Организационни въпроси на управлението на проекти. Счетоводство за управление на проекти. Семинар-практикум Бизнес позиция на проектантската организация

Функционалността на проектното счетоводство се активира от съответната опция в меню Работа и проекти:

След това директорията с проекти става достъпна:

Сред подробностите за проекта трябва да се посочи статусът:

И клиентът:

опция Позволете отписване на разходите по проектакато цяло ви позволява да приписвате свързаните разходи за труд не към конкретни задачи на проекта, а към целия проект:

Планът е представен под формата на верига от задачи с различни нива на влагане, общи за счетоводството на проекта:

Планът може да бъде създаден ръчно или да бъде импортиран от MS Project:

Задачите се местят със стрелките:

Планът има няколко опции за представяне:

Например Гант:

Въпрос 07.45 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Счетоводството на проекта ви позволява да:

поддържа записи на данни в контекста на проекти.
задайте структурата на проекта – проектни задачи, срокове за изпълнение и изпълнители.
изтегляне на проектни данни от Microsoft Project.
варианти 1 и 2 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е пети, налични са всички опции.

Въпрос 07.37 от изпита 1C: Професионално управление на документи. С помощта на функционалността за проекти можете:

автоматизирайте изпълнението на проекта.
изчисляване на плана на проекта и проследяване на планираните и реални срокове и разходи за труд на проектните задачи.
контролират изпълнението на проектните задачи и проекта като цяло.
варианти 1 и 3 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е пети. Всички тези задачи се решават от системата.

Въпрос 07.07 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Активиране на отчитане на проекта в системата:

се извършва в системните настройки с помощта на флага "Запазване на записи на проекти".
в системните настройки е зададен режимът за използване на функционалността "Проекти" (деактивиран, стандартен, разширен).
функционалността "Проекти" не може да бъде деактивирана, тъй като е част от счетоводния механизъм в 1C: Управление на документи.

Въпрос 07.31 от изпит 1C: Професионално управление на документи. Когато флагът „Проектно отчитане“ е зададен, автоматично се задава флаг в системните настройки, който не може да бъде премахнат:

използвайте типове проекти.
водят записи на планираните разходи за труд в бизнес процесите.
следете действителните разходи за труд.
опции 2 и 3 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е четвъртият, вижте по-горе.

Въпрос 07.24 от изпита 1C: Професионално управление на документи. След активиране на отчитането на проекта се появява атрибутът "Проект":

във входящи, изходящи, вътрешни документи
файлове и дейности.
бизнес процеси и задачи.
варианти 1 и 3 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е пети.

Реквизити в документи:

Във файлове:

В събития:

В задачата:

Въпрос 07.27 от изпита 1C: Професионално управление на документи. След активиране на счетоводството за проекти, селекциите за проекти се появяват в списъците:

входящи, изходящи, вътрешни документи.
файлове и дейности.
бизнес процеси и задачи.
варианти 1 и 3 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Правилният отговор е петият (разбрахме, че атрибутът Project е във всички тези обекти, което означава, че може да се конфигурира избор върху него).

Въпрос 07.34 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Един проект може да има следните състояния:

иницииран, планиран, изпълнен, завършен.
иницииран, планиран, изпълнен, спрян, завършен.
планирано, инициирано, планирано, изпълнено, спряно, завършено.
планирани, инициирани, планирани, в ход, спряни, завършени успешно, завършени.

Правилният отговор е първият.

Въпрос 07.10 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Клиентът в картата на проекта може да бъде:

кореспондент, отдел, потребител.
кореспондент или отдел (с посочване на лицето, отговорно за управлението на проекта от отдела).
кореспондент или ръководител на отдел.

Правилният отговор е първият, вижте по-горе.

Въпрос 07.41 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Разходи за труд на изпълнителите по проекта:

могат да бъдат отписани като цяло, ако поставите отметка в квадратчето „Разрешаване на отписване на разходите за труд за проекта като цяло“.
винаги може да се припише както на проекта, така и на проектните задачи.
може да се припише само на дизайнерски задачи.

Правилният отговор е първият, разбор по-горе.

Въпрос 07.09 от изпита 1C: Професионално управление на документи. За да отидете на плана на проекта в картата на проекта или в списъка с проекти, трябва да:

използвайте бутона "Отворен план".
използвайте командата "План на проекта" от менюто "Всички действия".
използвайте командата "План на проекта" от лентата за навигация.

Верният отговор е подобен на първия.

Въпрос 07.04 от изпит 1C: Професионално управление на документи. Планът на проекта включва:

списък от задачи по проекта, които са групирани в йерархична структура.
списък на етапите на проекта, със срокове и отговорник за етапа.
Диаграма на Гант, визуално отразяваща плана на проекта.
варианти 1 и 3 са верни.
опции 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е четвъртият. Има задачи (с отговорни) и визуалното им отразяване в Гант.

Въпрос 07.03 от изпита 1C: Професионално управление на документи. Във формата "План на проекта" можете да видите задачите на проекта в следния режим:

Планиране, завършено.
Планиране, контрол на изпълнението.
Анализ на разходите за труд.
Варианти 1 и 3 са верни.
Варианти 1, 2 и 3 са верни.

Верният отговор е пети, налични са всички режими.

Въпрос 07.22 от изпита 1C: Професионално управление на документи. ОТНОСНО Показват се ленти с диаграма на Гант различни цветовеза индикация:

текущото състояние на задачата.
текущото състояние на задачата и нейното просрочие.
текущото състояние на задачата и комбинация от просрочени начални и крайни дати за задачата.

Верният отговор е третият - нека видим помощта:

Ако една компания не е специализирана в проектни дейности, но периодично изпълнява инвестиционни проекти, има смисъл да се разработят и внедрят процедури управление на проекти. Регулирането ще помогне за подобряване на ефективността на работата и избягване на конфликтни ситуации.

Като начало е необходимо да се реши в кой случай за инвестиционни инициативи да се използват процедури за управление на проекти (Таблица 1) и в кой не. Като критерии можете да използвате: размера на инвестицията (например проекти на стойност под 500 хиляди долара се изпълняват като част от текущите дейности), периода на изпълнение на проекта, броя на участващите отдели, фокуса на проекта. Така че, ако инвестиционната инициатива е насочена към развитието на компанията, тогава тя може да бъде реализирана като проект, но ако е свързана с текущи дейности, тогава не.

Обмислете някои организационни въпроси, които е важно да вземете предвид при управлението на проекти в компания 1.

маса 1Основни организационни процедури за управление на проекти

Етапи на проекта		Процедури
В международната практика	В руската практика	Процедури
Инициация (отваряне)	Прединвестиционен	Изготвяне на предварителна обосновка (инвестиционна идея, инициатива) на проекта Преглед на проекта Документално откриване на проекта Присвояване на индивидуален код (кодификация) на проекта с отразяване в счетоводните системи Назначаване на ръководител на проекта Старт на индивидуално счетоводство по проекта Формиране на екипа на проекта работна група)
Планиран проект	Прединвестиционен	Разработване на бизнес план за проекта Оформяне на работен план Развитие на бюджета Оценка на икономическата ефективност на проекта Одобряване на бизнес плана и бюджета на проекта от ръководството на компанията
Изпълнение на проекта	Инвестиционна и експлоатационна	Изпълнение на работния план на проекта Изпълнение на бюджета на проекта Събиране на информация за изпълнението на проекта и водене на документация Управление на промените (работен план, бюджет) Изготвяне на междинни отчети за изпълнение на проекта Оценка на междинната ефективност на проекта
Завършване	ликвидация	Изпълнение на работния план Завършване на изчисленията за проекта Приключване на бюджета Изчисляване на крайната икономическа ефективност на проекта Изготвяне и одобрение на окончателен доклад за изпълнението на проекта Документално приключване на проекта (заповед) и разпускане на екипа по проекта Приключване на счетоводството на проекта Формиране на архив от проектна документация

Място на проекта във финансовата структура

Разпределението на проекта към центъра за финансова отговорност (CFD) ще ви позволи правилно да оцените финансовите резултати от проекта, бързо да координирате действията на участващите отдели и да формирате система за мотивация за членовете на екипа на проекта ( Таблица 2). В същото време вниманието на ръководителя на проекта ще бъде фокусирано не само върху изпълнението на работния план, но и върху финансовите резултати, постигнати по време на изпълнението

таблица 2Видове CFD по проекти

Проект	Пример	CFD
Фокусиран върху намаляване на разходите	Подмяна на оборудване, осигуряваща намаляване на производствените разходи	Център за печалба или инвестиция
Насочени към намаляване на рисковете в основните бизнес процеси на компанията	Създаване на собствено енергийно стопанство	Център за печалба или инвестиция
Свързани с разширяване на производствения капацитет	Придобиване на допълнително производствено оборудване	Център за печалба или инвестиция
Фокусиран върху увеличаване на продажбите чрез навлизане на нови пазари	Разширяване на каналите за дистрибуция, увеличаване на производствения обем	Център за печалба или инвестиция
Свързан с развитието на нови видове бизнес	Създаване на производство, организиране на продажби на нови продукти	Център за печалба или инвестиция
Няма пряк икономически ефект (стратегически или социално значим)	Организация на пунктовете за хранене на персонала	Разходен център

Личен опит
Сергей Алдохин

В нашата компания проектите, свързани с развитието или създаването на свързано (съседно) производство, нови дейности, строителство, задължително се разпределят в Централния федерален окръг. Това ви позволява да оцените успеха и перспективите на проекта, да наблюдавате и анализирате съответствието на текущите финансови показатели с планираните. В същото време проекти, свързани с разширяване на основните дейности, като лизинг на "тежко" оборудване, обикновено не се считат за инвестиционни проекти и за тях не се води отделно счетоводство.

Когато проектът е малък, тогава, според автора, негов лидер може да бъде едновременно Централният федерален окръг. Ако проектът е голям, тогава звеното, което управлява проекта или извършва работа по проекта, действа като CFD. Документите, регулиращи финансовата дейност на дружеството, трябва да включват разпоредби относно мястото на проекта във финансовата структура.

Създаване на работна група

Ръководителят на проекта определя състава на работната група. Служителите могат да го въвеждат както постоянно (до приключване на внедряването), така и временно (като част от конкретна задача). Ръководителят на проекта може да бъде топ мениджър на компанията, ръководител на един от отделите, участващи в работата по проекта, или специалист, привлечен отвън. Неговите задачи включват организиране на изпълнението на работата по проекта, оперативно управление и контрол на изпълнението, своевременно осигуряване на проекта с ресурси и контрол на тяхното предназначение, както и управление на бюджета на проекта въз основа на установени критерии, организиране на отчитане на изпълнението на проекта .

Компанията трябва да формулира изисквания за нивото на знания и квалификация на ръководителя на проекта, да определи неговите задължения и правомощия, място в организационната структура на компанията, принципи на подчинение и ръководство, изисквания към резултата от проекта, условия и мотивация инструменти. Изброени изискванияи условията могат да бъдат фиксирани в разпоредбите "За ръководителя на проекта" и "За принципите на мотивация при изпълнението на проектите на компанията", както и в описание на работатаРъководител проект. Ако обаче изпълнението на проекти в компанията не е редовно, тогава е напълно достатъчна разпоредбата „За ръководителя на проекта“, в която могат да се добавят въпроси за мотивация.

За всеки член на работната група определете:
- времето на участие в проекта (в часове или процент от стойността на работното му време) и периода на участие (в съответствие с графика за изпълнение на проекта);
– подчинение за периода на участие в проекта;
– правомощия, отговорности по проекта и отговорност за резултатите от работата;
- процедурата за взаимодействие с отделите;
– принципи и правила за мотивиране на резултатите от работата по проекта.

Изброените условия могат да бъдат фиксирани в документите „За работната група на проекта“ и „Мотивация на участниците в проекта“.

Личен опит
Сергей Андреев

Ако едно подразделение на компанията отговаря за проекта, тогава ръководителят на последното, съответно, ръководи самия проект. Например, модернизацията на металорежещи машини ще се контролира от главния механик. Ако проектът засяга няколко отдела, тогава функционалният директор се назначава за негов ръководител. Например, проект за въвеждане в експлоатация на нова котелна централа ще бъде контролиран от технически директор. Ръководителят на проекта самостоятелно набира екип: определя кой от неговите служители е необходим в проекта, с каква степен на участие, дали е необходимо да се привлекат външни специалисти.

Ръководителят на проекта трябва да координира с ръководителите на отделите на компанията времето и размера на участието на техните служители в проекта. Въз основа на резултатите от координацията служителите се разпределят в екипа на проекта. Тя може да бъде издадена със заповед "За формирането на работната група по проекта".

За да разпределите разходите за труд за проекта и основната дейност, трябва да използвате графика за време както за ръководителя на проекта, така и за членовете на неговия екип. Ако времето за участие в проекта е договорено предварително (например работата ще отнеме не повече от два часа на ден), тогава графикът ще ви позволи да контролирате възникващите отклонения и да поддържате правилно отчитане на „Заплатата ” разходна позиция в рамките на бюджета на проекта.

Счетоводство и отчитане на проекта

За качествено управление на проекта и контрол на неговото изпълнение е препоръчително да се водят отделни записи за проекта и за текущата дейност на фирмата. В същото време не е необходимо юридическо обособяване на звеното, изпълняващо проекта. Счетоводството може да се организира и в рамките на съществуващите във фирмата счетоводни програми. За да направите това, е необходимо да присвоите уникални кодове на проекти, да организирате събирането на информация за проекта, да осигурите въвеждането му в счетоводни системи, отразяване на сметките на счетоводството и управленското счетоводство, както и формирането на отчетност по проекта . Необходимо е да се поддържат записи в контекста на проекта веднага след отварянето му и присвояването на кода. В този случай всички разходи по проекта, включително тези, свързани с разработването на бизнес план, първоначално ще бъдат отчетени правилно.

Личен опит
Сергей Андреев, директор по икономика и финанси на тракторния завод в Онега (Петрозаводск)

В нашия завод всеки инвестиционен проект се отчита отделно само в управленското счетоводство. Това се прави от планово-икономическия отдел. Тъй като има малко проекти, специалистите от отдела лично контролират тяхното изпълнение, не е необходимо да се разработва специална система от кодове.

Кодификация на проекта

Присвояването на уникален код на проект (кодификация) ви позволява да поддържате отделни записи на разходите и приходите, да събирате информация за проекта на всички етапи (това изисква кодът на проекта да бъде включен в необходимите подробности на съответните документи), улеснява формиране на архив от проектни документи и структуриране на натрупаната информация ( Таблица 3).

Кодът на проекта трябва да е доста прост. Например код 10215 може да означава: "1" - производство на продукт А, "02" - проектът е насочен към намаляване на производствените разходи, "15" - сериен номерпроект. Кодът на проекта може да се появи в счетоводството, данъчното и управленското счетоводство, за да идентифицира операциите, извършени по конкретен проект. В зависимост от възможностите информационна системакодът на проекта може да се използва като допълнителен аналитичен атрибут към сметките счетоводствофирма или да бъдат включени в номера на сметката. Например номер на сметка 2010215 в сметкоплана на фирмата ще означава: сметка 20 "Основно производство", подсметка 10215 "Производство на продукти по проект 10215" (Таблица 4).

Таблица 3Възможности за използване на кода на проекта във фирмени документи

Документ	Опция за код
Вътрешен изходни документифирми (заявления за плащане, за промени в проекта и др.)	Задължителни данни на документа, специална колона "Код на проекта"
Първична фирмена документация (платежни нареждания и други изходящи банкови документи)
Бизнес кореспонденция в рамките на фирмата	Код на проекта в номер на документ
Договори с контрагенти	Код на проекта в номера на договора
Актове за извършената работа	Връзка към номера на договора, съдържащ кода на проекта

Таблица 4Примери за осчетоводявания, които прилагат принципите на проектното счетоводство

Личен опит
Сергей Алдохин, заместник генерален директор по икономиката, Сибтрубопроводстрой (Новосибирск)

Нашата компания няма подробни кодове за проектни документи, но цялата първична документация трябва да бъде отбелязана към коя CFD принадлежи документът. Ако проектът се изпълнява в рамките на съществуващо юридическо лице, тогава се води отделно счетоводство - както счетоводно, така и управленско, съставя се индивидуален бюджет. Ако се създаде проект образувание, тогава има още по-малко проблеми със счетоводството и контрола. Основни принципиприписването на разходите (приходите) към един или друг CFD се регулира от стандартите на предприятието, разработени в рамките на сертифициране съгласно системата за управление на качеството ISO 9000.

Отразяване на проектната информация в счетоводните системи

Въвеждането на информация в счетоводните системи се извършва в съответствие със следните правила:
- приходи, разходи, постъпления и плащания, пряко свързани с проекта, се отразяват като негови преки разходи и приходи;
- други приходи, разходи, постъпления, плащания - чрез стандарти и условни коефициенти на разпределение.

Счетоводните принципи за проекти трябва да бъдат описани в счетоводна политиказа управленски и счетоводни цели.

Отчитане на проекта

Счетоводството на проекта предоставя възможност за генериране на различни отчети в контекста на проекта. По-специално отчети за изпълнение на бюджета, които ви позволяват да контролирате промените и да прогнозирате финансовия резултат на проекта. Честотата на отчитане се определя от нуждите на компанията или изискванията на външни потребители. Като цяло видове, форми финансова отчетноств контекста на проекта, правилата и честотата на неговото формиране трябва да бъдат отразени в бюджетната позиция на компанията.

Отчитането проект по проект може да донесе и други ползи. По-специално, в някои региони на Русия предприятията, изпълняващи инвестиционни проекти, получават данъчни стимули, плащани в местния бюджет. Въпреки това, едно от необходимите условия за получаване на тези предимства, в допълнение към изискванията за съдържанието на проекта и неговия обхват, често е предоставянето на отделни финансови отчети за проекта в съответствие с руските счетоводни стандарти.

Контрол на изпълнението на проекта

Контролът на проекта се разбира като редовно наблюдение на отклоненията по отношение на изпълнението на проекта, неговата цена и качество на работата. Основата за анализа може да служи като периодична отчетност, съставена в процеса на изпълнение на проекта.

Ако една компания реализира един проект, тогава, като правило, показателите за неговото изпълнение се контролират от главния изпълнителен директор. Ако има много проекти, тогава се препоръчва да се разделят контролните функции. Финансовата служба може да отговаря за оперативния контрол на изпълнението на бюджета на проекта, а за оперативния контрол на изпълнението на работния план - звеното, отговарящо за управлението на проекти в компанията. В този случай главният изпълнителен директор ще може да се ангажира само с общ стратегически контрол върху изпълнението на проекти, преглеждайки обобщена информация за бюджета и изпълнението на работния план на проекта. Процедурите за контрол и наблюдение на проекти могат да бъдат предписани в наредбата „За принципите на контрол и наблюдение на изпълнението на проекти“ и в инструкцията „За управление на промените в проектите на компанията“.

В нашата компания контролът на проекта се осъществява на две нива. Първо, редовно се провеждат срещи на ръководителя на проекта и генералния директор (акционери), по време на които се изучават доклади за напредъка на проекта, съдържащи препис на всички финансови и технически показатели. В рамките на тези срещи може да се вземе решение за значителна корекция на проекта, както по предложение на ръководителя на проекта, така и по решение на генералния директор (акционер). Второ, дейностите на работната група се контролират от ръководителя на проекта. Той има право да прави корекции на проекта, но само в рамките на одобрения бюджет и без съществени промени в техническите параметри или сроковете за изпълнение.

Сергей Андреев, директор по икономика и финанси на тракторния завод в Онега (Петрозаводск)

Ние контролираме изпълнението на проектите е част от функциите на планово-икономическия отдел. Времето, разходите и резултатите от проекта се контролират. Основата за контрол са отчетите за финансирането на инвестиционните дейности (съдържат информация за заплащане на услуги на трети страни, закупуване на оборудване, материали, компоненти и др.) и доклади на ръководителите на проекти (списък и срокове на извършената работа, енергия и труд). направени разходи, износване на инструменти, инструменти, амортизация на оборудване). Отчетният период се определя за всеки проект поотделно.

Ако се установят несъответствия между работния план на проекта и действителното му изпълнение, ръководителят на проекта или членовете на екипа на проекта анализират причините за отклоненията и инициират промени в плана на проекта.

Управление на промените

На практика често се налага да се правят промени в графика на проекта. В повечето случаи това се случва спонтанно, по-скоро като реакция на събитията, предизвикали отклоненията. В този случай можем да говорим само за проследяване на промените, а не за тяхното управление. Всички промени, предложени да бъдат направени в проекта, трябва да бъдат обосновани и одобрени. В същото време е наложително да се оцени как тези промени ще се отразят на други параметри на проекта. Например как увеличението на сроковете ще се отрази на цената на проекта и неговия бюджет. Те могат да бъдат отразени в искането за промяна (фигура).

Личен опит
Сергей Андреев, директор по икономика и финанси на тракторния завод в Онега (Петрозаводск)

Ако е необходимо да се направят корекции на проекта, по-специално да се увеличи неговия бюджет или време за изпълнение, ръководителят на проекта изготвя обосновка и я представя на отдела за планиране и икономика. Последният предлага решения (например за извършване или отхвърляне на промени), съгласува ги предварително с директора по икономика и финанси и ги представя за одобрение на генералния директор. Ръководителят на проекта няма право самостоятелно да прави корекции в хода на проекта.

Отговорността за одобряване на промените в проекта може да бъде разделена, както следва. Ако те не влияят значително на времето, разходите и качеството на работата, тогава ръководителят на проекта има право да ги одобри независимо (в рамките на общата сума на одобрения бюджет). По-специално, той може да управлява промени в състава, съдържанието и времето на работа; цена и бюджет на проекта; качествени параметри, проектен екип; оценка на риска на проекта; взаимодействие с участниците в проекта; доставки (покупки) за проекта. Ако промените са значителни и могат да доведат до нецелесъобразност на по-нататъшното изпълнение на проекта, тогава решението трябва да бъде взето от по-висш ръководител.

рисуванеФорма на документа "Искане за промяна"

Завършване на проекта

Има четири вида решения, които могат да бъдат взети по всеки проект. В около 30% от случаите затварянето на проекта е свързано с неговото пълно и успешно изпълнение, без да се променят или съществено коригират целите на проекта. В 10-20% от случаите проектът се затваря поради неуспех. Важно е да открием извършителите и да направим правилните изводи, за да не повтаряме грешките в бъдеще. В други случаи се взема решение за продължаване на проекта (например поради сложността на възложените му задачи или увеличаване на техния брой) или за трансформирането му в рентабилна самостоятелна дейност.

Първо трябва да се уверите, че цялата работа е извършена правилно и резултатите от нея съответстват на планираните. Получената информация се записва в документа „За изпълнението на работния план на проекта“, който по-късно се включва в окончателния отчет за изпълнението на проекта. В същото време се завършват сетълментите за проекта с контрагенти и вътре в компанията (с персонал, участници в проекта - фирмени подразделения), цялата финансова информация се консолидира, бюджетът на проекта се затваря и се извършва предварително изчисляване на размера на бонус плащанията е направен. Показателите за крайната икономическа ефективност на проекта се определят по приета от дружеството процедура и се включват в окончателния отчет за изпълнението на проекта.

Окончателният доклад за изпълнението на проекта трябва да включва описание на целите на проекта, изискванията към резултатите от него, както и списък на първоначалните параметри и характеристики (от бизнес плана), направени промени в проекта и причините за тях. Важна част от окончателния доклад е описанието на получените резултати и оповестяването на показателите за изпълнение. Отговорността за подготовката на този документ може да бъде възложена на ръководителя на проекта. Одобряването на отчета е в правомощията на генералния директор, а за особено значими проекти - на акционерите (собствениците на дружеството).

След приключване на проекта екипът му трябва да бъде разпуснат. В същото време основният проблем е по-нататъшната заетост на онези членове на екипа, които са участвали в проекта за 100% от работното си време. Те могат да бъдат прехвърлени към нов проект или към подразделения на компанията. Във всеки случай ръководителят на проекта трябва да обсъди и съгласува с висшето ръководство на компанията възможностите за разрешаване на този проблем още преди завършването на работата и предварително да обяви на служителите тяхната бъдеща съдба. Процедурата за разпускане на екип може да бъде фиксирана в разпоредбата „Относно екипа на проекта“.

И накрая, последният етап е формирането на архив от проектна документация. Той може да включва не само окончателния доклад за изпълнението на проекта, но и пълен набор от документи, съставени по време на изпълнението на проекта. Такъв архив е част от базата от знания и натрупан опит на компанията и в бъдеще може значително да намали разходите за реализиране на подобни проекти.

Аз съм професионален икономист. Занимавам се с настройка на счетоводство на проекти и автоматизиране на отчитането за управление на проекти повече от 5 години в различни бизнеси.

Кой се нуждае от счетоводство на проекта?

Счетоводството на проекта е метод за групиране на информация, използван за проследяване на верига от бизнес операции, която е много разширена във времето.

Най-значимата трудност, свързана със счетоводството на проекта, са следните аспекти:

Признаване на приходите.
Отчитане на валутните рискове.
Прогноза и отчитане на разходите.
Разписание на движението Парии проследяване на просрочени купувачи и доставчици.
Отчитане на разходите за труд по проекти и оптимизиране на използваните ресурси.
Изчисляване на минимална цена за проекти.
План-факт анализ в съответствие с бизнес плана на проекта.
Печалба на проекта
LTV на клиента
Изчисляване на ефективността на проекти.

Ако вашето предприятие има дълъг цикъл на производство и транзакции или всяка сделка с клиент е индивидуална по отношение на условия, разходи и срокове, тогава просто се нуждаете от счетоводство на проекта.

Какво ще даде въвеждането на проектно счетоводство във вашето предприятие?

Отчет за управленско счетоводство за проекти - ви позволява да получавате отчети онлайн по следните въпроси:

1. Анализ на финансовото състояние на фирмата с подробности до проекти

2. Изчисляване на рентабилността на проекти.
3. Прогнозиране на финансовото състояние, финансово прогнозиране. резултати, като се вземат предвид промените в проектите;
4. Действителни и прогнозни приходи по проекти
5. Факт и прогноза за разходите, като се вземе предвид тяхното поведение (фиксирани, променливи) по проекти.
6. Финансово моделиране и бюджетиране на оперативни проекти:
7. Извършване на оценка на рисковете, свързани с включването на нов проект портфолио от поръчки;
8. Изчисляване на минималната възможна стойност на проекта;
9. Изчисляване на ключови показатели за изпълнение на проекта, включително:
- изчисляване на рентабилността на проекта
- изчисляване на оптималната производителност на служителите и определяне на оптималния брой ресурси, въз основа на съществуващите
развитие.
-. анализ на портфолиото от проекти (възможност за привличане на подизпълнители)
10. Определяне и контрол на точката на рентабилност както за компанията като цяло, така и за отделни структурни подразделения и проекти.
11. Анализ на ефективността на използването на ресурси (включително труд), както за проекта, така и за отделите, на организацията като цяло:
12. Оценете ефективността на служителите на отдела.

Етапи на създаване на управленско счетоводство

1. Проучване съществуващо състояниесчетоводство, разработване на методология за генериране на данни за отчети, изготвяне на набор от таблици, по възможност с частично автоматично попълване, за минимизиране на разходите за труд на служителите на клиента.

2. Настройка на Microsoft Power BI отчети за пробния период, отстраняване на проблеми.

3. Написване на методика за генериране на данни за отчети и регламент за генериране на отчети

3. Обучение на служителите за работа с регистри.

4. Създаване на корпоративно хранилище за ускоряване на обработката на информация.

5. Методическа и техническа поддръжка на клиента.

Реализирани казуси по проектно счетоводство:

Успешно съм внедрил проектно счетоводство и съм помагал на клиенти в следните области:

1. Мрежа от бръснарници, които активно участват в продажбата на франчайзи и отварят салони в регионите за своите клиенти.

2. Дърводелски цех, произвеждащ ексклузивни резбовани мебели със среден цикъл на поръчка.

3. Архитектурно бюро, с дълъг цикълизготвяне на дизайнерски и архитектурни проекти.

4. Производство на електронно оборудване със среден срок на изпълнение 210 дни.

5. FEA, с производство на оборудване за заваряване на телове по поръчка за държавни предприятия.

Вземете персонална търговска оферта за изпълнение на проектно счетоводство

Получете оферта

Благодарим ви за изпращането!

Вашето заявление е получено. Ще се свържа с вас след малко.

ЧЗВ?

1. Къде ще получите информация за счетоводството на проекта?

В повечето случаи клиентите вече разполагат с информация под една или друга форма. Може да бъде в таблиците на мениджърите или в базата данни 1C, както и в CRM. Проучвам подробно съществуваща информация, финализиране или преразработване на счетоводни регистри, формиране на методология за съставяне на отчети по проекта.

2. Създавате ли отчети в Excel?

Не. Ексел, вече е вчера. В някои случаи Excel се използва за качване на първични данни и изчисления на малки услуги или за съхраняване на първична информация. Всички отчети се генерират с помощта на технологията Microsoft Power BI, което означава, че можете да зададете произволен период и да получите подробности до отделни записи, да дешифрирате окончателните данни на отчета до всяка цифра.

3. Мога ли да видя пример някъде?

Можете да ми изпратите имейл и аз ще направя демонстрация.

4. Откъде можете да получите данни?

Технологията ви позволява да използвате всяка система, която поддържа експортиране в текстов формат или Excel. Това са 99% от всички системи. Ако данните не могат да бъдат разтоварени, тогава в определени случаи (не винаги) е възможно да се свържете директно към базата данни, включително 1C.

Има случаи, когато предварително инсталираните отчети не качват необходимата информация (например в някои CRM), тогава ще трябва да се свържете с техническата поддръжка за ревизия.

Пример за система, от която могат да се качват данни:

Виртуална централа
Google Analytics
Microsoft Dynamics 365
търговска сила
Текстови файлове
SQL база данни
Данни от сайта за поръчки

4. Да предположим, че пишете методология за нашата компания и настройвате отчети, но ние актуализирахме базата данни 1C и всичко се обърка? - Осигурявам поддръжка на клиенти, като постоянно подобрявам методологията за генериране на справки.

5. Методологията е много сложна, служителите нямат ли достатъчно време да качват отчети и да водят записи?

Осигурявам поддръжка за счетоводство на проекти. Все пак трябва да се отбележи, че само служителите, отговорни за процеса, трябва да отразяват резултатите от дейността. Първичните данни се въвеждат от вашите служители. От своя страна осигурявам коректното попълване и генериране на справки.

6. Изпращате ли отчети по пощата?

Системата Power BI предоставя възможност за достъп онлайн, през браузър и мобилен телефон. Където и да сте, ако имате интернет, можете да гледате репортажи. Можете също да настроите локална версия на вашите лаптопи - просто копирайте файловете и гледайте локално.

7. Къде поставяте файловете, на които се основават отчетите?

Възможни са няколко варианта:

Хостван на специален сървър във вашата частна корпоративна мрежа.
Хоствано в облака (с достъп WebDav)
Хоствано на моя сървър, с изглед за достъп.
Задаване на локална опция, в този случай актуализацията се извършва в ръчен режим.

Това важи особено за сложни, ресурсоемки и скъпи проекти, където една малка грешка или недостатък може да доведе до непоправими последици.

Участниците в семинара ще получат набор от специфични техники и технологии за финансово планиране и управление на проекти, които ще им помогнат да направят работата си по проекти наистина ефективна.

След завършване на обучението служителите ще могат компетентно да решават следните задачи:Увеличете рентабилността на проекта; Провеждане на бюджетиране на проекти; Анализира осъществимостта на инвестициите и определя периода на изплащане на проектите; Извършва бюджетиране на компанията като цяло, на базата на бюджети на проекти; Управляват проекта, като вземат предвид финансовите си резултати; Отчитане на проекти пред международни инвестиционни организации и одитори; Вземете управленски решения въз основа на финансова информация за проекта; Контролирайте основните двигатели на разходите и ефективно прилагайте намаляване на разходите в компанията.

Публика:ръководители на предприятия, отдели и области, служители на финансови и икономически служби, ръководители на проекти, както и други специалисти, чиято дейност е пряко или косвено свързана с проекти и изисква ясно и прозрачно счетоводство.

Пълно описание

Програма на семинара:

Финансово счетоводство. Компоненти финансово счетоводство. Финансови показателипрез очите на счетоводителя. Цели на счетоводството. Счетоводни ограничения.
Управленско счетоводство. Какво включва финансовото управление на фирмата. Стратегически и оперативни дейности на фирмата в контекста на финансовия мениджмънт. Финансови показатели на работа през погледа на собственика. Разлика от погледа на счетоводителя.
Основните задачи на управленското счетоводство. Алтернативно изчисляване на разходите; Изчисляване на възвръщаемостта на вложения капитал; Управление на риска и оценка на риска на база алтернативни разходи; Корпоративно бюджетиране; Финансово планиране; Управленска отчетност; Показатели за финансовото представяне на подразделенията.
Финансова структура на фирмата; Система за финансов контрол; Система за финансова отговорност.
Управление на проекти. Основни понятия за управление на проекти. История на управлението на проекти. Критерии за успех на проекта. Формиране на цели, граници и планове за проекта.
Управление на риска по проекта; управление на проектно финансиране; управление на ресурси; управление на качеството на проекта. Мониторинг на състоянието на проекта, отчитане на проекта. Управление на портфолио от проекти; проектна структура на фирмата, проектен офис; система за отговорност.
Комбинация от управление на проекти и управленско счетоводство. Обосновка на необходимостта; избор на счетоводен модел. Отчитане на разходите по проекта и двигателите на разпределението. Бюджетиране на проекта. Изчисляване на алтернативната цена на проекти и дейности на предприятието. Изчисляване на рентабилността на капитала, използван по проекта. Управление на риска и оценка на цената на риска въз основа на алтернативните разходи. Инвестиционно планиране на проекти. Корпоративно бюджетиране. Проектно финансово планиране на организацията. Отчитане на проекти за управление. Консолидиране на отчетите по проекта. Навременност и уместност на управленската информация. Примери за изпълнение. Често срещани проблеми: как да ги разрешим.
Комбинация от управление на проекти и финансово счетоводство. Обосновка на необходимостта; избор на счетоводен модел. Отчитане на разходите по проекта (преки и непреки). Проектно данъчно планиране в организацията. Отчитане на проекти за одитори. Счетоводно планиране на проекти. Навременност и уместност на финансовата информация. Изчисляване на добавената стойност на проекта, управление на проекта, финансово осчетоводяване на проекта. Примери за изпълнение. Често срещани проблеми: как да ги разрешим. Изисквания на регулаторните организации и стандарти за предоставяне на финансови отчети на проекти. МСФО, GAAP.
Изграждане на единна финансова система. Системен подход при внедряването на системата. Основният бизнес процес на компанията. Интегриране на управленско, проектно и финансово счетоводство. Интегрирано отчитане. Автоматизация на счетоводството. Изчисляване на добавената стойност на проекта, управление на проекта, финансово осчетоводяване на проекта. Мотивация на проекта. Примери от практиката.
Методи за подобряване финансова ефективност. Модел на управление, базиран на финансови резултати. Директно изчисляване на разходите и управление на софтуера маржин доход. АВС - остойностяване и управление на процеси. VBM означава управление, базирано на стойност.
Балансирана карта с резултати. Концепция за балансирана карта с показатели; Архитектура и методология на изграждане на балансирана карта с показатели. Избор на индикатори, които да бъдат отразени в балансираната карта с показатели

17.05.2018

Статията описва опита от разработването и внедряването на счетоводна система за проекти в програмата 1C: Accounting CORP, издание 3.0.

Формулиране на проблема

Предприятието на клиента се занимава с доставка на промишлено оборудване от чужбина и монтаж на това оборудване. Всяка нова сделка с клиента отваря нов проект. Изисква се водене на управленско счетоводство с подробности по проектите.

Необходимо е да се поддържа списък с проекти с техните характеристики (изпълнители, договори, суми, отговорни лица), да се записва връзката с конкретен проект на всеки бизнес сделка, изчисляване на приходи и разходи за проекти.

Приходите от проекта са приходи от продажба на оборудване и услуги за неговото инсталиране. Разходите по проекта включват разходите за оборудване по цени на доставчици, допълнителни разходи за доставката му, митническо освобождаване, услуги на организации на трети страни, както и разходите за заплати на служителите на предприятието, участващо в проекта.

Предприятието води записи в програмата "1C: Accounting CORP 3.0" (наричана по-долу BP CORP). Както знаете, програмата има анализи от край до край за организации, както и счетоводство за отдели. Но и двата анализа вече се използват по предназначение - за поддържане на регулирано счетоводство.

Внедряване

За да се поддържат записи на транзакциите по проекта, беше решено да се използва механизмът, наличен в програмата Допълнителна информация, които се използват за съхраняване на свойствата на документа. Допълнителната информация, за разлика от допълнителните подробности, не е неразделна част от документа. Те се съхраняват в отделен регистър и могат да се преглеждат и редактират дори от онези потребители, за които редактирането на документа е затворено (например до датата на забраната за редактиране).

Като допълнителна информация, "маркиране" на документите, елементи от новия справочник " проекти".

Подсистема "Проекти"

За работа с проекти в програмата BP KORP е създадена отделна подсистема. Всички нови обекти, свързани с тази подсистема, се намират в " проекти".

Ориз. 1. Подсистема "Проекти"

Споделяне на достъп

В програмата са създадени нови потребителски роли за редактиране и преглед на проекти (виж фиг. 2).

Ориз. 2. Профили за достъп до проекта

Директория "Проекти"

Директория "Проекти" - йерархична. На най-високото ниво на йерархията са групи, които разделят главния офис и клоновете. На същото място можете да направите група за общи бизнес разходи (псевдопроекти за приписване на разходи "без проект").

Ориз. 3. Директория "Проекти" - групи

Ориз. 4. Справочник "Проекти" - елементи

Структурата на справочника отговаря на изискванията на клиента. Директорията съдържа много полета, които характеризират проекта. Основното поле е уникален код на проекта, на базата на който се изгражда счетоводната система. От кода и името се формира представяне на проекта, което се използва във всички списъци за избор.

В раздела "Допълнителни" можете да въведете договори, свързани с проекта - както с доставчици, така и с купувачи. Списъкът не е ограничен.

Ориз. 5. Карта на проекта. Раздел Разширени

След като въведете договорите за проекта, можете да кликнете върху бутона "Запис", а след това върху " Намиране на свързани документи".

Търсете документи по проекта

Обработката на услугата, извикана от формата на елемента от директорията "Проекти", има за цел да улесни търсенето на документи по проекта. Той избира списък с документи и показва дали са "маркирани" от проекта. Намереният документ може да бъде отворен за разглеждане и незабавно попълване на допълнителна информация.

Фиг.6. Бързо търсене на проектни документи

Зареждане на проекти от външен файл

Основният начин за добавяне на проекти към директорията е зареждане от предварително подготвен XLSX файл.

Командата за зареждане се намира под формата на списък на справочника "Проекти".

Допълнителна информация "Проект"

Работа от дневник за документи

Допълнителна информация за документите се съхранява в отделен информационен регистър. Попълването на стойността е възможно както от дневника на документа, така и от формуляра на документа. За да направите това, щракнете върху бутона " Допълнителна информация" (маркиран в червено на фиг. 7). След това ще се отвори формуляр за избор на проект от списъка. След като попълните формуляра, трябва да кликнете върху бутона " Напиши и затвори". Проектът е вписан.

Фиг.7. Попълване на доп информация за регистрационния файл на документа

Проектите могат да се показват във формата за списък с документи като отделна колона. За да направите това, чрез менюто " | Повече ▼"трябва да извикам команда" Преоформяне...". В диалоговия прозорец, който се отваря, поставете курсора върху " Връзка" и кликнете върху бутона "Добавяне на полета" (вижте фиг. 8). Изберете от списъка " Проект", отбележете този елемент от списъка, щракнете върху " Добре". След това можете да използвате бутоните "Нагоре" и "Надолу", за да промените мястото на допълнителна информация в списъка с колони на изходния дневник. Когато приключите с редактирането, не забравяйте да щракнете върху " Добреза да приемете вашите промени.

Фиг.8. Показване на колоната "Проект" във формуляра за дневник на документа

На фиг. 9, резултатът се подчертава с червен правоъгълник.

Фиг.9. Колона "Проект" под формата на дневник за документи

След като проектът е добавен като колона от списъка с документи, той може да бъде разпечатан или в документ с електронна таблица с командата " Избройте..."от менюто" | Повече ▼".

Можете също да покажете колоната „Проект“ в печатната форма на регистъра на документите, като щракнете върху „ Печат - Регистър на документи".

Фиг.10. Колона "Проект" в регистъра на документите

За тези случаи, когато един документ съдържа няколко записа, свързани с различни проекти, се предоставя разпределение на проекта. Това е външна обработка на попълване, която се извиква от формуляр на документ или списък с документи.

Фиг.11. Бутон "Разпределение на разходите по проекти"

Във формуляра за обработка трябва да попълните полето „Проект“ за всеки ред от документа, след което щракнете върху „ Преминете към разпространение" и получете крайното разпределение със сумирането на сумите за проектите (вижте Фиг. 12 и 13).

Фиг.12. Разпределение на разходите по проекти

Фиг.13. Окончателно разпределение на разходите по проекта

бутон " Напишете промените" създава записи в информационния регистър, които след това се използват в отчети.

За да маркирате такива документи, предварително дефиниран елемент от директорията "Проекти" - " Разпределени".

Разпределение на разходите за заплати

Заплатата се изчислява в програмата „1C: Заплата и управление на персонала 3.1“, от която начисленията и удръжките се зареждат в BP KORP в документа „Отражение на заплатата в счетоводството“. За разпределяне на разходите за труд към проекти се използва обработка на попълването на този документ (вижте Фиг. 14-16).

Обработката показва текущото състояние на разпределението на суми от документа на проекта и също така ви позволява да създадете такова разпределение.

Ако сумите по документа все още не са разпределени, трябва да отидете в раздела "Разработено по проекти". В таблицата редовете ще бъдат попълнени със служители от документа, а колоните с дялове на проекта ще бъдат празни. Максималният брой колони е 25, така че за един документ могат да се използват много проекти.

Фиг.14. Разпределение на разходите за заплати между проекти. Състав на документа

Алгоритъм за разпределение на заплатите по проекти

Разделът "Съдържание на документа" съдържа обобщени данни за служителите, начислени суми и вноски, счетоводни сметки и разходни пера (виж фиг. 13). Тези суми се осчетоводяват в проектите на служителя пропорционално на въведените проценти.

Фиг.15. Разпределение на разходите за заплати между проекти. Интерес към проекти

Има 2 опции за попълване на данни за проекта:

ръчно въвеждане на всеки ред от таблицата;

На фиг. 15 показва пример за ръчно въвеждане на данни. След попълване на таблицата, в раздела "Работено по проекти" ще се появят проценти за всеки проект в избрания ред.

Фиг.16. Окончателно разпределение на разходите за заплати по проекти

Командата "Запиши промените" поставя полученото разпределение в информационен регистър, данните от който се използват при генериране на отчети по проекта.

Доклади по проекта

Проектни операции

Справката показва документи, свързани с проекти, групирани по проекти и валути. Има два варианта за отчет - с извеждане на суми с ДДС и суми без ДДС. Сумите по документи се разпределят по колони на отчета в зависимост от вида на стопанската операция.

Фиг.17. Доклад за дейността на проекта

Паричен поток на проекта

Отчетът показва постъпленията и разхода на пари по разплащателни сметки и на каса групирани по проекти.

Фиг.18. Отчет "Паричен поток по проекти"

Разходи по проекта

Отчетът показва таблица, в редовете на която има позиции на разходите, като се вземе предвид йерархията, а в колоните - проекти. Справката ви позволява да направите селекция по организация, група проекти, проект. Трябва да посочите от кои сметки ще се събират разходите.

Фиг.19. Доклад за разходите по проекта

Продажби на проекти

Справката показва таблица, в чиито редове - документи за продажба, групирани по отдели и артикулни групи, а в колоните - проекти. В клетките на таблицата - показатели за приходите и разходите за продажби, както и брутната печалба. Справката ви позволява да направите селекция по организация, група проекти, проект. В настройките на отчета трябва да посочите кои сметки се използват за записване на продажбите.

Фиг.20. Отчет за продажбите на проекта

Приходи и разходи по проекта

Окончателният доклад за резултатите от дейността на предприятието в рамките на проекти за посочения период. В горната част на отчета - приходи (за повече подробности вижте отчета за продажби), в долната част - разходи (за повече подробности вижте отчета за разходите). Колоните съдържат данни за проекта. Общите суми присъстват както в редовете, така и в колоните на отчетната таблица. В последния ред можете да видите нетната печалба или загуба за всеки проект.

Фиг.21. Отчет "Приходи и разходи по проекта"

Архитектура на решението

Усъвършенстването на типична конфигурация се извършва под формата на отделни обекти с метаданни (директории, информационни регистри и др.), Обединени от обща подсистема „Проекти“, която не пречи на простото актуализиране на конфигурацията чрез сравняване и обединяване. Повечето обработки и всички отчети се правят външни, това ви позволява да изтегляте промени в тях, без да прекъсвате работата на потребителите.

Решението може да бъде адаптирано за версията "1C: Счетоводство 8 PROF".

За илюстриране на статията е използвана програмата "1C: Счетоводство 8 CORP", версия 3.0.60.59, демо база.

Тази статия е описание на внедряването с много подобрения за нуждите на клиента. Можете да поръчате подобно изпълнение. Освен това ви предлагаме готови решения за "1C: Счетоводство 3.0":