Toate tranzacțiile financiare sunt certificate prin documente relevante. Documentarea tranzacțiilor cu numerar este o confirmare a tuturor acțiunilor contabilului (casierului).

Gestionarea documentelor tranzacțiilor cu numerar este reglementată de legislația actuală a Federației Ruse.

Documentarea tranzacțiilor cu numerar

Cea mai responsabilă muncă la întreprindere este contabilitatea fondurilor și executarea corectă a documentelor de numerar.

Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse a aprobat anumite documente, cu ajutorul cărora contabilul efectuează contabilitatea primară a tranzacțiilor cu numerar la întreprindere. Documentele de numerar ale organizației sunt întocmite de contabilul șef, casier, uneori - de către director (în absența unui contabil). Toate documentele care confirmă baza înregistrării lor sunt atașate.

Pregateste documentele:

• sosit mandat de numerar(abrev. PKO) este un document primar (OKUD 0310001), care se eliberează la primirea banilor la casieria organizației;
• cheltuieli (abrev. RKO) - forma primară a oricărei contabilități de casă (OKUD 0310002);
• înregistrarea registrului de casă;
• extras de plată;
• decontare si salarizare;
• cartea contabilă a fondurilor emise (acceptate).

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare document.

PKO se completează manual sau în mod automat (programul 1C: Contabilitate). Acest program face mult mai ușor contabilitate la întreprindere și oferă o oportunitate unică, prin completarea doar a formularelor contabile primare, de a genera automat, fără niciun efort suplimentar, toate raportările ( cartea de numerar, salarizare etc.).

La primirea banilor, casierul sau contabilul trebuie să verifice semnătura contabilului-șef sau managerului. Apoi verificați suma reală de numerar și indicată în document. Recalcularea trebuie făcută în vizorul clientului.

Pentru înregistrarea corectă a PKO, trebuie să completați următoarele detalii:

• număr de înregistrare;
• Numele companiei;
• data de;
• numărul contului corespunzător (subcontul).

Un ordin de credit este emis în următoarele cazuri:

• vânzarea de bunuri;
• returnarea sumei neutilizate emisă anterior în subraport;
• primirea veniturilor etc. (la sfârșitul oricărei zile lucrătoare, se emite un PKO general).

RKO este conceput pentru înregistrarea rapidă și precisă a emiterii de fonduri de la casa de producție. O astfel de eliberare de numerar se efectuează în funcție de anumite documente (de exemplu, conform declarațiilor etc.) și cărți de identitate ale destinatarului. Datele obligatorii în RKO și PKO sunt aceleași. Este semnat numai de contabilul șef de producție și de managerul acestuia. Următoarele operațiuni sunt executate cu un astfel de ordin:

1. Emiterea de salarii personalului și angajaților întreprinderii. Confirmările sunt statul de plată și chitanța.
2. Depunerea veniturilor într-un cont bancar. Confirmat printr-o cerere de depunere de numerar în contul curent.
3. Emiterea de bani ca raport pentru o calatorie de afaceri sau achizitionarea de produse (avans, chitante, facturi) etc.

Procedura de emitere a unui carnet de numerar

Pentru a contabiliza banii emiși și primiți la casierie, se întocmește un carnet de casă (0310004). Toate înregistrările se fac în conformitate cu documentele primare, respectiv ordinele de numerar de primire și cheltuieli. După completarea fiecăruia dintre ele, se face o înscriere în carte.

Apoi casieria trebuie să verifice toate sumele indicate în documentele primare și în carnet, iar în caz de respectare integrală, să retragă soldul la sfârșitul zilei de lucru curente. Fiecare filă este sigilată cu semnătura casierului, care răspunde de exactitatea datelor furnizate. Dacă în cursul zilei nu s-au făcut înregistrări în carte, atunci restul zilei lucrătoare anterioare va fi soldul final al celei curente.

Păstrarea unui registru al fondurilor

Acest document este destinat a fi completat numai de casierul superior al întreprinderii. Este destinat producțiilor mari, unde documentele sunt distribuite clar între casierii seniori și obișnuiți (0310005).

La începutul zilei de lucru curente, contabilul-șef al întreprinderii emite o anumită sumă de bani, repartizată între casierii, contra semnăturii. Restul banilor se preda la sfarsitul aceleiasi zile tot sub semnatura unor persoane responsabile material. Dar dacă banii sunt emiși pentru plata salariilor, atunci soldul sau raportul complet se depune abia la sfârșitul perioadei determinate tocmai de statul de plată.

Este necesar pentru plata la timp a salariilor personalului și angajaților întreprinderii (0301009) și conține date precum:

• Numele angajatului:
• cuantumul salariului;
• numărul de ore efectiv lucrate;
• deducere din salariu;
• suma finală de plătit.

Această declarație este întocmită într-un singur exemplar pentru contabilitatea internă a organizației. În cazul în care salariul nu a fost eliberat la timp salariatului, marca „depus” este plasată în fața datelor acestuia. Întreaga sumă a salariilor plătite la întreprindere se întocmește printr-o notă de cheltuieli, ale cărei date de înregistrare sunt înregistrate în statul de plată. Statul de plată îndeplinește aceleași funcții ca și statul de plată.

Contabilitatea corectă a casieriei joacă un rol foarte important în activitățile fiecărei întreprinderi. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați următoarele reguli:

• efectuați în timp util și corect toate înregistrările în registrul de casă pe baza documente primare;
• prevenirea depășirii limitei la casierie, care este stabilită individual pentru fiecare întreprindere;
• păstrați banii gratuiti ai companiei pe conturile bancare.

Contabilitatea este documentară. Reflectarea tranzacțiilor comerciale asupra conturilor se realizează numai pe baza documentației. Un document este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale sau financiare și a dreptului de a o efectua. Calitatea contabilității depinde de corectitudinea și promptitudinea întocmirii documentelor. Valoarea documentelor în desfășurarea activității economice este destul de mare, deoarece documentele servesc pentru controlul preliminar și ulterior asupra siguranței proprietății, asupra legalității și oportunității operațiunilor comerciale.

Documentarea ca modalitate de formalizare a tranzacţiilor comerciale cu documente şi de fundamentare a înregistrărilor contabile este unul dintre elementele metodei contabile. Strâns legate de documentație sunt și alte elemente ale metodei contabile, precum conturile și stocurile.

Baza pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în sistemul contabil poate fi doar documente executate corect, deoarece pe baza acestora se stabilește legalitatea și oportunitatea operațiunilor. Documentele au o mare importanță în auditul activităților financiare și economice, în audit, în examinarea cauzelor penale și civile în curs de cercetare, cercetare și judecată, dobândind forță juridică a probei.

Clasificarea documentelor contabile este prezentată în tabelul 2.

Masa 2- Clasificarea documentelor contabile

Clasificare	Tipuri de documente	Denumirea documentelor
Prin programare	manageriale	Ordine, instrucțiuni, împuterniciri, ordine de plată
	Exculpator	Facturi, acte, chitanțe
	Inregistrarea contabila	Certificate contabile, certificate-calcule, extrase de distributie si grupare
	Combinate	Raport de avans, salarizare etc.
Procedura de compilare	Primar	Foile de pontaj, ordinele de numerar de primire și cheltuieli, cerințe etc.
		Raport de casierie, raport de depozit etc.
	Bani gheata	Ordine de numerar primite și ieșite, cecuri etc.
	material	Conosament, certificate de acceptare etc.
	Estimată	Verificări de decontare, rapoarte anticipate, cereri de plată și ordine de plată etc.
Mod de reflectare a tranzacțiilor comerciale. locul de compilare;		Facturi, comenzi, comenzi de numerar etc.
	Cumulativ	Carduri de limită, foi de pontaj etc.
Locul de compilare;	Intern	Rapoarte de mărfuri, extrase de decontare și plată, ordine de numerar de credit și debit
		Extrase bancare, conosament, facturi etc.

Întregul proces de compilare, verificare, prelucrare, grupare și reflectare a documentelor în registrele relevante se desfășoară conform unui plan specific. Pentru a asigura corectitudinea și promptitudinea înregistrării tuturor tranzacțiilor cu documente, este necesară procedura de deplasare a documentelor. Modul în care trec documentele din momentul în care sunt emise până la transferul în arhivă se numește flux de documente.

Tranzacțiile cu numerar sunt cele mai numeroase și mai frecvente în întreprindere. Contabilitatea acestora este însoțită de executarea unui număr de documente, care sunt prezentate în Anexa nr. 8 la această lucrare.

Mandatele de numerar sunt documente care atestă legalitatea primirii banilor la casieria întreprinderii și a cheltuirii acestora în scopul propus. Documentele de numerar pot fi întocmite fie pe hârtie, fie în în format electronic. În formă electronică, acestea sunt tipărite pe hârtie.

Acceptarea numerarului la casierie se efectuează conform ordinului de primire a numerarului (f. Nr. KO-1), semnat de contabilul șef. Chitanța de numerar (PKO) și chitanța pentru aceasta sunt completate de contabil într-un singur exemplar. În primul rând, se scrie numele organizației, în ordine, în locurile stabilite:

Numărul de ordine al comenzii (numerotarea PKO se realizează în ordine, începând de la 1 ianuarie până la sfârșitul anului);

Data primirii fondurilor;

În coloana „Cont corespunzător, subcont”, este indicat contul creditat în operațiune, adică. înregistrarea contabilă este fixă;

Dacă este necesar, se aplică cifrul contabilității analitice și cifra destinației fondurilor primite;

Mai jos, în rândul „Primit de la”, este indicat numele complet individual sau numele persoanei juridice.

Rândul „Motiv” indică sursa de primire a numerarului primit la casierie, adică. se reflectă conţinutul operaţiunii financiare şi economice. Ar putea fi:

1. aport la capitalul autorizat;

2. încasările din vânzarea de servicii, produse, bunuri;

3. un împrumut de la o persoană fizică;

4. soldul fondurilor contabile neutilizate;

5. taxa de sponsorizare;

6. numerar de la bancă,

7. rambursarea creditelor, lipsuri, furt etc.;

Rândul „Cerere” indică documentele primare care întocmesc tranzacția comercială:

1. comandă-ținută;

2. foi de parcurs;

3. factura;

4.contract de credit;

5. extras din hotărârea adunării fondatorilor;

6. declarație contabilă cu calcul;

7.scrisoarea clientului;

8. ordinea capului;

9. cec bancar;

10. declarația personală a angajatului etc.

Casiera acceptă numerar la casierie. La primirea PKO, el verifică:

Prezența semnăturii contabilului șef sau contabilului, iar în lipsa acestora - semnătura șefului, care trebuie să corespundă mostrelor existente;

Corespondența sumei de numerar în numere și cuvinte;

Disponibilitatea documentelor justificative pentru PKO;

Corespondența sumei indicate în PKO și suma de numerar efectiv acceptată.

In cazul nerespectarii uneia dintre aceste cerinte, casieria returneaza documentele la departamentul de contabilitate pentru prelucrare corespunzatoare.

Dacă toate documentele sunt verificate și nu există comentarii, casierul semnează PKO, o chitanță pentru acesta și pune o ștampilă care confirmă tranzacția în numerar. Deponentului i se dă o chitanță pentru PKO în mâinile sale.

Numerarul este acceptat în așa fel încât deponentul de numerar să poată observa acțiunile casierului.

În cazul în care suma depusă nu corespunde sumei din PKO, casieria fie se oferă să o majoreze dacă există lipsă, fie returnează surplusul.

Dacă deponentul refuză să plătească suma lipsă, casierul îi returnează suma depusă, taie PKO și o returnează șefului sau contabilului șef pentru reemiterea sumei.

Banii pe bonuri de numerar sunt acceptați doar în ziua în care sunt întocmiți. Atunci când se primesc numerar la casierie de la bancă, se întocmește și un ordin de intrare în numerar. Livrătorul este contabilul-șef, căruia casierul îi predă chitanța. Chitanța este atașată extrasului bancar.

Ordinele de numerar primite și ieșite separat sunt numerotate în ordine cronologică, de la începutul până la sfârșitul anului. Pe baza acestor comenzi și a documentelor anexate acestora, casieria face înscrieri în cartea de casă.

În noul Regulament, în vigoare de la 01.01.12. nu se menționează nimic despre ținerea unui registru de înregistrare a PKO și RKO, așa cum era înainte.

Numerarul este eliberat direct către destinatar, ceea ce poate fi indicat în următoarele documente de plată:

Într-un mandat în numerar pentru cheltuieli;

În statul de plată;

Pe statul de plată

pe baza unui pașaport (sau a unui alt document de identitate) sau a unei procuri cu pașaport.

După ce a primit o comandă de numerar de ieșire, casierul verifică totul, aceleași coloane completate în el, în același mod ca atunci când primește o comandă de numerar de intrare și, de asemenea, corespondența datelor pașaportului destinatarului și numele lui și complet. în bonul de numerar.

Atunci când emite numerar prin procură, casierul verifică:

Respectarea numelui complet destinatarul în ordinul de numerar și numele complet al destinatarului specificat în împuternicire;

Respectarea numelui complet destinatarul specificat în împuternicire și detaliile pașaportului sau alt document de identitate al acestuia.

În casa de plată sau de marcat, casierul scrie „prin procură” înainte de semnătura mandantului.

Procura în astfel de cazuri este atașată mandatului de cheltuială în numerar, statul de plată sau statul de plată.

Dacă împuternicirea este emisă pentru mai multe plăți, atunci în acest caz se fac copii și se certifică în modul prescris. La documentele de cheltuială se anexează o copie legalizată, împuternicirea în original se păstrează de casier și se anexează la documentele de cheltuieli la ultima retragere de numerar.

Când primește bani în cadrul unui ordin de numerar de cheltuieli, destinatarul indică suma primită în ruble - în cuvinte, în copeici - în cifre și o semnează. Casierul numără banii sub supravegherea destinatarului și îi dă numerar în suma specificată în RKO.

Destinatarul este obligat să verifice suma recalculând-o fără a părăsi casieria.

După emiterea numerarului conform RKO, casieria îl semnează.

Emiterea de bani ca cont pentru cheltuieli legate de desfășurarea activităților se emite salariatului printr-un ordin de numerar de cheltuieli conform cererii sale scrise, care se întocmește sub orice formă și conține:

Inscripția capului în propria mână despre suma de numerar și perioada pentru care sunt emise;

Semnătura și data managerului;

Persoana responsabilă, la sfârşitul perioadei pentru care s-au eliberat banii, este obligată să întocmească un proces-verbal prealabil cu documente justificative anexate şi să îl depună la compartimentul contabilitate.

Necesitatea emiterii unei cereri de eliberare de bani în temeiul procesului verbal a fost introdusă din 01.01.12.

Anterior, persoanele responsabile trebuiau să depună un raport în avans la departamentul de contabilitate și să efectueze decontarea definitivă a sumelor necheltuite în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise, sau din ziua în care s-au întors dintr-o călătorie de afaceri. , cu excepția cazului în care s-au stabilit alți termeni de către conducătorul întreprinderii.

Conducătorul stabilește și perioada în care raportul de avans trebuie verificat, aprobat, iar pe acesta se face decontarea definitivă.

Raportul de avans este verificat de contabilul șef sau de contabil, iar în lipsa acestora - de șef. Raportul prealabil este aprobat de către șef.

Numerar în cont se emite din nou, ca și până acum, dacă datoria anterioară pe sume contabile a fost rambursată integral.

Plățile salariilor și alte plăți se efectuează pe baza unui stat de plată sau a unui stat de plată. Termenul de eliberare a banilor pentru aceste nevoi este determinat de conducator si indicat in documentele de plata. Din 01.01.12. termenul de plată a salariilor și a altor plăți nu poate fi mai mare de cinci zile lucrătoare de la data primirii numerarului de la bancă.

Anterior, termenul de eliberare a banilor pentru salarii și alte plăți era stabilit de cel mult 3 zile.

Casierul superior sau casierul eliberează suma indicată în statul de plată către casierii sau persoane împuternicite pentru plata salariilor, conform decontărilor în numerar pe perioada specificată în statul de plată.

Beneficiarul semnează în statul de plată sau statul de plată vizavi de numele său de familie. Apoi casieria recalculează suma de eliberat pentru ca angajatul să-și poată observa acțiunile și o emite angajatului.

Destinatarul verifică suma emisă. În cazul în care suma nu corespunde cu cea indicată în documentele de plată, casieria nu va accepta pretenții în acest sens, decât dacă salariatul a recalculat suma sub supravegherea casieriei.

În ultima zi de emitere a salariilor și a altor plăți în statul de plată sau statul de plată, casieria:

Pune o ștampilă sau scrie manual „depus” vizavi de numele angajaților cărora nu li s-a eliberat bani;

Numărează și notează la sfârșitul extrasului în rândul final suma de bani efectiv emisă și banii depuși pentru a fi depozitați la bancă;

Reconciliază sumele specificate cu suma totală din extras;

Realizează un registru al sumelor depuse sub orice formă.

Registrul sumelor depuse trebuie să conțină:

Numele persoanei juridice sau numele complet IP;

Data înregistrării registrului sumelor depuse;

Perioada de apariție a creanței depuse;

Numărul extrasului de plată (decontare și plată);

Numele complet al angajatului care nu a primit banii;

Suma numerarului neplătit;

Suma totală conform registrului sumelor depuse;

Semnătura casieriei cu decriptare;

Detalii suplimentare dacă este necesar.

Registrele sumelor depuse sunt numerotate de la începutul anului în ordine cronologică. După semnarea registrului de către casier, casierul certifică cu semnătura sa plata sau decontarea și statul de plată, și le înaintează spre reconciliere și semnătură la compartimentul contabilitate.

Pentru sumele efectiv plătite, conform statul de plată sau statul de plată, se emite un ordin de numerar de cheltuială, al cărui număr și data sunt indicate în statul de plată.

Dacă registrul este întocmit de către șef, atunci toate acțiunile de mai sus sunt efectuate de acesta.

Persoanele care nu se află pe listele întreprinderii primesc bani de la casierie numai pe mandate de numerar în cont. Banii de la casierie pot fi emiși numai persoanei indicate în comanda de numerar.

Orice corecții în comenzile în numerar nu sunt permise. Dacă se găsește o eroare în mandatul de numerar, acesta este emis din nou. Ordinul de numerar executat este ștampilat „Plătit”, este semnat de casier și înregistrat în cartea de casă.

Documentele de numerar de intrare și de ieșire, registrul comenzilor de numerar de intrare și de ieșire și registrul de numerar pot fi ținute manual sau automat.

La sfarsitul lunii, prin compararea totalurilor cifrelor de afaceri la debitul si creditul contului 50 "Casiera", se afiseaza soldul de casa la sfarsitul lunii care se reconciliaza cu soldul din registrul de casa. Schema fluxului de lucru pentru tranzacțiile cu numerar este prezentată în Figura 1.

Poza 1. Schema fluxului de documente pentru tranzacțiile cu numerar

Primul capitol abordează următoarele întrebări:

Conceptul de tranzacții cu numerar, scopuri și obiective ale contabilității;

Reglementarea legislativă și de reglementare a contabilității de casă;

Documentarea tranzacțiilor cu numerar.

Păstrarea înregistrărilor tranzacțiilor cu numerar pentru mișcarea numerarului și a documentației acestora în Ross-El LLC respectă documentele de reglementare care reglementează această problemă în Federația Rusă.

Comandă în numerar primită Este folosit pentru înregistrarea încasării numerarului la casieria organizației. Un ordin de primire de numerar este emis într-un singur exemplar de un angajat contabil, de regulă, un casier, semnat de contabilul șef sau de o persoană autorizată în acest sens.

Chitanța pentru ordinul de primire de numerar se semnează de contabilul-șef sau de o persoană împuternicită în acest sens, iar casieria, certificată prin sigiliul (ștampila) casierului și înscrisă în jurnalul documentelor de casă de încasări și cheltuieli (formular nr. comanda de numerar rămâne la casierie.

Formularul KO-1. Instrucțiuni de umplere

Mandatul de numerar de cont. Formular nr. KO-2

Mandatul de numerar de cont folosit pentru a emite numerar de la casieria organizației. Un mandat de numerar pentru cheltuieli este emis într-un singur exemplar de către un angajat contabil, de regulă, un casier, semnat de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoanele autorizate de aceștia. Ordinul de numerar generat este înregistrat în registrul documentelor de numerar de încasări și cheltuieli (formular nr. KO-3)

Formularul KO-2. Instrucțiuni de umplere

Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire. Formular nr. KO-3

Formularul unificat nr. KO-3 este utilizat în departamentul de contabilitate al organizației pentru înregistrarea comenzilor de numerar de primire și cheltuieli sau a documentelor care le înlocuiesc înainte de a fi transferate la casierie. Ordinele de numerar de cont emise pe extrasele de plată (decontare și plată) pentru salarii și alte plăți echivalente sunt înregistrate după emiterea lor.

Înregistrarea documentelor de numerar poate fi efectuată folosind tehnologia computerizată.

Formularul KO-3. Instrucțiuni de umplere

Formular unificat Nr. KO-4

Cartea de numerar Este folosit pentru a contabiliza încasările și plățile de numerar din organizație la casieria. Carnetul de casă trebuie numerotat, dantelat și sigilat pe ultima pagină, unde se face mențiunea „Această carte are _______ coli numerotate și dantelate”. Numărul total de foi dantelate din registrul de casă este certificat prin semnăturile șefului și contabilului șef al organizației.

Formularul KO-4. Instrucțiuni de umplere

Calcularea limitei soldului de numerar

Pentru a stabili o limită a soldului de numerar la casierie, o organizație sau un antreprenor individual trebuie să prezinte băncii care furnizează servicii de decontare și numerar un calcul pe Formularul nr. 0408020 în două exemplare. Un exemplar rămâne la instituția bancară, al doilea este returnat organizației cu informații despre limita stabilită de fonduri la casieria organizației și permisiunea de a cheltui numerar venind la casierie.

Documente de numerar - ele indică mișcarea numerarului. Totodată, procedura de eliberare a documentelor de numerar este strict reglementată. Vom vorbi despre asta în acest articol.

Întocmirea documentelor primare de numerar

Cu toate acestea, acest lucru nu se aplică documentelor de numerar primare, care continuă să fie întocmite conform formularelor unificate aprobate (a se vedea informațiile de la Ministerul de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012).

În prezent, procedura de eliberare a documentelor de numerar este reglementată de:

1. Instrucțiunea Băncii Rusiei „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar entitati legaleși o procedură simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici” din 11 martie 2014 Nr. 3210-U (denumită în continuare Instrucțiunea Nr. 3210-U).
2. Instrucțiuni de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar, aprobate. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88.

Completarea documentelor de numerar

Salariatul căruia i se încredințează această responsabilitate întocmește și completează documente de numerar. Poate fi contabil, contabil șef, casier. Dacă nu există contabili în stat, șeful sau antreprenorul individual face acest lucru.

Puteți completa documentele de numerar în mai multe moduri (clauza 4.7 din Directiva nr. 3210-U):

1. De mana.
2. Pe un computer urmat de o imprimare pe hârtie.
3. Electronic. În acest caz, ele trebuie protejate împotriva accesului neautorizat, denaturare și pierdere de informații. Astfel de documente de numerar sunt semnate cu semnături electronice în conformitate cu cerințele Legii „Cu privire la semnătura electronică” din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ.

În primele 2 cazuri, documentele sunt semnate de semnăturile olografe ale persoanelor autorizate. Se poate semna un document electronic semnatura electronica nu doar cel care l-a format, ci și destinatarul fondurilor - în cazul emiterii unui mandat de numerar de cont. Și dacă un angajat generează o comandă electronică de intrare în numerar, atunci o chitanță a unui astfel de document poate fi trimisă deponentului de fonduri prin e-mail (clauza 5.1 din instrucțiunea nr. 3210-U).

Puteți citi despre toate inovațiile din domeniul reglementării disciplinei de numerar.

Reguli pentru numerotarea documentelor de numerar

Actele normative care reglementează executarea documentelor de numerar nu conțin cerințe speciale pentru ordinea numerotării acestora. Prin urmare, puteți dezvolta singur regulile de atribuire a numerelor, specificându-le în actul local privind fluxul de lucru.

În acest caz, este permisă utilizarea numerotării fracționale, indici digitali, alfabetici sau combinați și alte opțiuni convenabile - principalul lucru este că se respectă secvența cronologică. Apropo, puteți alege și propria comanda pentru reluarea cronologiei. De exemplu, când în număr mare documente, puteți începe numerotarea de la primul număr zilnic. Dacă sunt puține comenzi, este posibilă numerotarea continuă pe tot parcursul anului. Fixați ordinea aleasă de numerotare a documentelor de numerar în prevederea de pe casieria sau politica contabilă.

Imprimare pe documente de numerar

Ca cerință obligatorie, tipărirea este prevăzută pe astfel de documente de numerar precum:

• ordin de intrare în numerar (în acest caz, ștampila se pune pe chitanța predată deponentului de bani, cu condiția ca documentul să fie întocmit pe hârtie);
• cartea de casă (aici mențiunea „În această carte se numerotează și se dantelă _______ foi”, care este realizată pe ultima pagină a versiunii pe hârtie, este certificată cu sigiliu).

Deoarece sigiliul conține forme unificate ale acestor documente care sunt obligatorii pentru utilizare, este recomandabil să-l aplicați chiar dacă l-ați refuzat oficial. Vă va proteja de posibile revendicări în timpul verificării. Cu toate acestea, acesta nu trebuie să fie un sigiliu rotund al organizației, acesta poate fi înlocuit cu un sigiliu pentru documente de numerar sau o ștampilă specială.

Într-o altă casă de marcat primară, inclusiv o comandă de ieșire, Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire și Cartea de contabilitate a fondurilor primite și emise de casier, tipărirea este opțională.

Rezultate

Completarea documentelor de numerar este o procedură strict reglementată. Documentele de numerar pot fi pe hârtie, sau pot fi generate electronic, dar apoi trebuie semnate cu semnătură electronică.

Orice tranzacție de afaceriîntreprinderile trebuie să fie documentate. Întrucât (primirea și emiterea de bani) se încadrează și în această categorie, legislația prevede documentarea tranzacțiilor cu numerar.

Procedura de procesare a tranzacțiilor cu numerar

Acest lucru este descris în detaliu în Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 11 martie 2014 „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoane juridice și procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar de către antreprenori individuali și mici. afaceri” În special, se precizează că tranzacțiile în numerar trebuie să fie procesate de obicei forme interdepartamentale documentația contabilă primară pentru întreprinderi și organizații care sunt aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei și convenite cu Banca centrala Rusia și Ministerul de Finanțe.

Documentația necesară și completarea acesteia

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a aprobat următoarele forme unificate de documentație contabilă primară (adică documente care sunt utilizate pentru a documenta tranzacțiile cu numerar la o întreprindere):

• cartea contabila a fondurilor primite si emise de casier;
• decontare si salarizare;

În același timp, întreprinzătorii individuali care țin evidența veniturilor sau a veniturilor și cheltuielilor sau indicatorii fizici (conform cerințelor Codului fiscal al Federației Ruse) nu pot emite documente de numerar (ordine de chitanță și debit).

Întreprinzătorii individuali au fost, de asemenea, scutiți de la ținerea unui registru de numerar. Cu toate acestea, dacă un antreprenor, pentru a îmbunătăți controlul asupra mișcării numerarului, decide să documenteze tranzacțiile cu numerar, el trebuie să respecte standardele stabilite de Banca Centrală a Federației Ruse.

Să luăm în considerare mai detaliat cu ce documente sunt formalizate tranzacțiile în numerar (toate acestea sunt incluse în clasificatorul All-Russian al documentației de management OK 011-93).

Cartea de numerar

Registrul de casă (număr conform OK 0310004) este păstrat pentru a contabiliza numerarul care merge la casierie. Această carte poate fi păstrată atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic.

În cazul ținerii unei cărți pe hârtie, toate foile acesteia trebuie numerotate înainte de începerea efectuării înscrierilor, hârtia care fixează foile trebuie să fie semnată de contabilul-șef și de șef. De asemenea, cartea trebuie să fie certificată prin sigiliul unui antreprenor individual (dacă are unul).

În cazul păstrării unei cărți în formular electronic trebuie luate măsuri pentru a se asigura că informațiile nu pot fi modificate sau falsificate.

Înscrierile într-o astfel de carte sunt certificate prin semnăturile digitale electronice ale persoanelor autorizate, iar decizia privind momentul tipăririi informațiilor (zilnic, o dată pe săptămână sau trimestrial etc.) este luată de manager. Organizațiile și antreprenorii individuali au dreptul de a nu tipări deloc documente digitale de numerar dacă politica contabilaîntreprinderile implică desfășurarea gestiunii documentelor în formă electronică. În acest caz, trebuie să vă asigurați că toți angajații responsabili din punct de vedere financiar au EDS.

Numerotarea paginilor trebuie menținută și în versiunea electronică a registrului de casă, în timp ce se realizează automat și în ordine cronologică. Copiile tipărite ale foilor registrului de casă trebuie colectate într-un folder separat - acest lucru se poate face pe cât posibil sau se dorește, dar în termen de un an calendaristic cartea trebuie strânsă.

Înregistrările în registrul de casă se fac de către casier pe baza comenzilor de intrare și de ieșire - doar pentru acele fonduri care au venit direct la casierie. Numerarul acceptat de agentul plătitor sau subagentul bancar este înregistrat în registre de numerar separate, ținute direct de agenții înșiși.

La sfârșitul fiecărei zile lucrătoare, casierul trebuie să verifice datele registrului de casă cu datele documentelor de casă și să stabilească valoarea soldului de casă cu semnătura sa. După aceea, datele sunt reconciliate de către contabilul-șef sau managerul (în lipsa unui contabil) și, de asemenea, semnează.
Dacă nu a fost efectuată nicio tranzacție în numerar în nicio zi sau chiar zile, soldul nu trebuie retras de fiecare dată: ultima retragere din ziua în care au fost efectuate operațiunile va fi considerată suma soldului.

Controlul registrului de casă este efectuat de contabilul-șef al întreprinderii. În lipsa acestuia, controlul este exercitat de către conducătorul întreprinderii.

Remarcăm încă o dată că de la 1 iunie 2014, un antreprenor nu este obligat să țină o carte de casă, dar poate face acest lucru pentru a organiza controlul și disciplina de numerar.

Ordin de primire

Ordinul de intrare în numerar (PKO) are, conform Clasificatorului General, numărul 0310001 și documentează executarea tranzacțiilor în numerar (primirea numerarului la casierie). Comanda poate fi completată atât manual, cât și pe computer sau mașină de scris, nu sunt permise bloturile și corecțiile.

Pe lângă numărul de înregistrare, comanda trebuie să conțină următoarele detalii:

• denumirea întreprinderii, subdiviziune structurală (dacă este cazul) indicând codurile conform OKPO;
• data completarii;
• numărul contului sau subcontului corespunzător (în cursul contabilității).

Casiera este obligată să verifice informațiile nota de credit(pentru corectitudine și completitudine), precum și documentele anexate.

Formular de retragere

Ordinul de numerar de cheltuieli (RKO) are, conform Clasificatorului General, numărul 0310002 și servește la procesarea emiterii de fonduri de la casierie.
Detaliile ordinului de cheltuială sunt aceleași cu cele ale chitanței, în plus, aceasta trebuie să fie certificată de contabilul-șef și semnată de șef (sau de o persoană împuternicită de acesta).

La emiterea de fonduri, casierul trebuie să verifice cu destinatarul o chitanță (completată numai de către destinatar însuși, suma de ruble este indicată în cuvinte, copeici - în cifre) și un act de identitate (în interiorul întreprinderii, acesta poate fi un certificat). . Casiera trebuie să noteze detaliile documentului.

În cazul în care emiterea de fonduri are loc prin procură, numele persoanei autorizate este indicat în ordine după numele destinatarului. Dacă, în același timp, fondurile sunt emise conform declarației, casieria trebuie să scrie „Prin procură” înainte de a semna chitanța de bani. Procura este atașată ordinului sau declarației.

Cartea de numerar

Registrul de casă este ținut de casierul senior pentru a documenta tranzacțiile de numerar dintre acesta și restul casieriei în timpul zilei de lucru (pentru o afacere mică, nu este nevoie de o astfel de carte).

Codul cărții pentru OK este 0310005.

La începutul zilei de lucru, persoana responsabilă cu efectuarea tranzacțiilor cu numerar (casier, casier principal sau alt angajat autorizat prin ordin al șefului) eliberează numerar cercul necesar de persoane contra semnăturii în carnet, la sfârșitul zi lucrătoare, soldul de fonduri se predă și contra semnăturii.

În cazul în care fondurile au fost emise pentru plata salariilor, acestea trebuie contabilizate înainte de sfârșitul perioadei indicate în statul de plată.

Restul banilor neplatiți se sigilează zilnic într-un plic în care se indică suma exactă și se preda persoanei responsabile contra primire. Dacă după expirarea perioadei indicate în statul de plată rămâne o sumă, aceasta se returnează la casieria centrală, iar în carte se face o înscriere corespunzătoare.

În ciuda faptului că toată responsabilitatea pentru contabilitate și controlul asupra acesteia este atribuită contabilului șef, în practică, șeful contabilității poate să nu fie responsabil material. Șeful sau antreprenorul individual poate încredința siguranța numerarului atât lui însuși personal, cât și oricărui alt angajat învestit cu o încredere specială.

Decontare si salarizare

Acest document este păstrat pentru a înregistra orele lucrate, angajamentele, deducerile și plățile către angajații întreprinderii. Cod conform Clasificatorului General - 0301009.

Declarația este întocmită de departamentul de contabilitate într-un singur exemplar, pe baza documentelor primare pentru contabilizarea producției, orele efective lucrate și altele asemenea. Dacă angajații sunt plătiți carduri bancare, se întocmește doar statul de plată.

În declarație sunt indicate toate sumele necesare pentru eliberarea salariatului: salarii, beneficii sociale, indemnizații și sporuri (precum și deduceri și deduceri). Suma totală a plăților este indicată pe pagina de titlu.

În fața numelor acelor angajați al căror salariu din anumite motive nu a fost plătit în perioada alocată conform declarației, se indică „depus”. În ultima coloană a extrasului, se notează suma totală a plăților, se efectuează decontări în numerar pe aceasta, iar numărul și data comenzii sunt înregistrate în extras. Fixați separat suma fondurilor depuse.

Trebuie remarcat faptul că atunci când eliberează salarii și alte plăți către angajați în numerar, întreprinzătorul este obligat să formeze declarații de decontare și plată (sau de plată).

Extras de plată

Menținută pentru a înregistra eliberarea salariilor și a altor plăți către angajați. Codul conform Clasificatorului General este 0301011. Se intocmeste la fel ca si declaratia de decontare si plata (decontare).
Salariile angajaților pot fi, de asemenea, plătite conform unui ordin de cheltuieli, dar este mai rezonabil să păstrați evidența în extras.

Documentația generală a tranzacțiilor cu numerar este efectuată de contabilul-șef (sau de persoana care îl înlocuiește) sau de șeful. Nu sunt permise corectări ale documentelor.

Ce este nou în 2018

Din 2017, micilor afaceri li se oferă posibilitatea de a nu stabili limite de numerar la casele lor: pot, fără a încălca legea, să acumuleze sumele necesare.

În noul an 2018, toate documentele de numerar rămân aceleași, precum și forma de depunere a acestora: pe hârtie; prin sisteme electronice.

Principalele schimbări din 2018 sunt legate de faptul că viața de zi cu zi a antreprenorilor este din ce în ce mai acoperită de documentația electronică:

• acum este stabilit legal că tranzacțiile cu numerar efectuate prin CCP în timpul zilei pot fi înregistrate la sfârșitul tranzacțiilor cu numerar (un PKO la sfârșitul zilei);
• este prevăzută posibilitatea schimbului electronic de documente și informații cu angajații (o chitanță pentru primirea banilor în cadrul PKO poate fi trimisă prin e-mail, iar anularea tranzacției de chitanță poate fi raportată în sistemul contabil);<
• se stabileste norma ca tranzactiile cu numerar pot fi efectuate de orice persoana imputernicita daca nu exista post de casier in stat.

De la 1 iulie 2018, obligativitatea folosirii caselor de marcat electronice va deveni o realitate pentru majoritatea antreprenorilor. Va arata cam asa:

• la momentul cumpararii chitanta va fi generata electronic;
• documentul de numerar întocmit astfel va fi transmis automat online la fisc;
• la cererea separată a cumpărătorului, antreprenorul va trebui să trimită un duplicat al cecului la adresa de e-mail specificată de client.

Instalarea de echipamente suplimentare și costisitoare va necesita costuri semnificative din partea IP. Pentru unele categorii de contribuabili, Codul Fiscal al Federației Ruse prevedea dreptul de a primi o deducere fiscală în valoare de până la 18.000 de ruble.

Perspectiva utilizării CCP nu amenință toți antreprenorii. Unii au lăsat posibilitatea de a folosi BSO atunci când fac calcule. Dar acum formarea lor se va realiza și folosind un singur software.

Controlul tranzacțiilor cu numerar: Video