Отчитането на горива и смазочни материали според товарителници - 2018-2019 (по-нататък - PL) трябва да бъде правилно организирано във всяка организация. Това ще ви позволи да възстановите реда и да контролирате потреблението на материални ресурси. Най-уместното използване на PL е за отчитане на бензин и дизелово гориво. Нека разгледаме по-подробно алгоритъма за счетоводно и данъчно отчитане на горива и смазочни материали, използвайки товарителници.

Концепцията за горива и смазочни материали

Гориво и смазочни материали включват гориво (бензин, дизелово гориво, втечнен нефтен газ, компресиран природен газ), смазочни материали (моторни, трансмисионни и специални масла, грес) и специални течности (спирачна и охлаждаща течност).

Какво е пътен лист

Товарният лист е основен документ, който отразява пробега на превозното средство. Въз основа на този документ може да се определи разходът на бензин.

Организациите, за които използването на превозни средства е основна дейност, трябва да използват формуляра PL с данните, посочени в раздел II от Заповед № 152 на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г.

Имате ли съмнения относно правилността на капитализирането или отписването на материални активи? В нашия форум можете да получите отговор на всеки въпрос, който ви буди съмнения. Например, можете да изясните каква базова норма на разход на гориво се препоръчва от Министерството на транспорта.

Прочетете за последните изисквания на Министерството на транспорта за задължителни реквизити в пътните листове в материалите:

• „Разширен е списъкът на задължителните реквизити на пътния лист“;
• „От 15 декември 2017 г. пътният лист се издава по нов формуляр“;
• Пътнителни листове: от 1 март 2019 г. процедурата за издаване на промени.

За организации, които използват автомобил за производствени или управленски нужди, е възможно да се разработи PL, като се вземат предвид изискванията на Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Пример за заповед за одобрение на подводница може да се намери.

На практика организациите често използват PL, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Тази резолюция има PL формуляри в зависимост от вида на превозното средство (например формуляр 3 за пътник лек автомобил, формуляр 4-P за камион) .

Представени са задължителните реквизити и процедурата за попълване на пътни листове .

Можете да разберете за последните промени във формата на пътния лист от нашите дискусии във VK групата .

Пътителните листове трябва да се записват в регистъра на товарителниците. Отчитането на пътните листове и ГСМ е взаимосвързано. В организации, които не са автомобилен транспорт по естество на дейност, PL могат да се съставят с такава редовност, че е възможно да се потвърди валидността на разхода. По този начин една организация може да издава DP веднъж на няколко дни или дори на месец. Основното нещо е да потвърдите разходите. Такива заключения се съдържат например в писмото на Министерството на финансите на Русия от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327, решението на Федералната антимонополна служба на Волго-Вятския окръг от 27.04.2009 г. No А38-4082/2008-17-282-17-282.

Отчитане на разхода на гориво в пътния лист

Ако анализираме формулярите PL, съдържащи се в Резолюция № 78, ще видим, че те съдържат специални колони, предназначени да отразяват оборота на горива и смазочни материали. Това показва колко гориво има в резервоара, колко е източено и колко е останало. С помощта на прости изчисления се определя количеството използвано гориво.

Ако се обърнем към заповед № 152 на Министерството на транспорта, тогава сред задължителните детайли на подводницата няма да има изискване за отразяване на движението на горивото. В този случай документът трябва да съдържа показания на скоростомера в началото и в края на пътуването, което ще позволи да се определи броят на изминатите километри от превозното средство.

Когато PL е разработен от организацията независимо и не съдържа информация за използването на горива и смазочни материали, а съдържа само данни за броя на километрите, стандартният обем на използваните горива и смазочни материали може да се изчисли с помощта на заповедта на министерството на транспорта на Русия от 14 март 2008 г. № AM-23-r. Съдържа стандарти за разход на гориво за различни марки автомобили и формули за изчисляване на разхода.

По този начин въз основа на PL се изчислява или действителното, или стандартното отписване на гориво и смазочни материали. Така изчислените данни се използват за отразяване в счетоводството.

Използването на PL за отчитане на разхода на гориво обаче в някои случаи е невъзможно. Например, когато моторни триони, мотоблокове и друго подобно специално оборудване се зареждат с бензин. В тези случаи се прилага акт за изписване на ГСМ.

Примерен акт за отписване на гориво и смазочни материали можете да видите на нашия уебсайт.

Отчитане на ГСМ

Както всички материални запаси, ГСМ се отчитат в счетоводството по фактическа себестойност. Разходите, които са включени в действителната цена, са посочени в раздел II на PBU 5/01.

Приемането на гориво и смазочни материали за счетоводство може да се извърши въз основа на разписки от бензиностанции, приложени към авансовия отчет (ако водачът е закупил горивото в брой) или въз основа на талони (ако бензинът е закупен с купони). Ако водачът закупува бензин с горивна карта, тогава отчитането на гориво и смазочни материали на горивни карти се извършва въз основа на отчет от компанията, издала картата. Отписването на гориво и смазочни материали може да се извърши по следните методи (раздел III):

• на средна цена;
• на цената на 1-вия момент на придобиване на материални запаси (FIFO).

PBU 5/01 има друг метод за отписване - на цената на всяка единица. Но на практика не е приложимо за отписване на горива и смазочни материали.

Най-често срещаният начин за отписване на гориво и смазочни материали е средната цена, когато цената на оставащия материал се добавя към цената на получаването му и се разделя на общата сума на остатъка и получаването в натура.

Отписване на гориво и смазочни материали с помощта на товарителници (счетоводство)

За отчитане на горива и смазочни материали предприятието използва сметка 10, отделна подсметка (в сметкоплана - 10-3). Дебитът на тази сметка се използва за получаване на ГСМ, а кредитът за отписване.

Как се отписват горива и смазочни материали? С помощта на описаните по-горе алгоритми се изчислява използваното количество гориво и смазочни материали (реално или стандартно). Това количество се умножава по цената на единицата и получената сума се отписва чрез осчетоводяване: Dt 20, 23, 25, 26, 44 Kt 10-3.

Отписване на бензин с помощта на товарителници (данъчно счетоводство)

Ако всичко е съвсем просто с отписването на гориво и смазочни материали в счетоводството, тогава признаването на тези разходи в данъчното счетоводство повдига въпроси.

1-ви въпрос: в какви разходи трябва да се вземат предвид ГСМ? Тук има 2 варианта: материални или други разходи. Според подс. 5 т. 1 чл. 254 от Данъчния кодекс на Руската федерация горивата и смазочните материали се включват в разходите за материали, ако се използват за технологични нужди. Гориво и смазочни материали са включени в други разходи, ако се използват за поддръжка на служебни превозни средства (подточка 11, точка 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

ВАЖНО! Ако основната дейност на една организация е свързана с транспортирането на стоки или хора, тогава горивата и смазочните материали са материални разходи. Ако превозните средства се използват като сервизни превозни средства, тогава горивото и смазочните материали са други разходи.

Вторият въпрос: трябва ли да нормализираме разходите за отписване на гориво и смазочни материали в рамките на данъчното счетоводство? Отговорът на това може да се намери чрез свързване на подробностите на пътния лист и законодателните норми:

1. PL изчислява действителното използване на гориво и смазочни материали. Данъчният кодекс на Руската федерация не съдържа директни указания, че разходите за гориво и смазочни материали трябва да се вземат в данъчното счетоводство само според действителните стандарти.
2. PL съдържа информация само за действителния пробег. Горивата и смазочните материали обаче могат да бъдат изчислени съгласно заповед № AM-23-r, параграф 3 от която гласи, че установените от нея стандарти са предназначени и за данъчни изчисления. Министерството на финансите на Русия в своите писма (например от 06/03/2013 № 03-03-06/1/20097) потвърждава, че заповед № AM-23-r може да се използва за установяване на валидността на разходите и определяне на разходите за гориво и смазочни материали в данъчното счетоводство според стандартите, умножени по пробега.

ВАЖНО! В данъксчетоводство на ГСМ може да се вземе както според действителната употреба, така и според количеството, изчислено въз основа на стандартите.

На практика е възможна ситуация, когато една организация използва транспорт, за който стандартите за разход на гориво не са одобрени в Заповед № AM-23-r. Но в параграф 6 от този документ има обяснение, че организация или индивидуален предприемач може самостоятелно (с помощта на научни организации) да разработи и одобри необходимите стандарти.

Позицията на Министерството на финансите на Русия (виж например писмо от 22 юни 2010 г. № 03-03-06/4/61) е, че преди разработването на стандарти за отписване на горива и смазочни материали в научна организация, юридическо лице или индивидуален предприемач може да се ръководи от техническа документация.

В Данъчния кодекс на Руската федерация няма обяснения как да се действа в такава ситуация. В случаите, когато една организация независимо е установила стандарти за отписване на гориво и смазочни материали и след като ги е превишила, е взела предвид количеството на излишното използване на гориво в данъчното счетоводство, данъчната инспекция може да не признае това като разход. Съответно може да бъде начислен допълнителен данък върху дохода. В този случай съдът може да подкрепи позицията на инспектората (вижте например решението на Административния съд на Севернокавказкия окръг от 25 септември 2015 г. по дело № A53-24671/2014).

За размера на глобите за липса на пътен лист прочетете тук. статия .

Пример за отписване на гориво и смазочни материали с помощта на товарителници

Един от най-разпространените видове горива и смазочни материали е бензинът. Нека разгледаме примера за закупуване и отписване на бензин.

Pervy LLC (разположено в района на Москва) закупи 100 литра бензин през септември 2018 г. на цена от 38 рубли. без ДДС.

В същото време в началото на месеца LLC имаше запаси от бензин от същата марка в размер на 50 литра при средна цена от 44 рубли.

За зареждане на автомобил ВАЗ-11183 Калина е използван бензин в количество 30 литра. Организацията използва лек автомобил за служебен транспорт на ръководния персонал.

Организацията използва средни оценки на разходите за материали.

Отчитане на ГСМпри постъпване

		Сума, търкайте.	Операция (документ)
			Получен кредит за бензин (TORG-12)
			Отразен ДДС (фактура)

Изчисляваме средната цена на отписване за септември: (50 l × 44 рубли + 100 l × 38 рубли) / (50 l + 100 l) = 40 рубли.

Опция 1.Отчитане на ГСМпри отписване всъщност

В подводницата се правят следните маркировки: гориво в резервоара в началото на плаването - 10 литра, издадено - 30 литра, оставащо след плаването - 20 литра.

Изчисляваме действителното използване: 10 + 30 - 20 = 20 литра.

Сума за отписване: 20 l × 40 rub. = 800 rub.

Вариант 2.Отчитане на ГСМпри отписване по стандарти

В PL са направени маркировки за пробег: в началото на пътуването - 2500 км, в края - 2550 км. Това означава, че са изминати 50 км.

В параграф 7 от раздел II на заповед № AM-23-r има формула за изчисляване на потреблението на бензин:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

където: Q n - стандартен разход на гориво, l;

H - базов разход на гориво (л/100 км);

S - пробег на превозното средство, km;

D е корекционният коефициент (стойностите му са дадени в Приложение 2 към Поръчка № AM-23-r).

Съгласно таблицата в подс. 7.1 с кола марка намираме Hs. Тя е равна на 8 литра.

Съгласно Приложение 2, коефициент D = 10% (за района на Москва).

Изчисляваме разхода на бензин: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 l

Сума за отписване: 4,4 l × 40 rub. = 176 rub.

Тъй като автомобилът се използва като служебен автомобил, разходите за отчитане на ГСМ в данъчното счетоводство на ГСМ ще бъдат признати като други разходи. Размерът на разходите ще бъде равен на сумите, записани в счетоводните регистри.

Резултати

Горивото и смазочните материали са значителна разходна позиция в много организации. Това означава, че счетоводителите трябва да могат да водят отчетност на горивата и смазочните материали и да оправдават тези разходи. Използването на товарителници е един от начините за определяне на количеството използвано гориво и смазочни материали.

С помощта на PL можете не само да потвърдите производствената необходимост от разходи, но и да запишете разстоянието, изминато от автомобил или друго превозно средство, както и да определите показатели за изчисляване на обема на използваните горива и смазочни материали.

След определяне на действителния или стандартен обем на използване, сумата за отписване може да се изчисли чрез умножаване на единичната себестойност по обема.

Отчитането на отписаните горива и смазочни материали в резултат на работата на специално оборудване, което няма одометър, може да се извърши въз основа на акт за отписване на горива и смазочни материали.

Особено внимание трябва да се обърне на признаването на разходите за гориво и смазочни материали в рамките на данъчното счетоводство.

Докладвайте за ястия, отписани като безплатна храна за служителите

Приходи за съдове от касови апарати с различни видове филтрация

Справка по картите на гостите за избрани касови смени

Отчет за отстъпките, предоставени на картите за гости в рамките на избраните касови смени (OLAP Sales Report):

• редове:
• Притежател на карта за гости,
• Карта за гости (от група параметри „Гости”).
• Колони: Година, Месец, Юридическо лице.
• Област за данни:
• Сума без отстъпка
• Сума с отстъпка (от група „Плащане“),
• Процент отстъпка (от група „Отстъпки”),
• Чеков (от група „Орден“),
• Средна сума на чека
• Среден приход на гост (от група „Плащане”).

Използването на отстъпки е конфигурирано в раздела Система за отстъпки → Отстъпки и надбавки. В параметрите за отстъпка можете да конфигурирате възможността за предоставяне на отстъпка чрез плъзгане на карта за гост, ръчно или автоматично. Картата за отстъпка на госта се регистрира в секцията Система за отстъпки → Клубни карти .

Отчет за безплатна храна за персонала

Отчет за сумите, изразходвани за безплатна храна за персонала (OLAP Sales Report):

• редове:
• Вид безкасово плащане с филтър по името на вида плащане, което се използва за отчитане на храната на персонала. Например „Обяди за служители“. За отчитане на безплатното хранене на служителите в секцията Продажби на дребно → Вид плащанеконфигуриран е специален тип плащане „Без приходи“.
• Отписан на служител (от група „Служители”).
• Основание за отписване (от група „Поръчка”). Тук ще бъде посочен коментарът, въведен при плащането.
• Ястие (от група „Ястия”).
• Област за данни:
• Разходи (от групата „Разходи“),
• Сума без отстъпка (от група „Плащане”).

Почасова консумация на храна

Информация за продадените ястия, разбити по часове през деня (OLAP отчет за продажбите):

• Редове: ден на сметката, час на затваряне, ястие.
• Област с данни: Брой гости, Сума без отстъпка, Сума с отстъпка, Разписки.

Можете да получите този отчет от съществуващия отчет за почасовите приходи.

Отчет за приходите и разходите на предприятието

Отчет за финансовите и икономическите дейности на предприятието (OLAP Posting report):

• Редове: Вид сметка с филтър „Приходи и разходи”, Сметка, Съответна сметка/Склад.
• Област с данни: Сума на приходите, Сума на разходите, Сума.

Отчет за отписвания на съставки за ястие

Отчет за отписвания на съставки на продадени ястия (OLAP отчет за публикуване):

• Редове: Фактура с филтър „Потребление на продукта”, Арт. Номенклатурен елемент, кор. Мерна единица.
• Данни: кор. Количество, количество, количество.

Докладвайте за ястия, отписани като безплатна храна за служителите

Отчет за ястия, които са били отписани като безплатна храна за служители (OLAP отчет за публикуване):

• Редове: Счетоводен ден, Сметка с филтър „Безплатна храна за служителите”, Артикула, Мерна единица.
• Област за данни: Количество, Сума.

Приходи за съдове от касови апарати с различни видове филтрация

Отчет за продажбите на първо ястие:

• Редове: Категория ястия с филтър „Предястия“, Ястие с филтър за показване само на определени ястия, Счетоводен ден, Каса.
• Област за данни: Сума без отстъпка, Сума с отстъпка.

1. В реда "Ястие" задайте филтър, който да показва само определени ястия. За това:

Запазете генерирания отчет с различни видове филтриране и вижте какви данни ще бъдат включени в този отчет следващия път, когато го отворите.

• В полето Тип филтриране стойността по подразбиране е „Изключително“, запазете отчета „Приходи за първи ястия по касов апарат“.
• В полето Тип филтриране задайте „Включително“ и запазете отчета „Приходи за първи курсове (включително само „Шчи“) по касов апарат.“

След като запазите отчетите, продайте „нови“ ястия (все още непродадени през отчетния период) ястия „Борш“ и „Харчо супа“.

Изградете генерираните отчети за текущата касова смяна.

Съставянето на материален доклад във формуляр M-19 се търси главно в големите строителни компании. Този отчет се отнася за първичната документация и трябва да бъде изготвен по строго определен начин.

ФАЙЛОВЕ

Кой попълва материалния отчет

Документът се попълва от финансово отговорния служител на предприятието, участващо в строителните работи: ръководителят на строителната площадка или прекият изпълнител, както и упълномощен служител на счетоводния отдел.

Изисква ли се документът?

От 2013 г. задължителното използване на унифицирани форми на първична документация е премахнато, така че всяка организация решава дали да използва този формуляр или не на доброволна основа. Освен това, ако решението е положително, тогава изискването за използване на формуляр M-19 трябва да бъде записано в счетоводната политика на компанията.

За какво е докладът?

Материален отчет– документ, който ви позволява да контролирате и проследявате движението на строителни материали, а именно тяхното получаване и потребление.

Взетите под внимание материали могат да включват всякакъв вид строителни продукти: тухли, бетон, бои, цимент, пирони, плочки и др. Освен всичко друго, формулярът включва онези видове материали, с които не се предприемат действия по време на периода на съставяне на отчета - това ви позволява да вземете предвид всички инвентарни позиции в склада без изключение и да направите отчета по-пълен и информативен.

Какво трябва да направите, за да създадете правилен отчет

Процедурата за генериране на документ включва редица специфични операции.

1. На първо място, организацията извършва инвентаризация и въз основа на резултатите от нея в отчета се въвежда информация за баланса на инвентарните позиции, или по-скоро тяхното количество и стойност. Датата на отчета трябва да е идентична с датата на инвентаризацията.
2. След това в отчета се показват онези материали, които са останали в склада въз основа на предварително попълнена първична документация, като: чекове, приложения, разписки, фактури, разписки, разходни ордери и др.
3. След това отчетът включва всички инвентарни позиции, продадени на потребителите (за всеки купувач поотделно) - тук се изчислява общото им количество и сума. И накрая се въвежда информация за тези ресурси, които всъщност са останали в складовите помещения на предприятието в края на отчетния период.
4. След като цялата необходима информация бъде въведена във формуляра на документа, отчетът се предава за съгласуване на всички заинтересовани отдели на организацията, а след това на счетоводния отдел.
5. Счетоводителят също проверява отчета и попълва втората му таблица, като въвежда данни за материалите - тяхното наименование, номер на продукта, мерна единица и др.

Правила за съставяне на материален доклад и неговия образец

Днес, за да попълнят материален отчет, организациите могат да изберат една от двете опции: собствен шаблон на документ, одобрен в счетоводната политика на предприятието, или унифициран формуляр във формуляр M-19, разработен на законодателно ниво и препоръчан за използване. В този случай вторият вариант е за предпочитане, тъй като не е нужно да мислите за структурата и съдържанието на документа - всички необходими колони и редове вече са включени в стандартния формуляр.

Попълване на заглавната страница

Първата стъпка е да въведете информация в отчета на заглавната страница. Това включва:

• наименование на съоръжението (склада), чийто инвентар подлежи на отчитане в този документ,
• фамилия на финансово отговорното лице,
• отчетен период,
• дата на попълване на формуляра,
• Приложенията се посочват веднага - броят на входящите и изходящите документи.

В горната част на заглавната страница отляво и отдясно има редове за заверка от лица, упълномощени да проверяват отчета: счетоводител и ръководител на структурното звено.

Попълване на втората страница на формуляр M-19

На втората страница на формуляр М-19 има таблица, в която се вписват по ред:

• номенклатурен номер на материалите,
• тяхното име,
• цена за единица мярка,
• мерна единица (парчета, килограми, литри, метри и др.).

Попълване на третата страница

Тук таблицата показва:

• в началото на периода (количеството и количеството на материалите за осчетоводяване)
• информация за движението на материали: колко е изразходвано и освободено за производство, включително по съоръжения, и за други нужди,
• колко е освободено общо,
• баланс в края на периода.

Правила за форматиране на отчета

Формулярът може да се попълни на ръка (ако е разпечатан) или на компютър (много по-бързо и удобно). Отчетът се генерира в един екземпляр, като при необходимост се правят копия.

Документът трябва да съдържа подписите на всички лица, отговорни за неговото изготвяне, включително финансово отговорния служител и счетоводител.

Днес няма строга необходимост да се удостоверява документ с помощта на печата на организацията, т.к От 2016 г. юридическите лица имат право да използват печати в своята работа само когато тази норма е залегнала във вътрешната им счетоводна политика.

Колко време и как да съхранявате отчета

Отчетът, както всички други първични счетоводни документи, трябва да се съхранява в счетоводния отдел в отделна папка за периода, определен от местните разпоредби или за периода, предписан от закона (но не по-малко от пет години). След изтичане на давността попълненият формуляр може да бъде унищожен (в този случай изхвърлянето също трябва да се извърши по определен ред).