Всяко предприятие рано или късно се сблъсква с необходимостта да провери действителната наличност и състояние на стоки или дълготрайни активи с данните, отразени в счетоводните записи. Причините за това могат да бъдат най-различни - от задължителни планирани проверки до открити факти за кражба на имущество. Във всеки случай трябва да се направи инвентаризация. И какво е това, какви видове съществуват, как се извършва и как се различава от ревизията, ще научите от тази статия.

Основна концепция

Инвентаризацията е набор от мерки, предприети за регистриране и контрол на действителната наличност и състояние на имуществото на организацията. Активите могат да бъдат одитирани Завършени продукти, суровини за производство, материални и нематериални активи и много други.

Видове

В зависимост от честотата на проверките е обичайно да се разделят на задължителни, които трябва да се извършват в съответствие със закона, и непланирани, възникващи по инициатива на ръководството на предприятието.

Причината за извършване на непланирана инвентаризация на имуществото може да бъде:

• смяна на материално отговорно лице;
• лизинг на актив;
• записана злоупотреба;
• влошаване на състоянието на стоките, което води до намаляване на тяхната стойност;

Те също се класифицират според степента на покритие на пълно, когато цялото имущество се подлага на проверка, и селективно, когато се сравнява определен вид имущество. И накрая, според метода на провеждане, има естествени, когато всичко се преизчислява и проверява ръчно, и документални, когато обектът на проверка е коректността на дисплея в счетоводството.

За какво е?

В допълнение към основната функция на счетоводството и контрола, едновременно се преследват и допълнителни цели, като:

1. Следи за правилното изобразяване на имуществото в баланса.
2. Контрол на спазването на правилата за съхранение и експлоатация.
3. Следи за запазване на качествените характеристики на стоките.
4. Идентифициране на имущество, което не се използва в стопанска дейност.
5. Идентифициране на ДМА с изтекъл или изтичащ срок на съхранение.

Процедура и време

Изборът на реда и времето на инвентаризацията е изцяло прерогатив на ръководителя на организацията, с изключение на случаите, регламентирани от закона.

Основното правило е проверката да не се отразява неблагоприятно на ежедневната дейност на предприятието.

Какво е техническа инвентаризация?

По време на техническата инвентаризация обект на проверка е недвижим имот, неговите характеристики и състояние, както и характеристики на експлоатация. Извършва се безпроблемно в случай на преустройство, преминаване към друг режим на работа, промяна в нивото на инженерно подобрение или други показатели за качество.

Тази процедура трябва да се извършва най-малко веднъж на всеки пет години в съответствие с действащото законодателство.

Разликата между инвентаризация и ревизия

Основната разлика е в целта на събитието. Задачата на одита е да се установи законността на операциите, извършвани от организацията. Назначаването на одити е прерогатив на външни регулаторни органи, които не съгласуват началото и времето на одита с ръководството на предприятието и не уведомяват предварително одита.

Инвентаризация какво е това с прости думи- Това е преизчисление на целия баланс на предприятието. Преброява се цялото имущество, от сгради и суровини до офис. Такава проверка разкрива липси, кражби и излишъци. Лесно е да се направи, ако се подготвите правилно.

Определение

Всяка компания трябва редовно да извършва такова изчисление. Това е основният метод за контрол и отчитане на всичко, което е на склад. Действителните баланси ще зависят от това колко добре и внимателно служителите работят със стойността на имотите.

дълготрайни активи;

производствени запаси;

финансови вноски;

нематериални активи;

произведени и създадени продукти;

• други материални и нематериални позиции в баланса.

Инвентаризацията е определяне на действителните салда и установяване на несъответствието между фактическото и документираното.

Всички промени трябва да бъдат взети предвид в управлението и счетоводството. Всяко нещо си има финансово отговорно лице. Ако складодържателят приеме стоките за съхранение, той носи отговорност за тях. Промените се отразяват в програмата, счетоводният отдел ги вижда всички:

• отписвания;

Всеки месец или друг равен период трябва да се извършва повторна сметка, за да се знае за надеждните обеми на стоки, суровини и други ценности.

В опростена форма изчислението изглежда така:

Салдо в началото на периода + получено количество - използвани материали = резултат в края на периода.

За да разберете първото число, разпечатайте наличните данни от програмата. Ако програмното счетоводство не се поддържа, тогава се извлича информация от предишната процедура за преизчисляване.

Основни законодателни документи

Има специален нормативен ред, който определя по какъв ред и по какви правила се извършва процедурата. Това е условието на министъра на финансите, издадено на 13 юни 1995 г. Номер на документа № 49.

За какво е инвентаризация?

Това събитие има няколко цели:

Определяне на действителния размер на собствеността, притежавана от организацията. Въпросът е да се открият неотчетени, недостатъци и прекласифициране, както и да се провери състоянието.

Сравнение на реалните размери на наличности и други с бази данни. Необходимо е да се намерят различия и отговорни лица.

Подравняване. За да се гарантира, че по-нататъшните бизнес дейности се извършват правилно и без грешки.

Контрол на пълнотата на счетоводството. Колко пълно всичко, което е във фирмата, се отразява в системата.

Следи за спазването на правилата за използване и съхранение на дълготрайни активи.

Инвентаризацията е проверка на състоянието на всички активи на дружеството, отразяваща правилността на промените и условията на съхранение.

Как преизчисленията са от полза за служителите и компанията като цяло

В повечето случаи реалното и редовно преброяване ви позволява своевременно да разкриете злоупотребата със служебно положение от страна на служителите, невниманието и безотговорността.

Ако преброяванията са само на хартия, няма да има смисъл от тях. Това са безсмислени протоколи и становища, които просто лежат като планина в архива. Само реалните събития имат значение.

Подчинените ще създадат фиктивна документация в два случая, ако:

претоварен с основната работа;

извършват измами с поверени ценности.

За да увеличите процента на действително преизчисляване в първия случай, трябва да разпределите служител, който ще се занимава само с това. Това може да бъде вътрешно лице, временно освободено от преки задължения, или външен поканен одитор. Така ще се окаже, че ще преброите всичко възможно най-точно и ще избиете остатъците. Опитът просто да заредите работниците с допълнителни задачи може да доведе до неправилни данни и изчисления с лошо качество, лошо изпълнени основни задачи през деня.

Във втория случай само външни експерти могат да идентифицират несъответствия. Всички опити за самостоятелно преброяване няма да дадат валидни резултати. Това са само отговори и попълнени листчета с измислени числа.

Разновидности

Инвентаризацията е начин за сравняване на реалните салда с тези, отразени в базата данни. Това е контролът на наличността и безопасността на имуществото чрез повторна проверка и ръчно преизчисляване. Яжте различни видовепроцедури в зависимост от задачите пред фирмата. Пълен или непълен, планиран, контролен или повторен. Може да бъде инициирано от контролни органи или ръководители, да обхваща само едно подразделение или цялата компания.

С уговорка

Разделени в зависимост от събитията:

Планирано. Извършва се по календар и предварително подписана поръчка. Те се подготвят за това и знаят за това от няколко месеца. Графикът се утвърждава в началото на годината от ръководителя.

Непланирано. Такава инвентаризация е начин да се установи наличието и размера на кражбата, просрочените задължения. Назначава се при смяна на отговорното лице с цел прехвърляне на отговорност на нов служител. Извършва се след природни бедствия, пожари, пробиви на тръби.

Повтаря се. Пристъпва се при съмнения относно вече получените резултати и съставените документи. Ако има съмнения за отговорни лица, в тяхната обективност и качество на работа.

контрол. Организира се веднага след планираното за проверка на качеството на преизчислението. Задължително условие е да се проведе преди отваряне на помещението.

Може да има един вид или няколко. Всеки е законен и обоснован, иницииран не само от ръководителя на цялата фирма, но и от ръководителя на звеното, както и от проверяващите органи.

По обем

Инвентаризацията е проверка на състоянието на активите на организацията. Тя може да бъде:

Завършено. Веднъж годишно фирмата трябва да одитира всичко, което има. Това е необходимо за съставяне на годишен счетоводен отчет. Формира се във връзка с финансовите активи на предприятието, материали, стоки и взаимодействие с други лица.

Частичен. Обхваща отдел, отдел, направление. Може да се извърши само на каса, в склад, дори и в избран вид стока. Често се назначава при смяна на отговорно лице за всичко, което е управлявал предишният служител на тази длъжност.

По степен на покритие

Какво значи инвентаризацията, ако е правилно извършена - коректна справка, която да представи всички реални показатели на балансовото лице до дръжката на младши секретар. Ръководството ще може да анализира текущата ситуация и да коригира работата на всеки отдел поотделно или на целия организъм като цяло.

В зависимост от размера на събитието чекът може да бъде:

Селективен. Проверяват се индивидуалните стойности, присвоени на дадено лице. Практикува се в организации с голям асортимент и богат набор от услуги или във фирма с клонове на различни адреси.

Твърди. Извършва се навсякъде, дори ако компанията има няколко клона, подчинени отдели. Всеки има своя комисия и инспектори, може да бъде и гост-одитор.

По необходимост

Не само ръководителят на фирмата е в състояние да одобри необходимостта от процедура и да определи дата за изпълнение. По необходимост сметката се разделя на:

Задължително. Извършва се в съответствие със законите на страната.

Инициативност. Организира се от директора.

Според метода

Инвентаризация, какво означава това? Това е начин да проверите кои остатъци са същите като виртуалните в програмата и кои са различни. Така се определя кои служители работят качествено и кои са безотговорни. С помощта на преизчисляване е възможно да се идентифицират кражби на работното място, излишъци и обеми на натоварване на склада.

Сметката може да бъде:

Естествено. Когато работниците наистина отидоха и изпълниха задачата, всичко беше изчислено, формализирано и взето под внимание. Ако това се прави редовно, тогава информацията в програмата отразява реалната картина и работата на всички части на организацията ще бъде ефективна.

Документален филм. Когато служителите търсят потвърждение за наличието на вид стоки или финансови активи в документи.

инвентарен закон

Основният документ, регламентиращ процедурата и времето на провеждане, е заповедта на Министерството на финансите. Също така списъкът на задълженията е залегнал във Федералния закон „За счетоводството“. Според тези документи е необходимо да се одитират всички баланси, ако:

е изминала година преди отчитането;

финансово отговорното лице се е променило;

установен е фактът на кражба, щета, злоупотреба със служебно положение;

дружеството е закрито или реорганизирано;

планира се отдаване под наем, продажба, прехвърляне на имущество;

предприятието се преобразува;

имаше пожар, наводнение и други природни бедствия.

Отговорността за спазването на тези закони се носи от ръководителя на компанията и счетоводителя.

В какъв ред и кога

Обикновено ръководителят на фирмата определя датата и часа за инвентаризацията. Ако преизчисляването се формира по инициатива на регулаторните органи, тогава чрез определяне на бройките, които трябва да се извършат, те назначават и прехвърлят на проверяваните лица.

Процедура

Инвентаризацията протича на 4 етапа:

Подготвителен - кога да се подготви задължителни документи, листове за попълване, сформира се комисия, определят се срокове и дати.

Преброяване - служители или контролен орган преброяват всичко, претеглят, търсят реалното количество стойности.

Контрастивен - фактът се сравнява с плана, несъответствията се одобряват, причините за различията се идентифицират.

Крайният - извършителите са наказани, данните в базата данни са актуализирани, резултатите са документирани.

По време на последния етап безскрупулните служители се наказват само след повторна проверка на изчисленията.

Кой дирижира

Вече споменахме, че изпълнението на цялото действие може да се извърши от вътрешен служител или привлечен. Инвентаризационната комисия ще контролира процеса. Това са хората, които лидерът избира.

Позицията не е посочена в трудова книжка. Съставът обикновено включва:

служители на компанията;

представители на ръководни позиции;

счетоводен работник;

ръководител или магистър по финансови, инженерни, правни или други услуги;

в магазините допълнително - водещ специалист от отдел икономическа сигурност.

Съставът включва членове на звеното за вътрешен одит, привлечени одитори от трети страни, представители на регулаторните органи.

Документи, съставени в процеса

Всяка процедура се извършва според стандартите. Попълват се актове, описи, справки. След като ги напишете, ще бъде по-лесно да анализирате текущата ситуация.

Маса за документи

Необходимостта от попълване на документи зависи от индустрията и наличието на ценности в баланса. Списък на формуляри, които са необходими по-често от други:

Име	Код на формуляра
Описание на дълготрайните активи	INV-1
Етикет	ИНВ-2
Инвентаризация на стоки и материали	ИНВ-3
Акт за изпратени стоки	INV-4
Опис на стоки и материали на отговорно съхранение	INV-5
Акт на ценностите по пътя	INV-6
Акт за отчитане на дълготрайни активи, чийто ремонт не е завършен	INV-10
Акт за инвентаризация на разходите за бъдещи периоди	ИНВ-11
Проверка на сумата в брой	INV-15
Опис на ценни книжа и бланки	ИНВ-16
Актът за проверка на правилността на отчитането на разплащанията с доставчици и клиенти	ИНВ-17
Отчет за сравнение с резултатите - как беше преизчислението на дълготрайните активи	ИНВ-18
Сравнителен лист - резултатите от преизчисляването на стоки и материали	ИНВ-19
Обща декларация за помирение и обобщение	ИНВ-26

Ако всичко е направено правилно, се изготвя формуляр INV-24, където се въвеждат всички промени.

Бизнесмените и служителите на големите индустрии постоянно се сблъскват с необходимостта от извършване на инвентаризация, тази процедура не е приятна, но нейната периодична...

Инвентаризацията е ... Определение, видове инвентаризация, значение и процедура

От Masterweb

11.05.2018 05:00

Бизнесмените и служителите на големи индустрии постоянно се сблъскват с необходимостта от извършване на инвентаризация. Това не е приятна процедура, но трябва да се извършва периодично, за да се знае всичко за моментното състояние на организацията. Често тази функция трябва да се изпълнява от счетоводители заедно със служители, които носят финансова отговорност за това или онова имущество в предприятието.

Какво се разбира под този процес?

Инвентаризацията е проверка на цялото имущество на предприятието за неговото наличие, както и финансови задължения, която притежава към определена дата. Тази процедура се извършва с помощта на счетоводни данни и информация за действителната наличност на определени единици стоки или услуги.

От мениджърите се изисква да сравняват данните, които имат, в резултат на тази процедура те ще могат да получат обща картина, която им позволява да направят изводи за работата на определени служители или механизми на предприятието. Също така с помощта на инвентаризация можете да постигнете пълното запазване на ценностите на организацията и средствата, използвани в работата.

Какво смятат те?

Търговските работници изпитват доста остро инвентаризацията, те обикновено са финансово отговорни за стоките или услугите, които предлагат на населението, следователно, ако се установи недостиг, те могат да имат сериозни проблеми. Предприемачите и държавните агенции са доста щателни в подхода си към финансовите въпроси и при наемане незабавно въвеждат клаузата „материална отговорност“ в трудовия договор.

В допълнение към стоките и услугите могат да бъдат преизчислени различни нематериални активи, пари, инвестиции и други запаси. Ако говорим за пасиви, това включва заеми, задължения и резерви. По правило всички те са изготвени чрез подходящи споразумения с банките, а последните, като правило, са доста строги по отношение на закъсненията и различни трудности с плащанията.

Защо трябва да преизчислите?

Провеждането на инвентаризация има редица цели, основната от които е да се установи действителният размер на имуществото, което организацията притежава. Често с негова помощ можете да намерите стоки и услуги, които са налични, но не и в счетоводните изчисления, обратната ситуация е подобна. Всички незаписани обекти трябва незабавно да бъдат взети предвид за по-нататъшно правилно отчитане.

В допълнение, тази процедура може да помогне да се разбере действителното количество ресурси, които трябва да бъдат използвани за създаване на продаваеми стоки и услуги. Ако има твърде много от тях, ръководството на организацията може да помисли за пренасочване на собствената си работа, както и за начини за намаляване на производствените разходи и генериране на повече приходи.

Как помага извършването на инвентаризация?

С помощта на преизчислението мениджърите на организации могат също да проверят правилността на действията на своите служители, дали наистина водят записи за наличния капацитет и парични задължения. Освен това можете да оцените съществуващите материални ресурси на пазарни цени въз основа на тяхното действително състояние и след това да ги продадете. Например, ако по време на инвентаризацията се установи, че редица помещения не се използват по предназначение, тогава ръководството на предприятието може да се опита да ги натовари с работа или да ги продаде като ненужни активи.

Процедурата също така помага да се провери състоянието на основните съоръжения на предприятието, дали нематериалните активи се използват правилно. По правило след инвентаризацията започват различни трансформации в предприятието, понякога дори се свежда до намаляване на щатния състав.

Какви са видовете преизчисляване?

Инвентаризацията на имуществото е процедура, без която нито едно предприятие не може. В зависимост от обема на преизчислението се разделя на частично и пълно. Първият е най-подходящ за големи предприятия, които включват няколко отдела, занимаващи се с продажба на стоки и услуги. В малките магазини преизчисляването на стоките обикновено се извършва веднъж седмично, в големите мрежи тази процедура се извършва през нощта с редовност веднъж месечно.

Винаги трябва да има основание за такъв преглед. От тази гледна точка инвентаризацията се дели на планова и внезапна. Първият обикновено протича доста гладко, но съществува известен риск инспекторите да не видят истинското състояние на нещата в организацията, тъй като финансово отговорните лица могат да коригират съществуващата отчетност и да я представят за правилна. Внезапната проверка е по-обективна, може да се използва за идентифициране на недостатъци и предотвратяване на по-нататъшното им възникване.

Кога е необходима инвентаризация?

Висшето ръководство на предприятието определя реда на инвентаризацията, както и времето за нейното изпълнение. При внезапна проверка не уведомява предварително отговорните за имота. Необходимо е да се преизчисли по време на формирането годишни отчетиот счетоводния персонал на предприятието, в случай на разкриване на кражба на имущество или неговото сериозно увреждане.

Също така тази процедура е необходима, когато продуктите на предприятието и неговото имущество се отдават под наем или се продават. Промяната на служителите, финансово отговорни за имуществото, и промяната във формата на организацията (включително ликвидация) са причината за извършване на инвентаризация. Доста рядко възниква ситуация, когато е необходимо преизчисляване поради извънредни ситуации и природни бедствия, които са се отразили негативно на работата на организацията.

Как да се подготвим за счетоводен одит?

Ако наскоро сте започнали работа в предприятие като счетоводител и предстои инвентаризация, образци от актове и описи може да са полезни за тази процедура. Създаването им се регулира от Федералния закон № 402 „За счетоводството“, който беше публикуван през декември 2011 г. и оттогава е един от най-важните документи за специалистите, които извършват тази процедура.

В работата си счетоводителят може да се съсредоточи и върху заповедта на Министерството на финансите № 49, издадена през юни 1995 г., която съдържа редица препоръки за извършване на инвентаризация, като се вземат предвид финансовите задължения на предприятието. В същото време ръководителят, който извършва проверката, трябва постоянно да бъде в течение и за това е необходимо да се проучат обяснителните документи на Министерството на финансите, които се издават приблизително веднъж на всеки един и половина до два месеца.

Откъде започвате да броите?

Инвентаризацията на основните мощности на всяко предприятие се извършва на няколко етапа. Първият от тях е подготвителен, който се състои в издаване на заповед за необходимостта от тази процедура, както и за сформиране на комисия, която ще се заеме с преизчисляването. Това вътрешен органобикновено включва непосредствен ръководител на финансово отговорни лица, счетоводител, както и ръководител на предприятието.

Успоредно с това се определя времето на инвентаризацията, както и онези видове имоти, които се планират да бъдат преизчислени. През същия период е предвидено формирането на касови бележки и друга документация, която да се използва при преизчисляване на наличните мощности, стоки и услуги.

Какво е директна инвентаризация?

Преизчисляване, измервания, претегляне - следващият етап от инвентаризацията, в този случай се използват най-разнообразни средства: софтуер, калкулатори, специфична документация (опис) и др. Особено внимание в този случай се обръща на проверката на наличността на стоките, които трябва да бъдат продадени в бъдеще на компанията с цел печалба.

Когато всичко е изчислено, идва горещото време за счетоводителите, те са тези, които трябва да съгласуват изчисленията със собствените си данни. Тъй като финансовите специалисти на компаниите обикновено работят в 1C, те също искат инвентаризации в електронен формат, за да спестят време. Именно те обикновено откриват несъответствия, след което започват да търсят причините за несъответствията.

Какво се случва с окончателните резултати?

Финалът на тази процедура е актът за инвентаризация, който посочва максимума подробна информацияотносно изчисленията. В този случай счетоводителите съвсем обективно отразяват всички установени недостатъци, а също така посочват всички лица, които трябва да носят съответната административна отговорност. По правило преизчисляването на имуществото винаги разкрива редица липси или излишъци, в случаите, когато първите се покриват от вторите, никой няма претенции.

В резултат на това всички членове на комисията са длъжни да подпишат окончателния протокол, който ще отразява подробна информация за резултатите от одита. Освен това ръководството на предприятието или отдела, в който е извършена инвентаризацията, издава заповед за одобряване на нейните резултати. Този документ посочва резултатите от одита, разкритите факти за недостатъци или излишъци, необходимостта от засилване на контрола върху безопасността на имуществото, както и сроковете за отстраняване на откритите нарушения.

Могат ли служителите да бъдат наказани?

Въз основа на резултатите от инвентаризацията ръководството на предприятието взема решение за административното въздействие по отношение на служителите, които носят финансова отговорност за имуществото. По правило, ако организацията е претърпяла значителни щети, най-често процедурата завършва с уволнение на служителя, последвано от обезщетение за загубите. Ако недостигът е твърде голям, може да бъде образувано наказателно дело за присвояване и всички виновни да отидат в затвора.

Най-често организациите предпочитат да преговарят приятелски с подчинените си и не отиват в открит съдебен конфликт. В случай, че финансово отговорен служител не е съгласен с резултатите от инвентаризацията и няма да компенсира загубите, причинени от него на организацията, той има право да обжалва решението на комисията.

Как се отразяват резултатите в общото счетоводство?

Тъй като инвентаризацията е доста трудоемък процес от счетоводна гледна точка, в повечето случаи ръководството на звеното се опитва да направи всичко, за да не отразява установените недостатъци в документите. Липсата може да се извърши като отписана стойност на имущество, станало негодно за използване. След това тази сума може да бъде включена в калкулациите за основното производство.

Ако в резултат на одита е решено, че материално отговорното лице ще компенсира недостига, тази информация се посочва в окончателните документи и се изготвя заповед, която се подписва от ръководителя на звеното. Всички излишъци се вземат предвид и в бъдеще финансово планиранеизвършвани в съответствие с тях.

Каква е ползата от провеждането на одит?

Според мениджърите инвентаризацията е допълнителен начин за управление на екип и организация, който може да осигури голям бройПолзи. На първо място, става въпрос за запазване на всичко материални активиинституции. Успоредно с това можете също да идентифицирате онези продукти, които вече са с изтекъл срок на годност или изтичат във възможно най-кратък срок.

Друга полза от извършването на инвентаризация е, че ръководството може да види активите, които са този моментне е полезно и може да бъде премахнато. всичко слаби местанезабавно стават видими за мениджърите след одита, това твърдение се отнася и за неефективни служители, това е особено вярно за тези, които не са в състояние да осигурят качествен контрол върху състоянието на стоките, тяхната безопасност и навременна продажба.

Съществуващото законодателство позволява извършването на произволен брой инвентаризации в рамките на една календарна година. Търговските компании предпочитат да проверяват служителите си достатъчно често, тъй като късната реакция на лошото им представяне може да причини огромни загуби на организацията. Важно е да бъдат подписани споразумения между предприятието и служителите, които имат правна сила, в противен случай няма да е възможно да се предявят финансови претенции към виновните специалисти.

Улица Киевян, 16 0016 Армения, Ереван +374 11 233 255

Едно от основните изискванияпредставени на счетоводството е неговите показатели.

Въпреки това, в процеса на съхраняване и освобождаване на стоково-материалните запаси могат да възникнат несъответствия между фактическата наличност и данните от счетоводния отчет, които не подлежат на ежедневно осчетоводяване. ситуацията е възможна например в резултат на неизправност на измервателни уреди, грешни записи, загуба на документи, недоглеждане на финансово отговорни лица и др. В тази връзка съществува обективна необходимост от такъв метод на контрол, който да осигури възможност за отчитане на несъответствията между отчетните данни и реалната наличност на икономически средства. Доставянето може да бъде постигнато чрез инвентаризация.

Тоест инвентаризацията е вид начин за идентифициране с последващо счетоводно отчитане на икономическите активи и източниците на тяхното формиране, които не са формализирани от текущата документация, за да се гарантира надеждността на показателите счетоводствои корпоративно отчитане в .

Инвентаризацията се извършва чрез проверка на наличността на имущество (стопански активи) на предприятието и сравняване на получените резултати със счетоводни данни. Това дава възможност да се установят несъответствия между счетоводните данни и действителната наличност на парични средства, които се оформят със съответните документи и се отразяват в счетоводството.

Периодична инвентаризацияе не само средство за изясняване на счетоводните показатели, но и средство за борба с надзора на финансово отговорни лица, както и рационализиране на складовата икономика, тъй като по време на инвентаризацията те едновременно проверяват складовите помещения, правилното съхранение на материалните активи, и работата на измервателните уреди.

Описът на финансовите сетълменти помага за изясняване на отношенията по сетълмент с длъжници и кредитори и укрепва финансовата дисциплина.

Трябва да се отбележи, че инвентаризацията може да бъде пълна и частична., в зависимост от пълнотата на обхващане на средствата за управление.

Пълната инвентаризация включва проверка на цялото имущество на предприятието и състоянието на отношенията на сетълмент. Частичната инвентаризация обхваща определени видове средства: пари в брой, готова продукция в складове и др. Пълна инвентаризация се извършва по правило преди изготвянето на годишния отчет, както и в случаите, предвидени от действащото законодателство: при смяна на материално отговорни лица, приватизация на държавни предприятия и др. Ясно е, че предоставя най-пълната информация, но не винаги е подходящо, тъй като е доста трудоемко и разсейва голям брой служители от изпълнението на основните им задължения.

Също така е необходимо да се прави разлика между планирана и непланирана инвентаризация. Планираният се извършва по предварително определен план в съответствие с разработения график, например преди изготвянето на годишния отчет. Непланирана инвентаризация се извършва по заповед на ръководителя (по искане на контролния орган, в случай на пожар, природно бедствие и др.).

Най-ефективен е внезапната частична инвентаризация, тъй като принуждава финансово отговорните лица да кредитират и отписват материални ценности навреме, да ги съхраняват правилно и да предотвратяват злоупотреби.

Процедурата и времето за инвентаризация в предприятия и организации от всички форми на собственост се регулират от инструкцията за инвентаризация на дълготрайни активи, нематериални активи, инвентарни позиции, Парии изчисления, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Украйна от 11 август 1994 г. № 69.

Инвентаризациите, времето за тяхното извършване, списъкът на имуществото и населените места, подлежащи на инвентаризация по време на всяка от тях, се определят от ръководителя на предприятието, освен когато такава инвентаризация е задължителна:

при прехвърляне на имущество на държавно предприятие под наем, приватизация на имущество на държавно предприятие, държавно предприятие в и в други случаи, предвидени в законодателството;

преди изготвянето на годишния счетоводен отчет, но не по-рано от 1 октомври. В същото време инвентаризация на сгради и други недвижими дълготрайни активи може да се извършва веднъж на три години, и библиотечни колекции- веднъж на пет години;

при смяна на материално отговорни лица. извършва се в деня на приемане-предаване на делата;

при установени факти на кражба, злоупотреба или повреда на ценности;

по решение на съдебните и следствените органи;

при аварии, пожари, природни бедствия, ликвидация на предприятието.

Инвентаризация на предприятиетосе извършва от специална комисия, ръководена от ръководителя на предприятието или негов заместник, със задължителното участие на главния счетоводител и финансово отговорни лица. Съставът на комисията, обектите на инвентаризация, нейното извършване се определят със заповед на ръководителя на предприятието. Ръководителят на предприятието също носи отговорност за навременното и качествено изпълнение.

Инвентаризацията се извършва по правило за първия месец, тъй като в този случай е по-лесно да се сравнят нейните резултати със счетоводните показатели. Ако инвентаризацията на отделните ценности не може да бъде завършена за един ден, тогава тя може да започне преди и да приключи след първия ден, като данните от инвентаризацията могат да бъдат коригирани от държавата на първия ден.

Преди началото на инвентаризацията материалните активи в складовете трябва да бъдат групирани, сортирани и подредени по наименование, клас и размер в удобен за преброяване ред.

Преди началото на инвентаризацията служителите на счетоводния отдел трябва да завършат обработката на всички документи за получаване и издаване на материални активи, да определят излишъка по сметките в деня на инвентаризацията.

Преди започване на инвентаризацията материално отговорните лица дават разписка, че всички документи са предадени в счетоводството и че няма неосчетоводени или отписани ценности. След това не се разглеждат документи.

Инвентаризация на материалните активисе извършва на мястото на тяхното съхранение в присъствието на материално отговорни лица. При инвентаризация на материални активи, които се съхраняват в недокоснати контейнери на доставчици, е разрешено по изключение да се установи тяхното количество по документи, за които се правят съответните бележки в инвентарния списък. Данните от инвентаризацията на всеки вид материални активи се вписват в инвентарните ведомости, които се съставят в два екземпляра. След приключване на инвентаризацията те се подписват от всички членове на комисията. Единият опис остава при финансово отговорното лице, другият се прехвърля в счетоводния отдел. Ценностите, които не принадлежат на предприятието, но са на негово разположение или съхранение, се записват в отделен инвентарен лист. За всички повредени стойности, установени от комисията по инвентаризация, те съставят, в които се посочват причините и лицата, допуснали повреда на имуществото.

При проверка на наличността на пари в касата се взема предвид само действителната наличност на пари. Не са включени документи или разписки.

Проверка на състоянието на разчетните отношенияс други предприятия и организации се извършва по документи. Предприятията обменят извлечения от специални сметки на длъжници и кредитори, които се изпращат от предприятията кредитори на предприятията длъжници. Последните трябва да потвърдят дълга или да изложат своите несъгласия в рамките на десет дни. Следователно само договорените суми трябва да се показват във вземанията и задълженията. В някои случаи, когато несъответствията не са отстранени в края на отчетния период или не са изяснени, разплащанията с длъжници и кредитори се показват от всяка страна в нейния баланс в сумите, които фигурират в текущите счетоводни записи и са признат от него за правилен. При необходимост делата за неуредени задължения се прехвърлят на съдебните органи.

Дълговете по разплащания с банки, данъчни и финансови власти трябва да се показват в баланса само в договорените суми.

Неуредените задължения, сумите задължения, за които е изтекла давността, както и установените като несъбираеми по време на инвентаризацията, се записват в отделен инвентарен списък и се посочват причините за тяхното възникване и лицата, отговорни за това.

Попълнените описи се предават от комисията в счетоводството, където действителните салда на материалните ценности, записани в инвентаризациите, се сравняват със счетоводните данни и се установяват излишните липси на стойности, ако има такива. Материалните ценности, за които са открити несъответствия със счетоводните данни, се записват в сравнителна ведомост, а финансово отговорните лица трябва да предоставят на инвентаризационната комисия писмени обяснения за причините за тяхното възникване. Той оформя своите заключения и предложения за отстраняване на инвентаризационни разлики в протокол и го представя на ръководителя на предприятието за утвърждаване. Ръководителят трябва да вземе решение за капитализиране на излишъка или за отписване на недостига на ценности и да одобри протокола в рамките на пет дни.

В същото време трябва да се има предвид, че размерът на загубата, причинена на икономиката поради липса и повреда на материални активи, която подлежи на компенсация от финансово отговорни лица, се определя в съответствие с Процедурата за определяне на размера на загуби от кражба, недостиг, унищожаване (повреждане) на материални активи, одобрен от Кабинета на министрите на Украйна от 22 януари 1996 г. № 116 (с последващи изменения и допълнения). В съответствие с тази процедура размерът на загубите се определя от материални активи със същото име. Ако обаче по време на прихващане цената на недостига на материални активи надвиши излишъка, тогава разликата в стойността подлежи на компенсация от лицата, допуснали такава ситуация.

Резултатите от инвентаризацията се отразяват в счетоводния отчет в рамките на десет дни, след което неговите показатели се привеждат в пълно съответствие с действителната наличност на икономически средства и състоянието на разчетните отношения.

Видове инвентаризация

Организацията, като взема предвид спецификата на своята дейност и задачите, които трябва да бъдат решени по време на инвентаризацията, използва различни видовескладова наличност.

По честотав съответствие със счетоводната политика на организацията се прави разграничение между планирана и непланирана инвентаризация.

Планирана инвентаризация се извършва в съответствие с плана за контролна и одиторска работа на органа за вътрешен контрол (одитна комисия, вътрешен одит) и счетоводната политика на организацията, както и когато инвентаризацията е задължителна в съответствие със закона. Плановите инвентаризации включват и годишните инвентаризации, извършени преди изготвянето на годишния отчет.

непланирано (внезапно ) складова наличност (които не са включени в счетоводна политикаи плана за контролна и одиторска работа) се извършват от външни одитори при извършване на одит (задължителен или проактивен) в дадена организация, вътрешни одитори на одитната комисия, одитори на одиторската служба, инвентаризационната комисия на организацията, когато факти се установяват закононарушения, но сигналите на персонала, при установяване на съмнителни бизнес сделкии т.н.

в зависимост от пълнотата на покритие на имуществото и задължениятаорганизациите разграничават пълна и частична инвентаризация.

Пълна инвентаризация - Това е проверка в натура на цялото имущество на организацията и нейните задължения към определена дата. Преди съставянето на годишната се извършва пълна инвентаризация финансови отчети, при реорганизация на стопански субект и др.

Частичен (селективен) инвентар е всяка отделна проверка по природа на обекти от определени типове. Например инвентаризация на материалите в склад, инвентаризация на паричните средства на касата и др.

Селективна инвентаризация на наличността на инвентарни позиции може да се извърши в случаите, когато се установи нарушение на процедурата и сроковете за извършване на инвентаризация, както и установяване на фактите на отписване на материални активи за незаконни операции или неправилно изпълнени документи .

Организацията самостоятелно решава въпросите за извършване на пълна или частична инвентаризация и отразява това в заповедта за счетоводната политика въз основа на изискванията на действащото законодателство.

Според методаразпределете естествен и документален инвентар.

натурален инвентар се състои в непосредствено наблюдение на обектите и определяне на техния брой чрез преброяване, претегляне, измерване и др.

Документална инвентаризация е да се проверят документалните доказателства за наличието на предмети.

Процедурата за провеждане и документиране на инвентаризацията

На опис подлежат всички видове имущество и финансови задължения.

Инвентаризацията на имуществото се извършва за всяко от неговите имена и в контекста на материално отговорни лица.

Цялата работа по инвентаризацията се възлага на ревизионна комисия, работни или постоянни комисии.

Съставът на инвентаризационната комисия се одобрява от ръководителя на предприятието с включването на представители на администрацията, счетоводството и други специалисти (технолози, икономисти), като могат да участват и служители на службата за вътрешен одит.

Същността на работата на комисията по инвентаризация е да сравни действителната наличност на ценности в натура със счетоводните данни. Резултатите от инвентаризацията се отразяват в листа за сравняване, отразява и процедурата за регулиране на разликите в инвентаризацията.

Главният (старши) счетоводител отговаря за правилното документиране на инвентара. Ето защо е необходима внимателна предварителна подготвителна работа преди началото на инвентаризацията.

Инвентаризационната комисия съставя календарен план за инвентаризацията и разпределя работата между отделни междинни групи (екипи) на комисията.

Всяка междинна група (екип), в зависимост от обекта на проверка, разработва подробна програма за извършване на инвентаризация на конкретни обекти и разпределя работата между членовете на групата. Във всяка група се назначава (избира) старши (бригадир), а за инвентаризационната комисия като цяло измежду членовете й се избира председател на комисията.

Ръководителят на организацията и главният (старши) счетоводител инструктират членовете на комисията относно целите, задачите и процедурата за извършване на инвентаризация.

Счетоводният отдел на организацията подготвя всички необходими форми на документи за извършване на инвентаризация (инвентарни списъци, сравнителни листове, междинни актове и др.).

До началото на инвентаризацията всички записи и салда по сметки в регистрите на аналитичното и синтетичното счетоводство трябва да бъдат внимателно проверени и всички данни от документи да бъдат записани в регистрите.

Проверката на материални и производствени ценности, парични средства и нетекущи активи се извършва на мястото на тяхното съхранение, задължително в присъствието на лица, отговорни за проверяваните ценности.

Общият ред за провеждане на инвентаризация и обработка на резултатите от нея се определя от Методическите указания за инвентаризацията, а резолюциите на Госкомстата на Русия от 18 август 1998 г. № 88 и 27 март 2000 г. № 26 утвърдиха унифицирани форми за записване резултати от инвентаризацията.

Процедурата за извършване на инвентаризация в организация е съставена под формата на приложение към заповедта за счетоводната политика, която включва:

• - график за планови и извънпланови инвентаризации през отчетната година;
• - дати на планирана инвентаризация;
• - списък на имуществото и задълженията, които се проверяват при всяка инвентаризация.

Инвентарни обектиса:

• дълготрайни активи;
• нематериални активи;
• финансови инвестиции;
• продуктивни резерви;
• Завършени продукти;
• стоки;
• други акции;
• пари в брой;
• други финансови активи;
• дължими сметки;
• банкови заеми;
• заеми;
• резерви.

Всяка организация е длъжна да създаде постоянна инвентаризационна комисия. Включва представители на администрацията, счетоводители, както и други специалисти (инженери, икономисти, техници).

Комисията може да включва и представители на службата за вътрешен одит на организацията или независими одиторски организации.

Организационните и контролни функции на постоянната комисия включват извършване на планови, както и на селективни инвентаризации и контролни проверки през междуинвентаризационния период.

За извършване на инвентаризация в организацията могат да се създават и работни и еднократни комисии.

Работни комисиинепосредствено извършва планови инвентаризации на материални активи и средства в местата на тяхното съхранение. Те обикновено се създават с голям обем работа или териториална разпокъсаност на имуществото за едновременна инвентаризация на имущество и финансови задължения.

Еднократни комисионни(във всеки конкретен случайсъставът на комисията се одобрява от ръководителя на организацията по време на инвентаризацията, ако е необходимо) извършват проверки на селективни инвентаризации.

Основно правило за всички инвентаризации: отсъствието на поне един член на комисията по време на инвентаризацията служи като основание за признаване на резултатите от инвентаризацията за невалидни.

Преди да направите инвентаризация, е важно да се уверите, че организацията разполага с добре организирана система за складиране и контрол на достъпа. За целта се препоръчва комисията по инвентаризация да провери следните факти:

• - дали територията на организацията е защитена, дали помещенията са оборудвани с противопожарни и охранителни аларми;
• – действително ли са сключени и правилно изпълнени договори за пълна индивидуална или бригадна материална отговорност със служители, на които са предадени ценности за съхранение и ползване;
• - дали длъжностите на финансово отговорните лица съответстват на одобрения списък на длъжности и работи, заместени и изпълнявани от служители, с които организацията може да сключи писмени споразумения за пълна отговорност;
• - създадени ли са условия за финансово отговорни лица за осигуряване на безопасността на материалните активи, има ли закрити складови помещения, шкафове, сейфове, контейнери за съхранение на ценности;
• - оборудвани ли са местата за съхранение на материални ценности с необходимите средства за измерване;
• – има ли контрол върху процедурата за изнасяне на ценности от организацията и издаване на пълномощни за получаването им;
• – отделно ли се съхраняват материални запаси, принадлежащи на трети лица;
• - дали със заповед на ръководителя е назначена постоянна комисия за проверка на безопасността на материалните активи.

Преди да започне да проверява действителната наличност на имуществото, комисията по инвентаризация трябва да получи всички приходни и разходни документи или отчети за движението на средства и материални активи. Приходно-разходните документи се предават от финансово отговорни лица в счетоводния отдел срещу разписка, след което документите се предават на комисията по инвентаризация.

Преди провеждане на инвентаризация директорът издава заповед за провеждането й (образец № INV-22). Регистрира се в регистъра за контрол върху изпълнението на заповеди за инвентаризация (формуляр № INV-23).

Тази заповед се изготвя по правило най-малко 10 дни преди падежа за инвентаризация. Със заповедта се определя какво точно ще се вземе предвид при инвентаризацията, по какъв ред да се извърши, в какъв срок и кой се включва в инвентаризационната комисия.

След проверка на фактическата наличност на материалните активи се съставят протоколи за инвентаризация и инвентарни ведомости.

Основната форма на първична документация за записване на резултатите от физическа инвентаризация е инвентарен списък, а за записване на документална инвентаризация - акт за инвентаризация.

Формулярите на инвентарните списъци и актовете за инвентаризация са одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88.

Инвентарните списъци могат да се попълват както на ръка, така и на компютър. Но във всеки случай те трябва да бъдат попълнени ясно и ясно, без петна и изтривания. Грешките, допуснати при попълване на инвентарните списъци, се коригират във всички техни екземпляри, както следва: неправилните записи се задраскват с един ред и върху тях се поставят правилните записи.

Корекциите се съгласуват с всички членове на инвентаризационната комисия и материално отговорните лица и се подписват от тях.

В списъците с инвентаризация и актовете за инвентаризация е неприемливо да се оставят празни редове, следователно всички останали празни редове от описа или акта трябва да бъдат задраскани.

Инвентарните списъци се предават в счетоводния отдел, където се прави съпоставка на счетоводните данни и данните от инвентаризацията. В края на инвентаризацията могат да се извършват контролни проверки за правилността на инвентаризацията. Те трябва да се извършват с участието на членове на инвентаризационните комисии и материално отговорни лица преди откриването на склада, килера, секцията и др., където е извършена инвентаризацията.

Резултатите от инвентаризацията, както и контролните проверки се документират в следните документи:

• - Сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията на дълготрайните активи (формуляр № INV-18);
• - лист за сравняване на резултатите от инвентаризацията на инвентарните позиции (формуляр № INV-19);
• - акт за контролна проверка на правилността на описа на ценностите;
• - дневник за контролни проверки на правилността на инвентара;
• - запис на резултатите, идентифицирани от описа.

При компилиране изявления за съпоставяненеобходимо е да се вземе предвид повторното класифициране на инвентарните позиции (неправилно отчитане на стоки от един клас като част от друг клас), разликите в сумата, произтичащи от повторното класифициране. Също така е необходимо да се отпишат загубите в рамките на нормите на естествената загуба.