, заверява се с печата (печат) на касиера и се регистрира в дневника за приходни и разходни касови документи (формуляр №. касов ордер остава в касата.

Формуляр КО-1. Инструкции за пълнене

Касова гаранция по сметка. Образец No КО-2

Касова гаранция по сметкаизползвани за издаване на пари от касата на организацията. Разходен касов ордер се издава в един екземпляр от счетоводен служител, като правило, касиер, подписан от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица. Генерираният касов ордер се регистрира в регистъра на приходно-разходните касови документи (формуляр № КО-3)

Формуляр КО-2. Инструкции за пълнене

Журнал за регистрация на входящи и изходящи касови документи. Образец No КО-3

Единният формуляр № КО-3 се използва в счетоводния отдел на организацията за регистриране на приходни и разходни касови ордери или документи, които ги заместват, преди да бъдат прехвърлени в касата. Касовите ордери, издадени върху ведомости за заплати (разплащателни и платежни) за заплати и други еквивалентни плащания, се регистрират след издаването им.

Регистрацията на касови документи може да се извърши с помощта на компютърна технология.

Формуляр КО-3. Инструкции за пълнене

Унифициран формуляр № КО-4

Касова книгаИзползва се за отчитане на постъпленията и изплащанията на парични средства в организацията в касата. Касовата книга трябва да бъде номерирана, прошита и запечатана на последната страница, където се прави вписването „Тази книга има _______ листа, номерирани и прошнуровани“. Общият брой на завързаните листове в касовата книга се удостоверява с подписите на ръководителя и главния счетоводител на организацията.

Формуляр КО-4. Инструкции за пълнене

Изчисляване на лимит на парични средства

За да се установи лимит на салдото на парите в касата, организация или индивидуален предприемач трябва да представи на банката, предоставяща сетълмент и касови услуги, изчисление на формуляр № 0408020 в два екземпляра. Едно копие остава в банковата институция, второто се връща на организацията с информация за установения лимит на средствата в касата на организацията и разрешение за изразходване на пари в брой, идващи в касата.

Касови документи - те оформят движението на паричните средства. В същото време процедурата за издаване на касови документи е строго регламентирана. Ще говорим за това в тази статия.

Изготвяне на първични касови документи

Това обаче не се отнася за първичните касови документи, които все още продължават да се съставят съгласно одобрени унифицирани формуляри (вижте информация от Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012).

Понастоящем процедурата за издаване на касови документи се регулира от:

1. Инструкция на Банката на Русия „За реда за извършване на касови операции юридически лицаи опростена процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия” от 11 март 2014 г. № 3210-U (наричана по-долу Инструкция № 3210-U).
2. Инструкции за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на касови операции, одобрени. Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88.

Попълване на касови документи

Служителят, на когото е поверена тази отговорност, съставя и попълва касови документи. Може да бъде счетоводител, главен счетоводител, касиер. Ако в държавата няма счетоводители, това прави ръководителят или индивидуалният предприемач.

Можете да попълвате касови документи по няколко начина (клауза 4.7 от Директива № 3210-U):

1. На ръка.
2. На компютър, последван от разпечатка на хартия.
3. Електронен. В този случай те трябва да бъдат защитени от неоторизиран достъп, изкривяване и загуба на информация. Такива касови документи се подписват с електронни подписи в съответствие с изискванията на Закона „За електронния подпис“ от 6 април 2011 г. № 63-FZ.

В първите 2 случая документите се подписват със саморъчни подписи на упълномощени лица. Електронен документ може да бъде подписан електронен подписне само този, който го е формирал, но и получателят на средствата - в случай на издаване на касова заповед за сметка. И ако служител генерира електронен входящ касов ордер, тогава получаването на такъв документ може да бъде изпратено на вложителя на средства по електронна поща (клауза 5.1 от инструкция № 3210-U).

Можете да прочетете за всички новости в областта на регулирането на касовата дисциплина.

Правила за номериране на касови документи

Нормативните актове, регулиращи изпълнението на касови документи, не съдържат специални изисквания за реда на тяхното номериране. Следователно можете сами да разработите правилата за присвояване на номера, като ги посочите в местния акт за работния процес.

В този случай е разрешено използването на дробно номериране, цифрови, азбучни или комбинирани индекси и други удобни опции - основното е да се спазва хронологичната последователност. Между другото, можете също да изберете свой собствен ред за възобновяване на хронологията. Например, когато в големи количествадокументи, можете да започнете да номерирате от първия номер на ден. При малко поръчки е възможно непрекъснато номериране през цялата година. Фиксирайте избрания ред на номериране на касови документи в разпоредбата на касата или счетоводната политика.

Печат върху касови документи

Като задължителен реквизит се предоставя отпечатване на такива касови документи като:

• входящ касов ордер (в този случай печатът се поставя върху разписката, предадена на вложителя на парите, при условие че документът е съставен на хартия);
• касова книга (тук вписването „В тази книга _______ листа са номерирани и завързани“, което е направено на последната страница на хартиената версия, е заверено с печат).

Тъй като печатът съдържа унифицирани формуляри на тези документи, които са задължителни за използване, препоръчително е да го поставите, дори ако официално сте го отказали. Това ще ви предпази от възможни искове по време на проверката. Това обаче не е задължително да е кръгъл печат на организацията, той може да бъде заменен с печат за касови документи или специален печат.

В друг първичен касов апарат, включително изходяща поръчка, Журнал за регистрация на входящи и изходящи касови документи и Книга за отчитане на средствата, получени и издадени от касата, отпечатването не е задължително.

Резултати

Попълването на касови документи е строго регламентирана процедура. Касовите документи могат да бъдат на хартиен носител или да се генерират по електронен път, но тогава трябва да бъдат подписани с електронен подпис.

Всякакви бизнес сделкапредприятията трябва да бъдат документирани. Тъй като (получаването и издаването на пари) също попадат в тази категория, законодателството предписва документирането на касовите операции.

Процедурата за обработка на парични транзакции

Това е описано подробно в Директивата на Централната банка на Руската федерация № 3210-U от 11 март 2014 г. „За реда за извършване на касови операции от юридически лица и опростената процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки бизнеси” По-специално се посочва, че паричните транзакции трябва да се обработват типично междуведомствени формипървична счетоводна документация за предприятия и организации, одобрена от Държавния статистически комитет на Русия и съгласувана с нея Централна банкаРусия и Министерството на финансите.

Необходима документация и нейното попълване

Държавният комитет по статистика на Русия одобри следните унифицирани форми на първична счетоводна документация (т.е. документи, които се използват за документиране на парични операции в предприятие):

• счетоводна книга на получените и издадени средства от касата;
• сетълмент и ведомост;

В същото време индивидуалните предприемачи, които водят записи на доходи или приходи и разходи, или физически показатели (съгласно изискванията на Данъчния кодекс на Руската федерация), не могат да издават касови документи (разписки и дебитни нареждания).

Индивидуалните предприемачи също са освободени от воденето на касова книга. Въпреки това, ако предприемачът, за да подобри контрола върху движението на пари в брой, реши да документира парични транзакции, той трябва да следва стандартите, установени от Централната банка на Руската федерация.

Нека разгледаме по-подробно с какви документи се формализират паричните транзакции (всички те са включени във Всеруския класификатор на управленската документация OK 011-93).

Касова книга

Касовата книга (номер по ОК 0310004) се води за отчитане на паричните средства, които постъпват в касата. Тази книга може да се съхранява както на хартиен носител, така и на електронен носител.

В случай на водене на книга на хартия, всички нейни листове трябва да бъдат номерирани преди началото на вписванията, хартията, която закрепва листовете, трябва да бъде подписана от главния счетоводител и ръководителя. Също така книгата трябва да бъде заверена от печата на индивидуален предприемач (ако има такъв).

В случай на водене на книга в електронен формуляртрябва да се предприемат стъпки, за да се гарантира, че информацията не може да бъде променена или фалшифицирана.

Записите в такава книга се удостоверяват с електронни цифрови подписи на упълномощени лица, а решението за времето за отпечатване на информация (ежедневно, веднъж седмично или тримесечие и т.н.) се взема от мениджъра. Организациите и индивидуалните предприемачи имат право изобщо да не отпечатват цифрови касови документи, ако счетоводна политикапредприятия предполага провеждане на управление на документи в електронен вид. В този случай трябва да се уверите, че всички финансово отговорни служители имат EDS.

Номерирането на страниците също трябва да се поддържа в електронната версия на касовата книга, докато се извършва автоматично и в хронологичен ред. Отпечатаните екземпляри от листовете на касовата книга трябва да се събират в отделна папка - това може да стане доколкото е възможно или по желание, но в рамките на една календарна година книгата трябва да бъде събрана.

Записванията в касовата книга се извършват от касиера въз основа на входящи и изходящи нареждания - само за тези средства, които са постъпили директно в касата. Паричните средства, приети от агента по плащанията или банковия подагент, се записват в отделни касови книги, поддържани директно от самите агенти.

В края на всеки работен ден касиерът трябва да сверява данните от касовата книга с данните от касовите документи и да фиксира сумата на салдото в брой с подписа си. След това данните се съгласуват от главния счетоводител или управителя (при липса на счетоводител) и също подписва.
Ако не е извършена парична транзакция в който и да е ден или дори дни, балансът не трябва да се тегли всеки път: последното теглене в деня, в който са извършени операциите, ще се счита за сумата на баланса.

Контролът на касовата книга се извършва от главния счетоводител на предприятието. В негово отсъствие контролът се осъществява от ръководителя на предприятието.

Още веднъж отбелязваме, че от 1 юни 2014 г. предприемачът не е длъжен да води касова книга, но може да направи това, за да организира контрола и касовата дисциплина.

Разписка за получаване

Входящият касов ордер (PKO) има според Общия класификатор номер 0310001 и документира извършването на касови операции (получаване на пари в касата). Поръчката може да се попълни както ръчно, така и на компютър или пишеща машина, не се допускат петна и корекции.

В допълнение към регистрационния номер поръчката трябва да съдържа следните данни:

• наименование на предприятието, структурно подразделение (ако е необходимо) с посочване на кодове съгласно OKPO;
• дата на завършване;
• номер на кореспондираща сметка или подсметка (в хода на счетоводството).

Касиерът е длъжен да провери информацията кредитно известие(за коректност и пълнота), както и приложените документи.

Фиш за теглене

Разходният касов ордер (RKO) има според Общия класификатор номер 0310002 и служи за обработка на издаването на средства от касата.
Данните на разходния ордер са същите като тези на разписката, освен това трябва да бъдат заверени от главния счетоводител и подписани от ръководителя (или упълномощено от него лице).

При издаване на средства касиерът трябва да провери при получателя разписка (попълва се само от самия получател, сумата в рубли е посочена с думи, копейки - с цифри) и документ за самоличност (вътре в предприятието това може да е сертификат) . Касиерът трябва да запише данните на документа.

Ако издаването на средства става чрез пълномощник, името на упълномощеното лице се посочва в поръчката след името на получателя. Ако в същото време средствата се издават съгласно извлечението, касиерът трябва да напише „Чрез пълномощник“, преди да подпише разписката за получаване на парите. Пълномощното се прилага към поръчката или извлечението.

Касова книга

Касовата книга се поддържа от старшия касиер за документиране на касовите операции между него и останалите касиери през работния ден (за малък бизнес няма нужда от такава книга).

Кодът на книгата за OK е 0310005.

В началото на работния ден лицето, отговорно за извършването на касови операции (касиер, старши касиер или друг служител, упълномощен със заповед на ръководителя), издава пари в брой на необходимия кръг от хора срещу подпис в книгата, в края на работен ден, като се предава и остатъкът от средства срещу подпис.

Ако средствата са били издадени за изплащане на заплати, те трябва да бъдат отчетени преди края на периода, посочен във ведомостта.

Останалите неизплатени пари се запечатват ежедневно в плик с посочена точна сума и се предават на отговорното лице срещу разписка. Ако след изтичане на периода, посочен във ведомостта, остане някаква сума, тя се връща в централната каса и се прави съответен запис в книгата.

Въпреки факта, че цялата отговорност за счетоводството и контрола върху него е възложена на главния счетоводител, на практика ръководителят на счетоводството може да не носи материална отговорност. Ръководителят или индивидуалният предприемач може да повери безопасността на парите както на себе си, така и на всеки друг служител, който има специално доверие.

Уреждане и ведомост

Този документ се поддържа за регистриране на отработените часове, начисленията, удръжките и плащанията на служителите на предприятието. Код по Общ класификатор - 0301009.

Отчетът се съставя от счетоводния отдел в един екземпляр въз основа на първични документи за отчитане на продукцията, действително отработени часове и др. Ако на работниците се плаща банкови карти, се съставя само ведомост.

В извлечението се посочват всички суми, необходими за издаването на служителя: заплати, социални помощи, надбавки и бонуси (както и удръжки и удръжки). Общата сума на плащанията е посочена на заглавната страница.

Срещу имената на тези служители, чиято заплата по някаква причина не е изплатена в рамките на периода, определен съгласно извлечението, се посочва „депозирани“. В последната колона на извлечението се записва общата сума на плащанията, върху него се правят парични разплащания, а номерът и датата на поръчката се записват в извлечението. Отделно фиксирайте размера на депозираните средства.

Трябва да се отбележи, че при издаване на заплати и други плащания на служители в брой, предприемачът е длъжен да формира отчети за сетълмент и плащане (или плащане).

Декларация за плащане

Поддържа се за регистриране на издаването на заплати и други плащания на служителите. Кодът според Общия класификатор е 0301011. Той се съставя по същия начин като декларацията за сетълмент и плащане (сетълмент).
Заплатите на служителите също могат да се изплащат според разходен ред, но е по-разумно да се водят записи в извлечението.

Общата документация на касовите операции се извършва от главния счетоводител (или лицето, което го замества) или ръководителя. Не се допускат корекции на документи.

Какво е новото през 2018 г

От 2017 г. малките предприятия получиха възможност да не определят лимити на касата си: те могат, без да нарушават закона, да натрупат необходимите суми.

През новата 2018 г. всички касови документи остават същите, както и формата на тяхното подаване: на хартиен носител; чрез електронни системи.

Основните промени през 2018 г. са свързани с факта, че ежедневието на предприемачите е все по-често покрито с електронна документация:

• сега е законово определено, че паричните транзакции, извършени през CCP през деня, могат да бъдат записани в края на касовите транзакции (един PKO в края на деня);
• осигурена е възможност за електронен обмен на документи и информация със служители (разписка за получаване на пари по PKO може да бъде изпратена по електронна поща, а анулирането на кредитната транзакция може да бъде отчетено в счетоводната система);<
• е фиксирана нормата, че касовите операции могат да се извършват от всяко упълномощено лице, ако в държавата няма длъжност касиер.

От 1 юли 2018 г. задължението за използване на електронни касови апарати ще стане реалност за повечето предприемачи. Ще изглежда нещо подобно:

• в момента на покупката касовата бележка ще се генерира електронно;
• касовият документ, съставен по този начин, ще бъде автоматично изпратен онлайн до данъчната служба;
• по отделно искане на купувача, предприемачът ще трябва да изпрати дубликат на чека на имейла, посочен от клиента.

Инсталирането на допълнително и скъпо оборудване ще изисква значителни разходи от IP. За някои категории данъкоплатци Данъчният кодекс на Руската федерация предвижда право на данъчно облекчение в размер до 18 000 рубли.

Перспективата за използване на CCP не застрашава всички предприемачи. За някои оставиха възможността да използват BSO, когато правят изчисления. Но сега тяхното формиране също ще се извършва с помощта на единен софтуер.

Контрол на касовите операции: Видео