Оптовая дистрибуция обязательно предусматривает работу с большим количеством входящих и исходящих данных. Поэтому обеспечение качественной взаимосвязи между различными отделами торгового предприятия в единой информационной системе является определяющим фактором для его продуктивной деятельности.

Для этого используется автоматизация оптовой торговли, которая представляет собой специально разработанные программы. Это может быть платная и бесплатная программа для оптовой торговли, которая позволит планировать закупки и продажи, а также движение денежных средств.

Пример интерфейса программы для оптовой торговли ABM Digital Distribution

Преимущества автоматизации оптовой торговли

Программа для оптовой и розничной торговли предоставит вашему предприятию множество очевидных преимуществ:

• обеспечение быстрого обмена данных между каждым подразделом предприятия;
• оптимизация ассортимента продукции (за счет выявления убыточных и прибыльных позиций);
• повышение оборачиваемости склада, исключение недостач и поддержание необходимого запаса товара на складах;
• оперативных расчет и выбор оптимальных вариантов доставки;
• точный расчет себестоимости и гибкое управление ценовой политикой (предложение конкурентоспособных цен, персональных скидок, бонусов).

Помимо всего этого программы для оптовых продаж позволяют анализировать эффективность бизнес-процессов с экономической стороны в реальном времени. Это отличный способ планирования закупок и продаж с учетом сезона, их предыдущих статистик и возможность прогнозирования будущих финансовых ситуаций.

Оптимизируя отношения с поставщиками и правильно организовывая продажи, программа для оптовой торговли позволит повысить рентабельность вашего бизнеса.

Автоматизация оптовой торговли: возможности

Если на вашем предприятии будет внедрена , вы сможете в разы улучшить качество и скорость обслуживания клиентов, соблюдение условий поставок и увеличить рост рентабельности продаж.

Данная программа позволяет укрепить позиции компании на рынке и расположить к себе клиентов. Соответственно, это повлечет за собой увеличение прибыли.

• Саблин Николай Сергеевич , бакалавр, студент
• Волжский политехнический институт (филиал) Волгоградский государственный технический университет

• ОПТОВЫЕ И РОЗНИЧНЫЕ ПРОДАЖИ
• АЛГОРИТМЫ
• АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА

В данной работе рассматриваются алгоритмы разработки автоматизированных систем учета оптовых и розничных продаж.

• Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом очистки природного газа
• Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом синтеза аммиака
• Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом деаэрации химически очищенной воды
• Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом обработки поверхности труб большого диаметра

Введение

Автоматизация торговли заключается в использовании такого программного продукта, который в полной мере автоматизирует систему бухгалтерского и налогового учета, целью которой является одна из важнейших функций обеспечения деятельности организации – своевременное предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности внутренним и внешним пользователям: акционерам, инвесторам, кредиторам, партнерам, заказчикам, государству. Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений. Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений.

Постановка проблемы

В настоящее время весьма остро стоит вопрос в части качественного учета оптовых и розничных продаж.

Система предназначена для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж.

Система создается для нижеперечисленных целей:

• минимизировать число ошибок возникающих при бухгалтерском и управленческом учете оптовых и розничных продаж;
• уменьшить время выполнения бизнес-процессов учета оптовых и розничных продаж за счет их автоматизации.

Данный программный продукт предназначен для следующих классов пользователей:

• работник склада,
• логистик,
• менеджер по продажам,
• бухгалтер,
• оператор,
• руководитель.

Система должна сохранить все функциональные возможности типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0», дополнив её новыми возможностями для ведения учета на предприятиях оптовой и розничной торговли. Основным требованием является четкое соответствие разработанной системы положению о бухгалтерском учете, которое строго регламентирует весь документооборот, корреспонденции всех бухгалтерских проводок, печатные документы и т.д.

Сравнительная характеристика систем автоматизации учета оптовых и розничных продаж

На сегодняшний день на рынке представлено множество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать учет оптовых и розничных продаж. Рассмотрим их более подробно.

Программа «Турбо Бухгалтер»

Программа «Турбо Бухгалтер» входит в пятерку лидеров на российском рынке программного обеспечения для бухгалтерии и является мощным учетно-аналитическим инструментом, с помощью которого комплексно решаются учетные задачи предприятия.

Программа Турбо Бухгалтер автоматизирует:

Синтетический, аналитический, налоговый учет, количественный, многовалютный учет, банковские и кассовые операции, формирование Кассовой книги и выписки банка;

• составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов;
• зачет и начисление НДС, формирование Книги покупок, Книги продаж;
• начисление налогов с продаж, на пользователей автодорог, на имущество, на прибыль, с заработной платы (ЕСН);
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности (бухгалтерский баланс и приложения, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации, статистическая отчетность);
• формирование внутренних отчетов (оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера, Главную книгу и др.);
• взаиморасчеты с контрагентами, консолидированную отчетность, учет нескольких предприятий на одном компьютере;
• содержит широкий набор унифицированных форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему законодательству.

Линейка продуктов версии «Турбо Бухгалтер» позволяет предприятию выбрать себе программу, подходящую по цене и функциональности. Важное достоинство линейки продуктов - преемственность программ, что упрощает переход с одной программы на другую по мере роста и развития предприятия. Все они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается в функциональных возможностях.

Турбо Бухгалтер ЭКОНОМ - Программа для ведения бухгалтерского учета на небольших предприятиях. Программа автоматизирует банковские кассовые операции, расчеты с контрагентами и подотчетными лицами, учет НДС. Автоматически формирует бухгалтерскую отчетность. Расчет зарплаты, учет ТМЦ и амортизируемого имущества ведется на типовых операциях, заполнение налоговых регистров осуществляется вручную. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок.

Турбо Бухгалтер БАЗОВАЯ - предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых и средних предприятиях. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОСиНА. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок.

Турбо Бухгалтер ПРОФ - предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых, средних и крупных предприятиях и создания собственных приложений. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОС и НА. Обеспечивает работу на локальном месте и в сети, нет ограничений по числу проводок.

Турбо Бухгалтер СЕТЕВАЯ - предназначена для организации работы в сети и комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на средних и крупных предприятиях. Позволяет работать на неограниченно большом числе рабочих мест. Работа в сети организована в трехзвенной архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера баз данных могут использоваться MS SQL Server (MSDE), Oracle, Apache.

Система «1С:Предприятие»

Первоначально «1С:Предприятие» было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач.

Технологическая платформа «1С:Предприятие» представляет собой программную оболочку над базой данных. Используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат с версии 8.0 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий. Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в PostgreSQL и IBM DB2, а с версии 8.2 добавилась и Oracle. Платформа имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий, помимо доступа к данным, возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, в версиях 7.7, 8.0 и 8.1 - с помощью COM-соединения.

В системе «1С:Предприятие» имеется функциональность по учету и управлению оперативной деятельностью предприятия. Эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг. Она обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление движением товаров, управление производственными запасами и выпуском продукции, прием заказов и контроль их исполнения и т.д.

Клиентская часть платформы функционирует в среде Microsoft Windows, а начиная с версии 8.3, также в среде Linux и Mac OS X. Начиная с версии 8.1, серверная часть платформы в клиент-серверном варианте работы «1С:Предприятия» может функционировать на ОС Microsoft Windows и Linux.

Система «1С:Бухгалтерия»

1С:Бухгалтерия - собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1С», относящееся к некоторым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие версий 7.7 и 8.

Предыдущие версии бухгалтерских продуктов «1C» действительно назывались «1С: Бухгалтерия», в частности, версия 6.0 под названием «1С: Бухгалтерия 6.0». С развитием популярности своего продукта, фирма «1C» не стала отказываться от этого бренда, оставив его название в конфигурациях для бухгалтерского учёта, таких как «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия для бюджетных организаций» и других.

«1С: Бухгалтерия» - одно из самых популярных решений для автоматизации бухгалтерского учёта в СНГ. Распространяется продукт через сеть партнёров фирмы «1С» - 1С: Франчайзинг. Сеть франчайзинга составляют несколько тысяч ИТ-предприятий, как правило, небольшого размера (10-20 человек).

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчётности в организации. Бухгалтерский и налоговый учёт ведётся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учёта, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учёта на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учёта и отражению данных в отчётности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учёта.

Система «1С:Управление Торговлей»

Предназначена для ведения торгово-складского учёта на предприятиях. Функциональность по сравнению с конфигурацией «1С: Торговля и склад» расширена: появились возможности управления отношениями с клиентами (CRM), а также возможность планирования продаж и закупок.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

«1С:Управление торговлей» рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

Функционал решения может быть гибко адаптирован путем включения/отключения различных функциональных опций. Например, таким образом программу можно значительно упростить для небольшой организации, отключив множество возможностей необходимых только крупным компаниям (отключенный функционал скрывается из интерфейса и не мешает работе пользователей). Далее будет приведено описание функционала решения с включением всех опций.

«1С:Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию».

Использование программы «Управление торговлей» совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа «Управление торговлей» может использоваться в качестве управляющей системы для решения «1С:Розница».

Позволяет подключать различное торговое оборудование: сканеры штрих-кода, фискальные регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных, эквайринговые системы, электронные весы, считыватели магнитных карт и др.

В конфигурацию добавлен учёт маркетинговых мероприятий, используется сегментация партнеров и номенклатуры.

Подразумевает как планирование работы всей организации, так и её бюджетирование, управление денежными средствами, сбор и анализ управленческой отчетности.

Сравним рассмотренные решения между собой с помощью метода Саати.

Сначала произведем выбор критериев для сравнительного анализа программных продуктов и количественную оценку их важности

Критерии:

• доработка под нужды предприятия;
• простота использования;
• простота интеграции с другими системами.

Для фиксации результата сравнения пары альтернатив будем использовать шкалу следующего типа:

• 1 – равноценность;
• 3 – умеренное превосходство;
• 5 – сильное превосходство;
• 7 – очень сильное превосходство;
• 9 – высшее (крайнее) превосходство.

ЛПР сравнило попарно критерии с точки зрения их сравнительной важности. Запишем результаты сравнений в виде таблицы 1.

Таблица 1. Оценка важности критериев

Применяя к этой таблице описанную выше процедуру, получим веса критериев:

• w 1 = 0,32 (доработка под нужды предприятия);
• w 2 = 0,56 (простота использования);
• w 3 = 0,12 (простота интеграции с другими системами).

Проведем экспертную оценку программных продуктов. Получим оценки альтернатив по критериям - таблица 2.

Таблица 2. Оценки альтернатив по критериям

• программа «Турбо бухгалтер» - 0,30;
• система «1С:Предприятие» - 0,27;
• система «1С:Бухгалтерия» - 0,09;
• система «1С:Управление торговлей» - 0,32.

Затем произведем анализ отношения стоимость/эффективность. Используется отношение полученной интегральной оценки к нормированной стоимости. Наилучшей считается альтернатива, для которой указанное отношение максимально.

Все необходимые данные в следующую таблицу 3.

Таблица 3. Поиск наилучшей альтернативы

Функция полезности программы «Турбо Бухгалтер» равна 0,20, системы «1С:Предприятие» - 0,27, системы «1С:Бухгалтерия» - 0,10, системы «1С:Управление Торговлей» - 0,41.

По рассчитанным данным построим диаграмму функции полезности для определения оптимального продукта-аналога – рисунок 1.

Рисунок 1. Функции полезности аналогов

Наибольшая функция полезности (равная 0,41) у продукта-аналога система «1С:Управление Торговлей». Исходя из этого функциональность данного программного продукта будет взята за прототип разрабатываемой системы.

Заключение

В рамках данной работы проведено исследование учета продаж в торговой деятельности. Проведено описание бизнес-процесса учета оптовых и розничных продаж. На большинстве торговых предприятий процессом учета продаж занимается отдел продаж.

В функции сотрудников отделов продаж входят:

• поиск и привлечение новых клиентов;
• заключение договоров с новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;
• прием и обработка заказов покупателя;
• контроль за своевременным исполнением заказа;
• контакт с клиентом и решение его проблем внутри компании;
• контроль дебиторской задолженности;
• выполнение плана продаж и плана по приходу денежных средств;
• информирование клиентов о проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.

Рассмотрены существующие системы автоматизации учета оптовых и розничных продаж. На сегодняшний день на рынке представлено множество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать учет оптовых и розничных продаж. Среди таких продуктов представлены программы «Турбо Бухгалтер», «1С:Предприятие», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление Торговлей». Выполнено сравнение данных программных продуктов по методу Саати. Наибольшая функция полезности (равная 0,41) у продукта-аналога система «1С:Управление Торговлей». Исходя из этого функциональность данного программного продукта будет взята за прототип разрабатываемой системы.

Список литературы

1. Кулешов Д. Информационные системы в торговле / Управление предприятием, №9 (32), 2013 // http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=445.
2. Обзор системы 1С:Предприятие 8. Официальный сайт 1С: Предприятие 8. // http://v8.1c.ru/overview/.
3. Delphi 7 Studio // http://www.interface.ru/borland/delphi7.htm.
4. Microsoft Access // http://access-2013.ru/.
5. Методология структурного анализа и проектирования // http://or-rsv.net/SADT/SADT.htm.
6. Шеер А.-В. ARIS - моделирование бизнес-процессов. – 3-е изд. – М.: Вильямс, 2009. – 224 с.
7. Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
8. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: Практикум, 2005. – 192 с.
9. Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 // http://sky1c.ru/node/27.
10. Рыбанов А.А., Усмонов М.С.О., Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю., Бубарева О.А. Информационные системы и технологии/Научный ред. И.А. Рудакова / Центр научной мысли (г. Таганрог). Москва, 2013. Том Часть 4.-90с.

Курсовая работа

Автоматизация учета продаж

Введение

1.Сущность учета и его особенности в торговле

1.1 Учет и его основное предназначение

1.2 Бухгалтерский, оперативный и статистический учет

2.Два подхода к автоматизации деятельности предприятия

2.1 Проблемы создания эффективной системы управления предприятием

2.2 Две группы СУБД, используемые в системах автоматизации

3. Анализ программных продуктов оперативного учета

3.1 Применение систем комплексной автоматизации

3.1.1 Система автоматизации «1С:Торговля и склад».

3.1.2 Система автоматизации учета торговли «Галактика – Магазин».

3.1.3 Подсистема «Сбыт и торговля» информационной системы «Флагман».

4. Разработка программы учета продаж

4.1 Предназначение программы, ее состав и основные функции

4.2 Описание форм программы

Заключение

Список литературы

Введение

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или автоматизация отдельных процессов, являющихся узкими местами для данной организации.

Целью данной курсовой работы является разработка программы автоматизации учета продаж, выполняющей следующие функции:

Организация ведения учета продаж товаров.

1.Сущность учета и его особенности в торговле

1.1 Учет и его основное предназначение

Основное предназначение учета - формирование базиса данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, находят отражение в бухгалтерии предприятия.

Учет – одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественная и качественная стороны хозяйственных процессов, характеризующие факторы хозяйственной жизни.

Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

1.2 Бухгалтерский, оперативный и статистический учет

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Эти виды учета органически связаны между собой, взаимно дополняют друг друга, хотя и отличаются сферой их применения, назначением и способом осуществления.

Основной целью хозяйственного учета является формирование качественной, полной, достоверной и современной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики.

Статистический учет применяется при изучении массовых социально-экономических объектов в области экономики, культуры, науки, здравоохранения и т. д. Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии экономики, движении рабочей силы, складывающихся ценах на региональных рынках труда, товаров, ценных бумаг и др., численности и составе населения с целью анализа и прогнозирования социально-экономического развития общества. Статистике присущи особые методы сбора и обработки первичных данных: статистическое наблюдение (сплошное и выборочное), сводка и группировка данных статистического наблюдения, исчисление средних индексов.

Для получения первичных учетных данных статистика использует бухгалтерские документы и данные специальных статистических наблюдений.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет дает наиболее важную и достоверную информацию, систематизирует и обрабатывает разрозненные данные, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений.

Оперативный учет используется для наблюдения, регистрации, обработки и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации. Чаще всего он ограничивается рамками одного предприятия и организуется на местах совершения хозяйственных операций (участок, цех, склад, отдел).

Его отличительная особенность – быстрота обеспечения данных, которые могут быть получены по телефону, телефаксу, в устной беседе, в виде извещения по почте. Данные оперативного учета используются для повседневного, текущего руководства и управления деятельностью предприятия (учет выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, выполнения договоров, отгрузки и реализации, наличия материальных запасов, явки на работу, поступления товаров от поставщиков, состояние покупательного спроса и т. д.)

Особенностью ведения учета в торговле является большая динамика изменений в этой сфере, что требует внесения частых изменений в существующие базы данных хранения информации. Следовательно, при учете торговых операций важна оперативность обновления иформации.

2.Два подхода к автоматизации деятельности предприятия

2.1 Проблемы создания эффективной системы управления предприятием

Современное предприятие, независимо от формы собственности, представляет собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в конечном итоге обеспечивается преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели - это создание эффективной системы управления предприятием. Это, в свою очередь, подразумевает решение целого ряда стоящих перед предприятием проблем, среди которых следует выделить следующие как наиболее основные:

Стратегическое планирование;

Оптимизация управления технологическими процессами;

Управление человеческими ресурсами (персоналом);

Повышение эффективности деятельности предприятия;

Экономия средств и минимизация затрат.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь спектр указанных проблем наиболее эффективным образом, а именно - с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность организаций.

Одна из неизбежных проблем, встающих перед предприятием при переходе на автоматизированные средства управления, - внедрение.

Проблемы внедрения возникают тогда, когда персонал вынужден применять средства автоматизации для выполнения основной работы. В отличие от вспомогательных средств (назовем их инструментальными), решение об использовании которых принимается персоналом, орудийные средства должны внедряться независимо от желания персонала. Во всяком случае, внедрение орудийных средств влечет за собой некоторое изменение технологии, необходимость обучения и отладки взаимодействия персонала в новых условиях.

Средства автоматизации будут жизнеспособны, если обеспечат возможность плавного перехода от сложившейся технологии к модернизированной. Такой переход предполагает, что эти средства на первых порах будут играть роль вспомогательных (например, они должны давать возможность быстро печатать накладные, платежки и счета и вести их учет). Любой человек быстро осваивает те средства, которые помогают или освобождают его от необходимости выполнять несложную, но рутинную работу. По мере освоения простых операций станут, видны способы исполнения более сложных операций на базе средств автоматизации.

С развитием торговли и торговых отношений очевидным стал вопрос об автоматизации учета продаж предприятия. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, во многих случаях совершенно не систематизированного, невозможность предоставления необходимой информации покупателям и т.д. указало на необходимость создания средств для автоматизации данной области деятельности предприятий.

Системы автоматизации учета продаж обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:

Надежное хранение документов – значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

Быстрый поиск документов;

Повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

Автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т. е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности и пожелания заказчика. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MSAccess, Clarionили FoxPro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

2.2 Две группы СУБД, используемые в системах автоматизации

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

Большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);

Повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

Невозможность одновременной работы с данными;

Невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие. Следует также отметить, что в последнее время стали появляться системы комплексной автоматизации с последними версиями СУБД -“1С:Предприятие 8.0”, “БОСС-Компания” (“АйТи”), “Виртуоз 1.3” (“Миратех”), “Перевозки” (SoftLogistic), “Фолио-WinСклад” версии 7.0 на базе MS SQL Server 7.0, “Ландиа” (“Ландиа-Софт”) на базе InterBase, “Монополия” (“Формоза-Софт”) на базе Oracle 8.0.

3. Анализ программных продуктов оперативного учета

3.1 Применение систем комплексной автоматизации

При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет продаж является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С» («1С:Торговля»), «Информационные системы и технологии» (система «Аспект»), «Галактика-Магазин» (система «Галактика»), «Сбыт и торговля» (система «Флагман»), «Парус», «Мета» (Комплекс автоматизации в розничной торговле), «Интеллект-Сервис». Рассмотрим наиболее представительные из них.

3.1.1 Система автоматизации «1С:Торговля и склад»

«1С:Торговля и cклад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия».

«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Функциональные и сервисные возможности системы включают:

Усовершенствованный механизм назначения цен.

Операция «быстрой продажи», позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров.

Групповые обработки справочников и документов.

Автоматическое начальное заполнение документов.

Возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.

«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация системы позволяет:

Вести раздельный управленческий и финансовый учет;

Вести учет от имени нескольких юридических лиц;

Вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

Вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

Оформлять закупку и продажу товаров;

Производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

Вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

Формировать необходимые первичные документы;

Оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок;

Выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

Вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

Вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

Вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

В «1С:Торговля и склад» возможно:

Задание для каждого товара необходимого количества цен разного типа, хранение цены поставщиков, автоматический контроль и оперативное изменение уровня цен;

Работа со взаимосвязанными документами;

Выполнение автоматического расчета цен списания товаров;

Быстрое внесение изменений с помощью групповых обработок справочников и документов;

Ведение учета товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;

Получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о движении товаров и денег;

Автоматическое формирование бухгалтерских проводкок для 1С:Бухгалтерии.

«1С:Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

Редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

Изменять экранные и печатные формы документов;

Создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

Редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры

«1С:Торговля и склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

«1С:Торговля и склад» обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

«Интеллектуальное» взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером.

3.1.2 Система автоматизации учета торговли «Галактика – Магазин»

Система автоматизации учета торговли «Галактика - Магазин» предназначена для ведения оперативного учета товародвижения, для ведения бухгалтерского учета для розничной продажи через торговый зал.

Данный программный комплекс является универсальным - он может применяться как для автоматизации небольших магазинов, так и для организации сети крупных супермаркетов.

Конфигурация реализована на основе КИС «Галактика-Старт», следовательно:

Имеет невысокую стоимость и при этом обладает широким функционалом;

Поддерживает все нормативные документы;

Функциональные возможности системы позволяют автоматизировать основные учетные задачи предприятия – от управления снабжением и сбытом до расчета заработной платы;

При дальнейшем развитии, предприятие получает возможность перейти на КИС «Галактика» без проблем переноса БД;

Головное предприятие, выбравшее КИС «Галактика», организует межофисный обмен с сетью своих магазинов, используя лишь накладные и прайс-листы.

- «Галактика-Магазин» применяется и в том случае, если для небольших магазинов используется один ПК и для работы торгового зала, и для ведения бухгалтерии (причём выключение ПК не влияет на работу кассира);

Основные функциональные особенности системы включают:

Учет остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах;

Контроль сроков реализации товаров;

Контроль минимальных остатков товаров на складах;

Анализ скорости продаж товаров и групп товаров;

Контроль за работой продавцов-кассиров;

Контроль суммового выражения остатков в отделе продаж;

Ведение взаиморасчетов с поставщиками;

Автоматический учет торговой деятельности на реализации;

Возможность постепенного внедрения системы на предприятии розничной торговли;

Поддержка работы с широким спектром торгового оборудования;

Возможность использования единой базы данных на распределенных предприятиях розничной торговли.

Все это позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных на ККМ, оперативно отслеживать наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование решения «Галактика-Магазин» позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С системой «Галактика-Магазин» предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление всем предприятием и повысить его конкурентоспособность.

3.1.3 Подсистема «Сбыт и торговля» информационной системы «Флагман»

Подсистема «Сбыт и торговля» корпоративной информационной системы «Флагман» предназначена для автоматизации работы сбытовых служб производственных предприятий и предприятий сферы торговли. Основные функции - формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг, учет отгрузки и реализации продукции и услуг, резервирование товаров.

К основным задачам подсистемы относят:

Учет остатков и движения готовой продукции и товаров;

Учет реализации продукции, товаров и услуг.

В системе учитываются допустимые сроки хранения и реализации продукции. Поддерживаются операции с наличными запасами, с оптимальными объемами запасов, осуществляется расчет дефицитных и сверхнормативных позиций. В рамках подсистемы поддерживаются операции резервирования товаров, осуществляются текущие операции по сбыту и реализации продукции. Ведется история цен.

В подсистеме реализованы различные цепочки бизнес-логики: от формирования портфеля заказов до выпуска и отгрузки продукции по этим заказам. Подсистема предоставляет возможность ведения договоров, графиков отгрузки продукции и поступления оплаты. На основании договоров, заявок формируется портфель заказов, производится выписка счетов, распоряжений на отгрузку. Подсистема «Сбыт и торговля» может работать совместно с подсистемами «Маркетинг», «Технико-экономическое планирование», «Календарное планирование», «Бухгалтерский учет» и «Складской учет». В состав подсистемы частично включены функции подсистем «Договоры и взаиморасчеты» и «Складской учет». В качестве самостоятельного программного блока реализуются функции розничной торговли, с возможностью применения кассовых аппаратов.

4. Разработка программы учета продаж

Для достижения поставленной цели разработана программа, позволяющая вести учет продаж фирмы по реализации программного обеспечения.

4.1 Предназначение программы, ее состав и основные функции

Разработанная программа предназначена для хранения данных о программном обеспечении, которым располагает фирма и об объемах его реализации, а также информацию о клиентах. Для ведения отчетности, организации, поиска требуемого ПО и информации о покупателе в базе хранятся сведения, охватывающие все требуемые аспекты.

Учитывать следующие атрибуты покупателей: ФИО, профессия, адрес, телефон.

Информация о программном обеспечении включает: название ПО, назначение, поставщик, стоимость.

Каждая покупка содержит только одно наименование ПО, при этом включает следующие поля: название ПО, ФИО покупателя, количество покупаемого ПО, сумма реализации, дата покупки.

Основными функциями разработанной программы по учету продаж являются:

Обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

Выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

Результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

Все элементы прикладной программы представлены как единый проект, управление которым осуществляется через меню пользователя.

4.2 Описание форм программы.

Управление программой ведется из главной формы приложения, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1 – Главная форма программы

Главная форма «Реализация программного обеспечения» открывается по умолчанию при запуске приложения и включает в себя «Справочники», «Документы», «Запросы», «Отчеты» и «Выход». Элемент «Выход» содержит команду «Выход из приложения» и при его выборе программа закрывается. Форма «Справочники» (рисунок 2) содержит элементы «Программное обеспечение», «Покупатели», «Поставщики», «Производители», «Данные о фирме».

Рисунок 2 – Форма «Справочники»

Данная форма позволяет вносить изменения в базу данных: обновлять, дополнять, удалять информацию. Например, форма для редактирования данных о покупателях отражена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма редактирования данных по покупателям

Аналогичный вид представления данных имеют остальные элементы формы «Справочники».

Форма «Документы» (рисунок 4) содержит элементы «Поставка программного обеспечения», «Заказ программного обеспечения».

Рисунок 4 – Форма «Документы»

Она обеспечивает выполнение функций по формированию заказа на поставку товаров и осуществление заказа на продажу конкретному покупателю.

Форма для формирования заказа на продажу программного обеспечения клиенту представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Форма для формирования заказа на продажу

Форма «Запросы» включает элементы «Список программного обеспечения», «Перечень сделок», «Покупатели с фамилией на Д». Вид формы «Запросы» представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Вид формы «Запросы»

Форма по формированию запроса по предоставлению списка программного обеспечения представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Результаты запроса по формированию списка располагаемого фирмой программного обеспечения

Программа позволяет формировать отчеты, такие как «Программное обеспечение купленное клиентом» (открывается форма для ввода параметров поиска), «Программное обеспечение с ценой выше 50 $», «Информация о программном обеспечении». Вид формы «Отчеты» представлен на рисунке 8.

Рисунок 8 – Вид формы «Отчеты»

Вид отчета о программном обеспечении, приобретенным клиентом представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 – Вид отчета о купленном программном обеспечении

Программа имеет удобный понятный пользовательский интерфейс, при этом обеспечивает ведение учета продаж фирмы и хранение, обновление, редактирование, удаление информации.

Заключение

В результате выполнения курсовой работы были получены следующие результаты.

В первой главе проанализировано понятие учета. Показано, что учет – одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Особенностью учета в торговле является высокая обновляемость данных, что в некоторой степени затрудняет его ведение.

Во втором разделе проведен анализ проблем, возникающих при внедрении систем автоматизации предприятия. Показана необходимость проведения автоматизации и представлены результаты внедрения систем автоматизации работы организаций.

В данной курсовой работе разработана база данных и прикладная программа для управления этой базой данных «Учет деятельности фирмы по реализации программного обеспечения», позволяющая получать справки о программном обеспечении, располагаемом фирмой, о покупателях, и делать заказ на покупку ПО. Приложение имеет удобный пользовательский интерфейс. Все элементы прикладной программы представлены как единый проект, управление которым осуществляется через окно главной формы проекта. Несомненно, к достоинствам разработанной программы «Учет деятельности фирмы по реализации ПО» следует отнести следующие возможности:

Обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации созданной базы данных;

Выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

Результаты работы базы данных отражены в отчетных формах, которые позволяют сохранять и выводить на печать необходимую информацию;

Следовательно, данная программа выполняет все необходимые функции и может быть использована для непосредственного применения фирмами по продаже программного обеспечения.

Список литературы

торговля учет автоматизация продажа

1.Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2002. Спец. Изд./ Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. – 1012 с.

2.Дубнов П.Ю. Access 2002. – М.: ДМК Пресс, 2004. – 320с.: ил.

3.Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с.

4.Конолли Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение: Теория и практика. 2-е изд. ./ Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 1120 с.

5.Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 512с.: ил.

6.Ульман Дж. Основы систем баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 420 с.

7.Хансен Г., Хансен Д. Базы данных: разработка и управление. – М.: Бином, 1999. – 704 с.

В России ведется поэтапная автоматизация торговли в соответствии с требованиями закона. Точкой отсчета можно назвать обязательное ведение учета в ЕГАИС для алкогольной продукции с 2016 года по 171-ФЗ, а также установку онлайн-касс по 54-ФЗ. Для того, чтобы не нарушать закон, магазины обязаны использовать современную контрольно-кассовую технику, а в некоторых случаях - и программное обеспечение (например, для ЕГАИС, ФГИС “Меркурий”).

Мы расскажем, чем автоматизация может быть полезна в торговле, а также какие решения подойдут малому и среднему бизнесу.

Как автоматизировать торговлю?

Автоматизация торговли позволяет упростить выполнение рутинных процессов : например, приемку товара, назначение цен, складской учет, документооборот и многое другое. Как показывает практика, использование комплексной автоматизации торговли позволяет повысить прибыль в среднем на 5-15% .

Если правильно подобрать кассовое оборудование и программы (кассовый софт и товароучетный сервис), можно сократить лишние расходы и оптимизировать работу магазина. В небольших розничных магазинах автоматизируют, в основном, следующие виды работ:

кассовые операции;

товароучет;

бухгалтерию.

В результате владелец бизнеса решает широкий спектр задач: грамотно управляет складом и закупками, автоматизирует документооборот, аналитику и маркетинг, удаленно контролирует своих сотрудников. Например, с помощью товароучетной программы можно проверить время начала и окончания каждой смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца. Таким образом, предприниматель может “держать руку на пульсе” магазина, даже находясь в отпуске.

Рассмотрим подробнее, какие решения используются для автоматизации торговли и какие из них наиболее удобны с точки зрения соотношения “цена/качество”.

Автоматизация кассовых операций

Автоматизация кассовых операций это, в первую очередь, ведение расчетов через онлайн-кассу, согласно 54-ФЗ . Онлайн-касса “сама” передает чеки в Федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД).

Однако, в более широком смысле речь идет об “умной” автоматизации продаж. Онлайн-касса помогает поставить на автомат большинство кассовых операций : добавление товара в чек, расчет сдачи, скидки, стоимости весового товара и т.д. Уровень автоматизации зависит от используемой кассы.

Виды онлайн-касс

Всего на рынке представлено три типа онлайн-касс:

автономные кассы

• фискальные регистраторы (с управляющим устройством)

• смарт-терминалы.

Максимально автоматизировать кассовые операции помогают либо смарт-терминалы, либо решения с фискальным регистратором. Однако, в первую очередь их функциональность зависит от того, какое кассовое программное обеспечение установлено в магазине.

Смарт-терминалы - современные онлайн-кассы с сенсорным экраном и принтером чеков - широко используются для автоматизации малого и среднего бизнеса. Это оптимальное решение по соотношению цены и качества. К смарт-кассе легко и удобно подключать весы, сканер штрихкодов и терминал для оплаты покупок банковской картой. В базу кассы можно внести неограниченное количество товаров. Некоторые модели поддерживают работу от аккумулятора от 10 до 24 часов и незаменимы при доставке, выездной торговле, а также в магазинах, где бывают перебои с электричеством.

“Продвинутые” смарт-кассы помогают всесторонне автоматизировать расчеты с покупателем . Вам доступны следующие возможности:

благодаря удобному сенсорному экрану, кассиру проще контролировать ход всех операций - в результате допускается меньше ошибок, работа ведется быстрее.

легко добавить товар в чек (например, в смарт-кассах LiteBox (Лайтбокс) это можно сделать через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или панель избранных товаров).

можно продавать товар по свободной цене (некоторые категории предпринимателей имеют такое право до 2020 года, согласно 290-ФЗ). В этом случае цена указывается вручную.

легко внести товар в номенклатуру , чтобы впоследствии указывать его наименование в чеке. Например, в смарт-терминалах LiteBox достаточно отсканировать штрихкод - система найдет товар в справочнике и создаст его карточку.

“умные кассы” автоматически считают сдачу и скидки , могут оформить возврат, отложенный чек, принять смешанную оплату (нал+безнал+сертификат по одному чеку).

Фискальные регистраторы , подключаемые к компьютеру или иному управляющему устройству, чаще используются в крупных торговых сетях. Причина в том, что они требуют затрат по приобретению дополнительного оборудования - компьютера, ноутбука, планшета и т.д.

Автономные кассы - это кнопочная техника старого образца. “Автономки” не умеют и половины того, что позволяют смарт-кассы (добавление товара в чек, расчет сдачи, скидок и др.). Их единственный плюс - относительно дешевая стоимость - примерно на 3000 рублей дешевле смарт-касс. Однако, помните о следующих ограничениях:

в большинстве случаев “автономки” не подходят для продажи алкоголя и маркируемых товаров (с 2019 года в этот список войдут сигареты, духи, одежда и обувь и ряд других товаров).

при ассортименте более 50 позиций работать с автономкой практически невозможно. Чтобы продавать товар с указанием наименования в чеке, нужно подключать кассу к компьютеру, присваивать товару код, а при продаже вводить его вручную, пользуясь различными “шпаргалками”. С 1 февраля 2021 года указывать наименование обязаны все продавцы, включая ИП.

Таким образом, кнопочные кассы не поддерживают должный уровень автоматизации . Спустя пару лет их все равно придется менять, чтобы не нарушать закон и не получить штраф.

Для “умной” автоматизации розничного магазина предпочтительно выбрать решения с фискальным регистратором или смарт-терминалы.

Использование онлайн-кассы - это лишь часть комплексной системы автоматизации торговли, первый этап, позволяющий ускорить расчеты с покупателями . По желанию вы можете подключить к кассе товароучетную программу для полной автоматизации торговли. Подробнее об этом читайте ниже.

Для чего нужен товароучет

Товароучетные программы нужны для того, чтобы управлять складским учетом, закупками, вести документооборот . В большинстве случаев они выполняют следующие базовые функции:

формируют накладные для заказа товара, помогают спланировать график закупок

помогают автоматически установить наценку на товар

ведут учет продаж, статистику по прибыли, расходам, движению товаров

автоматизируют документооборот

ведут учет алкогольной продукции в ЕГАИС

ведут учет остатков товара, позволяя сократить время инвентаризации и т.д.

Какие еще функции будут доступны предпринимателю - зависит от выбранной программы для автоматизации учета в торговле . Например, “облачный” сервис LiteBox включает в себя системы для полной автоматизации складского учета, закупок и ценообразования, аналитики и маркетинга, документооборота, учета с ЕГАИС (для алкоголя) и ФГИС “Меркурий” (для продовольственных товаров).

Программа Лайтбокс предоставляет не только базовые функции товароучета, но и удобные дополнительные возможности:

Инвентаризация без закрытия магазина

Учет остатков ведется в реальном времени, их можно выгрузить по категориям и оперативно сверить частями, в часы, когда нет покупателей.

Автоматизация складского учета

Контроль складских запасов по точкам продаж, автоматическое оформление актов списания и пересорта, автоматизация возврата товара, перемещения между магазинами.

Автоматизация ценообразования и заказа товаров

Накладные формируются в программе с учетом скорости продаж и поступления продукции. Можно установить % наценки или фиксированную цену, чтобы не вводить данные каждый раз вручную при приемке. Кроме того, товароучетный сервис позволяет легко отследить изменение закупочной цены у поставщиков, чтобы вы могли установить оптимальные цены в своем магазине и не терять деньги.

Управление программами лояльности, акциями и скидками

Вы можете создать бонусные карты, которые действительны во всех ваших торговых точках.

Аналитика продаж

Вы легко можете выявить популярные товары, неликвид, отследить динамику продаж, посмотреть отчеты по продажам и скорректировать работу торговой точки. Программа ведет более 40 видов отчетов.

Полный документооборот

Автоматически заполняются все необходимые документы: кассовая книга, счёт-фактуры, алкодекларация, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации, чеки возврата, акты списания товаров (ТОРГ-16), товарные отчеты (ТОРГ-29) и др.

Работа с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”

Для тех, кто продает алкоголь или продукцию животного происхождения (например, мясную, молочную, рыбную). Все операции автоматизированы и занимают минимум времени. При этом за доступ к ЕГАИС и “Меркурию” не нужно ничего доплачивать, а при доработках законодательства “облачная” программа автоматически обновляется.

Удаленный контроль за работой магазина

Через личный кабинет из любой точки мира можно отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца.

Автоматизация бухучета

Вести бухгалтерский учет обязаны все торговые предприятия, и даже индивидуальные предприниматели все чаще предпочитают пользоваться бухгалтерскими программами, чтобы обеспечить прозрачность собственного бизнеса.

Если вы применяете автоматизацию бухгалтерского учета в оптовой или розничной торговле (например, в программах 1С или Контур) , вы можете настроить обмен данными с товароучетной программой. Например, LiteBox интегрируется с 1С и программой “Контур.Эльба” через файловый обмен или либо по API.

Благодаря обмену данными с Лайтбокс, бухгалтеру гораздо удобнее работать : синхронизировать справочники номенклатуры и контрагентов, операции со счетами. Отчеты в бухгалтерской программе формируются на основании данных товароучета. Например, после приемки товара выгрузка в 1С происходит в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика. Дальнейшие проводки осуществляются в 1С в требуемой унифицированной форме.

Автоматизация бухучета и товароучета позволяет бухгалтеру:

1. Получить данные о товарных остатках на каждый день, а также возможность классифицировать их по категориям.

2. Посмотреть наличие денег в кассе, а также денежный оборот за определенный период.

3. Видеть и консолидировать отчет по реализации товара: приход/расход/ возврат товара.

4. Видеть неликвидные товары и пересортицу.

5. Видеть перемещения товара на склад.

6. Получать всю необходимую информацию о поставщиках в разрезе поступающей и реализованной продукции.

7. Делать выгрузку данных по товарам, поставщикам в Excel.

LiteBox: готовое решение для автоматизации торговли

Компания LiteBox помогает предпринимателям по принципу единого окна автоматизировать торговлю:

подключить онлайн-кассу (смарт-терминал или фискальный регистратор) с бесплатной кассовой программой

подключить товароучетную программу (полный товароучет, модули для работы с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”).

Вы можете выбрать онлайн-кассы LiteBox, предназначенные для торговых сетей или для малого бизнеса . Например, в качестве готового решения для маленького магазина можно рассматривать мобильный (с эквайрингом или без), который поддерживает работу с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий” и работает от аккумулятора до 20-24 часов. К кассе можно подключить всего за 500 рублей в месяц!

Занятие оптовой торговлей достаточно прибыльное занятие, которое развивается с каждым годом. Эффективная и инновационная автоматизация оптовой торговли склада обязана обеспечивать полную взаимосвязь всех отделений торговой фирмы в одной-единственной базе данных. Помимо этого, очень важно, чтобы такая система давала возможность анализа и последующего планирования всех закупок и продаж, а также учет движения товаров и оперативное ведение складского учета товаров. Ведение торгового бизнеса в настоящее время должно быть быстрым, эффективным и удобным, только в этом случае будет доход и успех. Поэтому очень важно максимально внимательно подойти к организации работы предприятия.

Для успешной работы склада по учету прихода и расхода товара, необходима организация автоматизированной системы учета на базе персональных компьютеров, терминалов сбора данных и другого специального оборудования. В зависимости от размера склада, важно обеспечить возможность обмена данными с основной базой данных при приемке или отгрузке товара из любого места. В этом случае, программное обеспечение должно позволять обмениваться с терминалами сбора данных как в режиме реального времени, так и через периодические сессии связи.

Любая система автоматизации учета только тогда выполняет свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Как правило, для решения подобных задач в системе автоматизации учета существует подсистема формирования отчетных документов (их еще называют выходными документами). Такая подсистема может формировать набор различных отчетных документов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Разрабатываемая в данном проекте система автоматизации предназначена для учета товара на оптовых складах ЧУП «Фрутимпорт». Оптовые склады данного предприятия принимают крупные партии товаров от поставщиков и отпускают их клиентам мелкими партиями (данные выводы сделаны на основании изученной нормативной документации предприятия). Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные, а также формировать отчетную документацию о совершенных операциях.

На складе происходит движение материальных и информационных потоков. Склад принимает и складирует готовую продукцию, эта операция сопровождается формированием приходной накладной. Отправляется продукция на основании расходной накладной. Прием и продажа товаров сопровождаются оформлением договоров об оплате, на основании которых впоследствии осуществляется оплата. Поэтому необходимо иметь возможность просмотра информации об оплаченных, неоплаченных и просроченных договорах.

Необходимость в автоматизации учета и контроля товаров на рассматриваемом предприятии возникла в связи с быстрым увеличением товарооборота. При ежедневном обороте 200 -- 500 операций купли-продажи в день становиться проблематично вести учет ручным методом. Также предприятие обладает несколькими складами, которые распределены по всему городу, поэтому оперативный учет остатков по складам при ручном методе ведения делопроизводства трудоемок и со временем станет невозможным. Именно по этому предприятию необходимо переходить на автоматизированную систему делопроизводства.

При построении системы необходимо решить следующие проблемы:

Работа с большой номенклатурой однотипного товара;

Полная автоматизация движения документов внутри предприятия;

Контроль остатков по нескольким складам в реальном времени;

Ведение бухгалтерии предприятия в соответствии с законодательством;

Разграничение прав доступа к информационным базам и документам.

В Приложении А приведена схема движения материальных и информационных потоков на рассматриваемом предприятии. Материальные потоки представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Из приведенной схемы следует, что информационные потоки поступают в виде приходных и расходных накладных и оформляются операторами. Полученная информация предоставляется в виде отчетной документации о движении товаров начальнику склада, и в виде исходных данных для бухгалтерии. С помощью полученной отчетной информации начальник склада решает вопросы о закупках товара, расширении номенклатурного перечня и предоставления отчетов о работе склада начальству. В бухгалтерии осуществляются необходимые бухгалтерские операции, на основании которых предоставляются отчеты для начальства, а так же информация для операторов об оплате полученного товара конкретного контрагента, для возможности предоставления новой партии товаров. Руководство на основании полученных отчетов осуществляет анализ работы всей фирмы в целом.

Из этого следует, что движение информационных потоков сопровождается оформлением документации, необходимой на конкретном этапе ее поступления. В связи с увеличением объема используемой информации и необходимостью сокращения времени на оформление документов и отчетов возникла необходимость в создании автоматизированной системы, позволяющей облегчить и ускорить процесс учета товаров.