Diverse tranzacții comerciale ale întreprinzătorilor individuali, precum și ale persoanelor juridice. persoanele trebuie neapărat confirmate prin tot felul de documente primare.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactați un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Acestea trebuie să fie întocmite în deplină conformitate cu formate speciale unificate, care se reflectă în actele legislative.

Precum și documentația contabilă internă a întreprinderii. Mai mult, astfel de documente primare devin valabile dacă nu există doar un formular aprobat, ci și semnătura unei persoane autorizate.

Lista persoanelor care au dreptul de a transfera astfel de competențe este aprobată și printr-un act juridic special.

Ce trebuie sa stii

Activitățile economice și financiare ale diferitelor tipuri de întreprinzători individuali, precum și ale persoanelor juridice, trebuie să se desfășoare strict în conformitate cu legislația în vigoare.

Confirmat acest moment cu ajutorul documentelor contabile primare speciale.

Mai mult, formatul acestuia trebuie să corespundă în mod necesar unor forme speciale stabilite la nivel legislativ.

Cele mai importante aspecte care trebuie luate în considerare în prealabil vor include următoarele:

• momente de bază;
• de ce este nevoie;
• baza legala.

Va trebui acordată o atenție deosebită documente primare. Deoarece acest document este deosebit de important pe fondul celorlalte.

Prezența sa va simplifica foarte mult un număr mare de proceduri diferite care sunt asociate cu documentarea activităților de afaceri.

Momente de bază

Pentru a evita diversele dificultăți, merită să vă familiarizați în prealabil cu principalele definiții și scopuri ale unor documente.

Cele mai semnificative definiții sunt următoarele:

• „documente primare”;
• „ordonare pentru dreptul de semnătură”;
• "Persoane autorizate".

Toate acestea împreună vor ajuta la evitarea diferitelor tipuri de dificultăți dacă este necesar să se studieze actele legislative care reglementează tipul de chestiune în cauză.

Termenul „documente primare” se referă la documentele care reflectă toate tipurile de operațiuni contabile și de afaceri din întreprindere. Astfel de documente sunt dovada realizării lor.

„Ordin pentru dreptul de semnătură” - un document special care reflectă o listă a anumitor persoane.

Această listă include cetățenii care au dreptul de a confirma legitimitatea întocmirii anumitor documente primare.

Această problemă este analizată cât mai detaliat în Acest act legislativ evidențiază principalele nuanțe asociate documentării speciei în cauză.

„Persoane autorizate” - cetățeni care au dreptul de a semna un document care dă autoritatea de a forma documente primare.

Aceste posturi includ, de regulă, contabili, directori de întreprinderi, fondatori.

De fapt, persoana autorizată pentru astfel de acțiuni este stabilită prin statutul unei anumite întreprinderi. Totul depinde în primul rând de forma organizatorică și juridică.

De ce este nevoie

Un ordin pentru o listă a persoanelor îndreptățite să semneze documentele primare se întocmește de obicei în următoarele cazuri:

De asemenea, ar trebui să vă amintiți câteva nuanțe semnificative asociate cu formarea documentelor primare și a altor documente.

În primul rând, acestea includ următoarele:

Documentele trebuie intocmite	În conformitate cu regulile stabilite de lege
Dacă documentul principal din anumite motive nu este unificat	Prin lege, organizația trebuie să o dezvolte în mod independent
Documentele trebuie să conțină câteva detalii obligatorii	Care includ următoarele: numele complet al documentului; codul formularului; Data pregătirii; detaliile tranzacției; masurarea functionarii; numele oficialilor
Documentele primare trebuie pregătite direct	În momentul operației

Prezența semnăturii unei persoane autorizate pe documentul principal este strict necesară. Vă rugăm să rețineți că nu sunt permise modificări.

În cazul detectării unei erori, informații false, va fi necesară redactarea din nou a documentului.

Atunci când efectuează diverse audituri, autoritățile fiscale trebuie să efectueze verificarea documentelor primare.

Cadrul legal

Pentru a evita diversele probleme legate de formarea documentelor de tip primar, va fi necesar să se înțeleagă fără greșeală actele legislative.

fundamental document legal este .

Acesta include următoarele documente principale:

	Care este obiectul contabilității
	Indică obligația de a ține evidența contabilă
	Cum este organizarea contabilității
	Face
str. nr 9	Care sunt documentele contabile primare
	Cum sunt selectate registrele contabile
	Procedura de realizare a inventarierii pasivelor, activelor
	Cum se efectuează măsurarea monetară a obiectelor contabile?
	Cerințe contabile standard
	Ce este inclus în situațiile contabile/financiare
	Ce s-a întâmplat perioadă de raportare, precum și data raportării

Totodată, forma ordinului, care se cere să fie întocmită pentru a da anumite competențe unor persoane în semnarea actelor primare, nu este stabilită prin lege.

Prin urmare, întreprinderea este obligată să dezvolte independent un astfel de format și să-l folosească în mod continuu.

În ciuda absenței unei forme unificate, este imperativ să reflectăm unele puncte. Legislația conține recomandări legate de pregătirea unor astfel de ordine.

Ordin privind acordarea dreptului de semnare a documentelor primare

Lista nuanțelor asociate în diferite moduri cu procedura de generare a documentelor de tipul în cauză este destul de extinsă.

Dacă este posibil, ar trebui să vă familiarizați cu toate acestea în prealabil, înainte de începerea întocmirii comenzii și a aprobării acesteia.

La cel mai mult Puncte importante, care ar trebui luate în considerare în prealabil, vor putea fi incluse următoarele:

• procedura de formare a documentului;
• înregistrarea contabilului șef;
• înlocuirea cu o împuternicire;
• mostra completata.

Procedura de generare a unui document

În primul rând, ar trebui să decideți dacă este necesar să întocmiți acest document.

Astăzi este necesar să se întocmească un astfel de document în următoarele situații:

Algoritmul în sine pentru proiectarea acestei documentații este următorul:

Această comandă poate fi de două tipuri:

• urgent;
• perpetuu.

În primul caz, textul comenzii va indica data până la care va fi valabilă.

Dacă comanda este nelimitată, atunci dreptul de a semna documentele primare va fi păstrat fără greșeală pe toată durata muncii angajatului, ceea ce se reflectă în comandă.

Dreptul se pierde la momentul sau anularea comenzii din orice motive justificate.

Înregistrare pentru contabil șef

Astăzi, șeful, pe baza legislației în vigoare în Federația Rusă, are dreptul de a menține în mod independent evidența contabilă.

Totodată, contabilul șef poate desfășura și diverse tipuri de acțiuni în locul șefului întreprinderii. Inclusiv semnarea tuturor tipurilor de documente contabile primare.

Toate acestea trebuie să fie compuse într-un anumit fel. În cele mai multe cazuri, acest drept de a semna documentele primare este disponibil în mod implicit.

Dar, în unele cazuri, șeful întreprinderii trebuie să întocmească un ordin special, care va reflecta dreptul Ch. contabil pentru semnătură.

O listă completă a situațiilor în care acest lucru se întâmplă este reflectată în actele juridice de reglementare.

Înlocuirea procurii

Adesea există situații în care este necesară înscrierea unei semnături pe diferite documente primare.

Dacă este necesar să transferați acest tip de autoritate nu unei liste de persoane, ci doar unui singur funcționar, puteți emite nu un ordin, ci.

Formatul acestuia nu este stabilit prin lege. Prin urmare, poate fi întocmit într-o formă liberă.

Merită să vă familiarizați în prealabil cu un eșantion corect întocmit din acest tip de procură. Deci se va putea evita un numar mare o varietate de dificultăți.

Eșantion finalizată

Dacă dintr-un motiv oarecare nu există experiență în compilarea comenzilor pentru dreptul de semnătură, cu siguranță ar trebui să vă familiarizați cu imaginea deja completată.

Acest lucru va evita posibilitatea de a face diverse tipuri de erori. În acest moment, o astfel de comandă trebuie să includă în mod necesar următoarele date:

• numărul de serie al comenzii;
• data întocmirii și orașul;
• referire la legislația în vigoare;
• sunt enumerate numele de familie, prenumele și patronimele salariaților, funcțiile cărora le-a fost transferat dreptul de semnătură;
• o semnătură este aplicată cu o decriptare a capului;
• se aplică sigiliul organizaţiei.

Toate documentele în numele organizației au dreptul de a semna capul acesteia. Această regulă generală este probabil cunoscută de fiecare contabil. Cu toate acestea, nu este întotdeauna recomandabil să petreceți timpul managerului pentru a semna fiecare document oficial. Până la urmă, fluxul de documente în companii poate atinge volume semnificative. În plus, managerul poate pleca în vacanță, se poate îmbolnăvi, merge într-o călătorie de afaceri etc. În toate aceste situații, devine necesară delegarea dreptului de semnătură. Procedura de procesare a acestei operațiuni depinde de ce anume este de încredere pentru a semna o terță parte. Astăzi ne vom opri asupra regulilor de transfer al dreptului de a semna contracte de drept civil și a documentației de personal. Și următorul articol al acestui ciclu va fi dedicat problemelor semnării impozitului, situațiile financiareși documentele aferente.

Semnarea contractelor de drept civil

Să începem cu cea mai simplă variantă - semnarea diferitelor contracte de drept civil. Aici, regula generală este în vigoare conform căreia contractul în numele companiei este semnat de șeful acesteia (articolul 1 din Codul civil al Federației Ruse). Dar, în același timp, directorul poate delega acest drept oricărei alte persoane. Pentru a face acest lucru, este suficient să emiteți o procură adecvată în numele organizației (articolul 1 din Codul civil al Federației Ruse). Vă rugăm să rețineți că o procură poate fi întocmită nu numai pentru un angajat al unei organizații, ci și pentru o persoană care nu face parte din personalul organizației și nici măcar nu are un contract de drept civil cu aceasta. Mai mult, o procură poate fi eliberată și unei persoane juridice. În acest caz, șeful societății autorizate sau o persoană desemnată de acesta (tot pe baza unei procuri) va putea acționa în numele societății.

Regulile generale de eliberare a împuternicirii pentru semnarea contractelor sunt date în articolul 185.1 din Codul civil (rețineți că aceleași prevederi se aplică la emiterea împuternicirilor în majoritatea celorlalte scopuri, de exemplu, în scopuri fiscale).

Deci, o împuternicire în numele unei persoane juridice se eliberează într-o formă scrisă simplă (cu excepția cazurilor în care se transferă împuterniciri pentru a finaliza o tranzacție care necesită autentificare notarială sau pentru a semna diverse documente legate de obiectele imobiliare înregistrate - în în aceste cazuri, împuternicirea va trebui să fie certificată de un notar). Nu există formulare unificate pentru împuternicire. Aceasta înseamnă că compania însăși poate dezvolta mostrele necesare. Acestea nu trebuie să fie aprobate prin niciun document administrativ intern. Acest lucru se explică prin faptul că împuternicirea nu este un document contabil primar, întrucât nr tranzacții de afaceri nu confirmă în sine. Astfel, dacă este necesar, societatea poate oricând să completeze sau să schimbe cu promptitudine forma împuternicirii.

Dintre detaliile obligatorii pentru o procură, Codul civil al Federației Ruse numește doar semnătura șefului organizației și data emiterii documentului (clauza 4, articolul 185.1 și clauza 1, articolul din Codul civil). al Federației Ruse). Nici perioada de valabilitate a procurii, nici specimenul de semnătură a persoanei împuternicite, nici motivele transferului de autoritate nu sunt detalii obligatorii, dar pot fi incluse în textul actului dacă mandantul consideră că este necesar.

Din Dispoziții generale despre împuternicire rezultă că aceasta trebuie să cuprindă esența împuternicirilor delegate, precum și datele persoanei împuternicite și ale persoanei care a emis împuternicirea. În practică, pentru identificare într-o procură entitate legală(atât principalul, cât și persoana autorizată), sunt indicate forma organizatorică și juridică a acesteia, denumirea companiei, PSRN și TIN. Și pentru a identifica o persoană ca mandatar - numele său de familie, prenumele și patronimul (în întregime), data și locul nașterii, locul de reședință, precum și datele pașaportului (serie, număr, data eliberării și datele unității) care a emis documentul (nume și număr)). În consecință, împuternicirea va fi valabilă doar la prezentarea pașaportului persoanei împuternicite (unde, de altfel, există și un eșantion de semnătură - motiv pentru care este opțională în împuternicire).

În plus, împuternicirea poate reflecta perioada de valabilitate a acesteia. Dacă nu se face acest lucru, atunci va fi valabil timp de exact un an de la data emiterii (clauza 1, articolul Codului civil al Federației Ruse). Vă rugăm să rețineți că în împuternicire poate fi specificată absolut orice perioadă: legislația nu prevede valori minime sau maxime. În același timp, este imposibil să se stabilească termenul unei procuri sub forma unui eveniment (de exemplu, primirea de bunuri sau semnarea unui contract), deoarece o astfel de abordare contravine regulilor generale ale unui articol din Codul civil. a Federației Ruse. Acest articol vă permite să determinați perioada indicând doar un astfel de eveniment care trebuie să apară în mod inevitabil, adică nu poate depinde de voința și acțiunile părților (clauza 4 din scrisoarea de informare a Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Tribunalului). Federația Rusă din data de 11.01.02 Nr. 66).

Să rezumam. Dreptul de a semna acte civile în numele organizației poate fi transferat oricărei persoane. Transferul se face printr-o procură scrisă semnată de șeful organizației. Forma unificată a acestui document nu este stabilită. Perioada de valabilitate a procurii este determinată de organizație pe cont propriu, în funcție de circumstanțe specifice.

Semnarea documentației de personal

Codul Muncii nu conține norme directe care să reglementeze transferul competențelor conducătorului organizației de a semna contracte de muncă și alte documentele de personal alte persoane, dar menționează în mod repetat însăși posibilitatea unui astfel de transfer. Deci, în articolul Codului Muncii al Federației Ruse se stabilește că drepturile și obligațiile angajatorului în relațiile de muncă pot fi exercitate, inclusiv de către persoane autorizate. Totodată, se spune că împuternicirile unor astfel de persoane se formalizează în modul stabilit prin actele constitutive ale organizației și reglementările locale. Și în articolul Codului Muncii al Federației Ruse se menționează că una dintre condițiile obligatorii ale contractului de muncă este informația despre reprezentantul angajatorului care a semnat contractul de muncă și baza în temeiul căreia este înzestrat acest reprezentant. cu puteri adecvate. În același timp, acest articol nu conține nicio precizare a procedurii de delegare a autorității.

Posibilitatea semnării ordinelor și a altor reglementări locale în materie de personal, nu numai de către șeful organizației, ci și de către o altă persoană împuternicită, este indicată și de statutul care reglementează procedura de completare a documentației primare a personalului contabil. De exemplu, în Instrucțiunile pentru aplicarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară pentru contabilizarea forței de muncă și plata acesteia (aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 05.01.04 nr. 1; în continuare - Instrucțiuni pentru completare formulare unificate) se spune că ordinul de angajare (formular nr. T-1) poate fi semnat nu numai de către șef, ci și de o persoană împuternicită. Cu toate acestea, aceste Instrucțiuni nu stipulează cum să oficializeze atribuțiile unei astfel de persoane și ce modificări trebuie făcute în formularul nr. T-1 dacă este semnat de o persoană autorizată.

Din păcate, Plenul Curtea Supremă de Justiție RF în Rezoluția nr. 2 din 17 martie 2004 „Cu privire la cererea instanțelor de judecată Federația Rusă din Codul Muncii al Federației Ruse” nu a răspuns, de asemenea, la întrebarea cum să oficializeze delegarea dreptului de a semna documentele de personal. Alineatul 12 din prezenta rezolutie spune doar ca reprezentantul angajatorului este persoana care, in conformitate cu actele constitutive ale unei persoane juridice sau reglementarilor locale sau in virtutea unui contract de munca incheiat cu aceasta persoana, este inzestrata cu atributii corespunzatoare. Cu alte cuvinte, pentru a transfera dreptul de a semna documentele de personal, este necesar să se prevadă procedura pentru acest transfer în actul de reglementare local al organizației sau să se facă o clauză corespunzătoare în contractul de muncă încheiat cu persoana împuternicită. Cu toate acestea, judecătorii Curții Supreme a Federației Ruse nu au precizat ce documente specifice pot confirma transferul temporar al competențelor șefului și, în special, dacă este necesar să se întocmească o procură pentru o persoană autorizată.

Nu există temeiuri formale pentru emiterea unei împuterniciri în acest caz, întrucât legislația muncii nu conține o astfel de cerință. Normele articolului din Codul civil al Federației Ruse conform cărora se eliberează o împuternicire pentru a delega atribuțiile șefului nu sunt obligatorii la transferul competențelor de semnare a documentelor de personal. Într-adevăr, în virtutea prevederilor articolului din Codul Muncii al Federației Ruse, relațiile de muncă sunt reglementate de legislația muncii, care constă în Codul Muncii, alte legi federale și legi ale entităților constitutive ale Federației Ruse care conțin legea muncii. normelor. Adică, Codul civil, care conține normele dreptului civil (și nu al muncii), nu este un act juridic de reglementare care reglementează raporturile de muncă.

Cu toate acestea, instanțele nu recunosc întotdeauna că, pentru a transfera competențele șefului de a semna documente de personal, este suficient să se emită actul de reglementare local corespunzător (de exemplu, un ordin). Adesea, arbitrii solicită ca în acest caz să se elibereze o procură suplimentară persoanei autorizate (a se vedea Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 09.01.04 Nr. KG-A41 / 10211-03). Deși uneori organizațiile reușesc totuși să apere în instanță deciziile personalului luate de o persoană autorizată care a acționat doar în baza unui ordin (vezi rezoluția FAS din Districtul Siberiei de Est din 12.03.09 Nr. A19-7218 / 07-57- 5-52-F02- 826/09).

Să facem o concluzie. Pentru a evita contestarea și recunoașterea drept ilegale a deciziilor de personal luate de o persoană împuternicită, este totuși mai bine să îi eliberezi o împuternicire. În plus, nu este împotriva legii. La urma urmei, este clar că o persoană autorizată, care semnează contracte de muncă, acte locale și alte documente de personal, nu acționează în nume propriu, ci reprezintă interesele organizației patronale. Iar reglementarea legislativă a problemei reprezentării intereselor unei persoane juridice în fața terților este prevăzută doar de normele Codului civil. Prin urmare, dacă o organizație, pentru a evita riscurile, decide să emită o împuternicire pentru a semna documentele de personal, atunci atunci când o întocmește, este necesar să se țină seama de prevederile Codului civil al Federației Ruse privind o putere. de avocat.

În împuternicirea eliberată persoanei împuternicite, este necesar să se indice ce acțiuni pe „partea de personal” în numele organizației este îndreptățită să efectueze și să se stabilească durata mandatului. De asemenea, este de remarcat faptul că persoana autorizată acționează în numele organizației, nu ca individual ci ca angajat al unei organizaţii care deţine o anumită funcţie. Acest lucru nu îi va permite să abuzeze de drepturile acordate în caz de concediere și, de asemenea, va limita domeniul de aplicare al procurii la „teritoriul” organizației, deoarece informațiile din personalul companiei vor fi necesare pentru a-i confirma autoritatea.

Formularea procurii în acest caz poate fi după cum urmează:

Societatea cu răspundere limitată „Lazurit-FS” reprezentată de directorul Dmitry Anatolyevich Nikolaev, acționând în baza Cartei, îl autorizează prin prezenta pe Ivan Dmitrievich Petrov (date pașaport, data și locul nașterii, locul de reședință etc.) să dețină funcția de șef departament personal al Societății cu răspundere limitată „Lazurit-FS”,...

Să rezumam. Legislația muncii prevede posibilitatea transferării atribuțiilor șefului de a semna documente de personal către terți. În același timp, Codul Muncii al Federației Ruse nu oferă un răspuns clar la întrebarea cu privire la modul de oficializare a delegării de autoritate a șefului organizației, solicitând doar ca procedura pentru o astfel de delegare să fie înregistrată în reglementările locale sau acte constitutive. Practica judiciară necesită adesea executarea suplimentară a unei procuri.

Întrucât persoana împuternicită în această situație reprezintă interesele unei persoane juridice, iar procedura de oficializare a unei astfel de reprezentări este fixată în Codul civil, în cazul delegării de competență pentru semnarea actelor de personal, se întocmește o împuternicire conform la regulile prevăzute de prezentul cod.

Cum este semnătura unei persoane autorizate

Separat, ne oprim asupra caracteristicilor designului documentelor în sine, avizate de o persoană autorizată.

Atunci când un reprezentant acționează prin împuternicire, „plafonul” unui contract de drept civil se întocmește după cum urmează. Organizația principală este indicată ca parte la acord, iar apoi se prevede că un reprezentant prin împuternicire acționează în numele său. Totodată, în textul contractului sunt introduse detaliile procurii (data, număr, dacă există). Informațiile detaliate despre persoana autorizată (data, locul nașterii, locul de reședință etc.) pot să nu fie specificate în contract. Dar uneori este mai bine să o faci. De exemplu, dacă vorbim de tranzacții mari, sau de tranzacții imobiliare care sunt supuse înregistrării. Informațiile despre persoana împuternicită sunt introduse în contract în strictă conformitate cu modul în care sunt indicate în împuternicire.

„Antetul” unui acord încheiat de un administrator în numele unei organizații poate arăta astfel:

Societatea cu răspundere limitată „Lazurit-FS” reprezentată de Dmitri Anatolyevich Nikolaev (dacă este necesar, indicați datele sale pașaport, data și locul nașterii etc.), care acționează pe baza unei procuri din 16 septembrie 2016 ...

Reprezentarea se întocmește oarecum diferit atunci când o persoană autorizată semnează documente unilaterale în numele mandantului, de exemplu, declarații, pretenții etc. În această situație, imediat lângă semnătură se află inscripția „reprezentant prin împuternicire” și sunt afișate detaliile împuternicirii.

În ceea ce privește documentația de personal, aici procedura de eliberare a semnăturii unui mandatar depinde de tipul documentului. Deci, la întocmirea contractelor de muncă se folosește exact aceeași abordare ca la întocmirea contractelor de drept civil. Adică în „antetul” contractului de muncă se indică faptul că acesta este încheiat de o persoană juridică în numele căreia acționează un reprezentant autorizat. Și pentru semnarea altor documente de personal (de exemplu, comenzi) de către o persoană autorizată, puteți face modificările corespunzătoare atributului „semnătură” al documentului care este emis. Adică, un astfel de ordin va indica nu „Șeful organizației”, ci „Persoana autorizată”, iar câmpurile vor fi adăugate pentru a reflecta detaliile procurii.

Dar poți merge pe altă cale. După cum sa menționat deja, Orientările pentru completarea formularelor unificate prevăd direct posibilitatea de a semna astfel de formulare nu de către șef, ci de către o persoană autorizată. Dar, în același timp, nu există rezerve că în acest caz este necesară schimbarea „semnăturii” necesare a formularului în sine în Instrucțiuni. Prin urmare, putem trage următoarea concluzie: o persoană autorizată are dreptul să-și pună semnătura în coloana corespunzătoare în locul semnăturii capului. Aceasta înseamnă că nu trebuie să faceți nicio modificare în formular. Iar imputernicirile semnatarului, daca este cazul (la cererea salariatului, inspectoratului de munca, instantei, etc.) vor fi confirmate prin ordin si imputernicire.

În cazul general, dreptul de a reprezenta societatea (a acționa în numele companiei), inclusiv semnarea documentelor contabile primare, fără împuternicire și orice alte documente, aparține organului executiv unic al companiei - conducătorul acesteia sau un persoană care a primit astfel de funcții în baza unui acord (de exemplu, un manager).

Mai există cineva care poate semna documentele primare? La urma urmei, se poate dovedi că managerul este absent de la locul de muncă, este în concediu medical sau în vacanță sau fluxul de lucru al organizației este prea mare și este nerealist ca o persoană să facă față unui astfel de volum de muncă. Ce să faci în acest caz? Este posibil să transferați dreptul de a semna documente altor persoane?

Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente primare se stabilește de către conducătorul societății prin ordin sau alt document administrativ. Șeful are dreptul de a emite o împuternicire pentru dreptul de a semna documentele relevante atât pentru șeful organizației, cât și pentru funcționarii acesteia.

Ce document va confirma dreptul de a semna documente primare - un ordin sau o procură? Ambele documente pot confirma autoritatea cetățeanului de a semna documentele primare. Care este diferența dintre aceste documente? Să ne dăm seama.

Semnarea documentelor primare prin procura

Fondatorul companiei, acționarul, alți cetățeni nu sunt singurul organ executiv al companiei și nu au dreptul să acționeze în numele companiei. Totuși, aceștia pot reprezenta interesele companiei pe baza unei împuterniciri care le-a fost eliberată. În plus, o împuternicire pentru semnarea documentelor primare (vom oferi mai jos un exemplu de text al documentului) poate fi eliberată unui cetățean cu care societatea nu are o relație de muncă, adică nu este angajat al companiei. companie. Dacă o companie a emis o împuternicire unei persoane, atunci cetățeanul devine reprezentantul său autorizat și are dreptul de a semna documente primare în numele companiei.

Astfel, dacă o companie trebuie să acorde unui cetățean dreptul de a semna documente primare, este necesar:

• eliberează de la societate (reprezentată de directorul ei general) o împuternicire pentru dreptul de a semna documente primare pentru funcționarii relevanți;
• desemnează într-un contract separat de cesiune obligația cetățeanului de a depune în timp util documentele pentru înregistrarea în registrele contabile, precum și responsabilitatea sa pentru exactitatea datelor transmise.

O procură pentru dreptul de a semna documentele primare nu are un eșantion aprobat oficial. Este în formă liberă. Antetul indică denumirea societății, numărul împuternicirii, data la care a fost eliberată împuternicirea. Corpul principal al documentului va arăta astfel:

„Lyudmila LLC”, reprezentată de directorul general Nazarov D.V., acționând pe baza statutului, prin această împuternicire acordă fondatorului societății cu răspundere limitată „Lyudmila” Volnina Darya Vladimirovna (este necesar să se indice complet datele pașaportului și locul de reședință) dreptul de a semna contracte (acorduri, contracte).

Ordin pentru dreptul de a semna documentele primare

Ordinul este emis de către șeful anumitor funcționari care lucrează în companie și este valabil tot timpul cât sunt angajați ai companiei. Astfel, există mai multe diferențe între o procură și un ordin:

• împuternicirea se eliberează unei anumite persoane, și nu unui angajat care deține o anumită funcție în cadrul companiei;
• o procură este de obicei eliberată pentru o anumită perioadă (de exemplu, pentru un an);
• o procură poate fi eliberată unei persoane fizice care nu se află într-un raport de muncă cu societatea, în timp ce ordinul se aplică angajaților companiei.

Forma ordinului pentru dreptul de semnare a documentelor primare nu este aprobată legal, societatea putând întocmi singur acest document. Este recomandabil să includeți următoarele informații în comandă:

• Numele complet al angajaților;
• funcțiile angajaților care au dreptul de a semna documente;
• ordinul poate conține o listă specifică de documente.

Comanda din dreapta de semnare a documentelor primare (exemplu)

Semnătură fax pe documentele primare

Unii manageri consideră că nu este necesar să se acorde angajaților dreptul de a semna documente - pot folosi pur și simplu un facsimil în loc de propria semnătură. Potrivit Codului civil, un facsimil poate fi folosit în cazurile și în modul prevăzut de lege, alte acte juridice sau prin acordul părților. Cu toate acestea, utilizarea fax-similelor pe documentele primare este un aspect discutabil: autoritățile de reglementare consideră că utilizarea fax-similelor la procesarea documentelor primare este ilegală. Deși au existat cazuri în care practica arbitrajului demonstrează punctul de vedere opus în această problemă, însă, dacă nu vrei puncte controversate, este mai bine să nu folosești un facsimil.

Potrivit art. 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402, fiecare fapt al vieții economice a întreprinderii este supus înregistrării prin documentul contabil primar. Documentele primare includ orice documente legate de contabilitate și contabilitate fiscală:

• facturi;
• ordine de plată;
• acte;
• extracte;
• referințe;
• borderouri etc.

Să ne întoarcem la opinia Ministerului de Finanțe al Rusiei, exprimată în această privință în Informația din 04.12.2012 nr. ПЗ-10/2012. Potrivit acestuia, șeful fiecărei organizații trebuie să stabilească lista persoanelor cărora li se va oferi posibilitatea de a certifica documentele contabile primare.

Alocați dreptul primei și celei de-a doua semnături. Prima aparține liderului. Pentru a acorda un astfel de drept, se folosește un exemplu de ordine din dreapta primei semnături. Al doilea aparține contabilului șef al organizației. Dacă este necesar, directorul întreprinderii stabilește cui trebuie să fie delegată certificarea anumitor lucrări. Practic, este furnizat angajaților care, la datorie, trebuie să lucreze adesea cu organizații primare: șefi de divizii și sucursale separate, contabili, angajați ai departamentelor economice etc. Terților care nu au legătură cu societatea nu li se oferă posibilitatea. a semna acte.

Dacă este necesar să se delege autoritate, managerul decide cum să acorde angajatului său dreptul de semnătură. Puteți face acest lucru în două moduri:

• cu ajutorul unei procuri pentru semnarea primarului;
• aprobarea unei comenzi speciale.

Acum să ne dăm seama în ce cazuri este necesar să se întocmească o procură și în care - să emită un ordin.

Împuternicire

Este adecvat în cazurile în care actele sunt semnate nu numai în cadrul întreprinderii, ci și în alte locuri. De exemplu, atunci când un șofer expeditor primește marfă de la un depozit al unei organizații partenere sau când un contabil primește un extras de cont bancar etc.

Ordin

Se referă numai la acele persoane care lucrează în companie și primesc dreptul de a certifica acte strict interne ale companiei.

După întocmirea decretului, directorul trebuie să certifice cu autograful său semnăturile angajaților indicați în acesta. Durata comenzii este determinată în individual: un ordin de drept de semnare a documentelor primare poate fi de natura nelimitata, sau poate fi intocmit pentru o perioada determinata, in functie de situatia din cadrul societatii.

Indiferent dacă se va emite actul administrativ sau șeful își va acorda preferința unei împuterniciri, formularul trebuie să indice:

• datele personale ale persoanei autorizate;
• numele actelor pe care le poate semna;
• dacă se eliberează o împuternicire, trebuie să indicați suplimentar perioada de valabilitate a acesteia.

Procedura de transfer al dreptului de semnătură

Împuternicirea unui angajat cu aceste atribuții se formalizează astfel.

Toate detaliile necesare sunt introduse în comanda de eșantion pentru acordarea dreptului de semnătură:

• număr de ordine;
• Data pregătirii;
• Numele companiei;
• localitateîn care este înregistrată societatea.

În principal, un exemplu de comandă pentru dreptul de a semna documente ar trebui să conțină datele angajatului (sau angajaților, dacă ordinul se referă la mai multe persoane):

• denumirea funcției;
• NUMELE COMPLET.;
• o listă de documente pe care angajatul are dreptul să le semneze;
• viza executiv;
• eșantion de semnătură a unei persoane autorizate.

Această decizie trebuie făcută cunoscută angajatului. El trebuie să semneze în semn de familiarizare cu el și să-și exprime acordul cu atribuțiile care i-au fost transferate. Deoarece nu există un formular de comandă unificat pentru acest caz, puteți dezvolta independent un formular, concentrându-vă pe mostrele noastre, și să îl utilizați în munca dvs.

Vechea Lege a Contabilității prevedea ca lista persoanelor îndreptățite să semneze documente primare să fie aprobată de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Noua Lege nu prevede nici aprobarea listei, nici acordul acesteia cu nimeni. Totodată, potrivit Ministerului de Finanțe, șeful companiei trebuie să stabilească în continuare lista persoanelor îndreptățite să semneze documente primare.

Unul dintre următoarele documente poate confirma autoritatea de a semna documente:

• document administrativ intern pentru organizație (un ordin semnat de șef sau o prevedere aprobată de acesta cu privire la dreptul de a semna documentele);
• o împuternicire în numele organizației, întocmită în conformitate cu cerințele Codului civil, adică din nou semnată de șef.

Care este diferența dintre o procură și un ordin? Ordinul pentru dreptul de a semna documente în numele organizației se emite anumitor funcționari care lucrează în cadrul companiei și este valabil pe toată perioada raporturilor de muncă cu acești angajați. Adică, ordinul formalizează repartizarea puterilor în cadrul organizației.

De obicei, ordinul deleagă dreptul de a semna acele documente care nu părăsesc niciodată pereții organizației. La urma urmei, ca regulă generală, documentele administrative interne ale companiei nu se aplică terților (nu în personalul acesteia). În cazuri foarte rare, reglementările stabilesc că dreptul de a semna un anumit tip de document în numele organizației este acordat altor persoane tocmai prin ordin. Aceste documente includ facturi.

Dar se întâmplă ca contrapărțile să solicite o împuternicire pentru a verifica autoritatea celui care semnează documentul. Apoi, pentru a evita disputele inutile, puteți emite o împuternicire sau atât un ordin, cât și o împuternicire.

O procură, spre deosebire de ordin, este întotdeauna eliberată unei anumite persoane, și nu unei persoane care deține o anumită funcție. Puteți specifica funcția în împuternicire, dar acest lucru nu este obligatoriu. De obicei, o procură este eliberată pentru o anumită perioadă de timp. Dacă termenul de valabilitate nu este specificat în împuternicire, atunci acesta este valabil un an de la data executării acesteia.

Nu vă puteți lipsi de o procură atunci când transferați dreptul de a semna documente primare în numele companiei unei persoane care nu este angajatul acesteia.

Când vine vorba de un angajat al organizației, acesta ar trebui să se reflecte în contractul său de muncă sau Descrierea postului, cu care trebuie să fie familiarizat împotriva semnăturii, obligația sa de a întocmi acte primare, dreptul de semnătură care i se acordă.

Și în ciuda faptului că legea nu obligă șeful să aprobe lista persoanelor care au dreptul să semneze documente în numele companiei, întocmirea și aprobarea unei astfel de liste nu va strica.

Este bine atunci când toată lumea din organizație știe cine este responsabil pentru executarea unui anumit document și pentru oportunitatea primirii acestuia de către departamentul de contabilitate.

Separat, ne oprim pe semnătura contabilului șef din primar. După cum vă amintiți, vechea Lege nr. 129-FZ spunea că fără semnătura contabilului șef, documentele bănești și de decontare sunt considerate nule și nu trebuie acceptate pentru executare. Nu există o astfel de prevedere în Legea nr. 402-FZ. Aceasta înseamnă că este posibil să nu existe o semnătură a contabilului șef pe contul principal. Dar există o serie de excepții.

În primul rând, documentele de numerar. Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3210-U prevede că documentele de numerar trebuie semnate de contabilul șef, deși șeful poate autoriza o altă persoană. Deci pentru valabilitatea acestor documente nu este necesară semnătura contabilului șef dacă acestea au fost semnate de un alt angajat autorizat. Însă contabilul-șef însuși, pentru a semna documente de numerar, nu este nevoie nici de procură, nici de ordin. El are dreptul să semneze aceste documente în virtutea funcției sale.

În al doilea rând, facturile. Totul este la fel aici - Codul Fiscal necesită semnătura contabilului-șef, dar vă permite să transferați aceste competențe unei alte persoane.

Citiți textul integral al seminarului în revista „ cartea principală. Sala de conferinte” 2015, Nr. 03